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Salesforce Dashboard & Berichte

Salesforce Dashboard & Berichte

Mit Salesforce können Unternehmen eine Vielzahl von Daten sammeln. Werden diese regelmäßig und zielgerichtet ausgewertet, lassen sich bessere Entscheidungen treffen und wirtschaftliche Erfolge maximieren. Die Werkzeuge für diese Auswertung sind Salesforce Dashboards und Berichte.

Was sind Salesforce Berichte?

Berichte basieren auf Salesforce-Objekten. Ihre Rolle lässt sich mit der einer Tabelle in einer Datenbank vergleichen. Ein Objekt wird verwendet, um Daten im System zu erfassen und es liefert die Vorlage für einen Datensatz.

Objekte beinhalten verschiedene Felder. Während ein Objekt mit einer Tabelle in einer Datenbank vergleichbar ist, sind Felder mit den Spalten einer Tabelle gleichzusetzen. Sie bilden die Grundlage für die zu erfassenden Daten

Jedes Objekt besteht aus einigen Standardfeldern und kann durch individuelle Felder erweitert werden.

  • Beispiele für Systemstandardfelder: Owner/Besitzer, Name, Created By, Created Date, Last Modified By, Last Modfied Date.
  • Beispiele für benutzerdefinierte Felder: USt-ID auf eigenem Account oder ein spezielles Produktsegment, das benutzt wird, um Opportunities zu sortieren.

Berichte konfigurieren

Um Salesforce Berichte zu erstellen, muss zunächst definiert werden, aus welchen Objekten der Bericht zusammengestellt werden soll. In den Einstellungen der entsprechenden Objekte muss dazu die Funktion „Enable Reports“ aktiviert werden.

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Nutzen Sie folgende Leitfragen, um zu identifizieren, wie Sie Ihren Bericht am besten gestalten:

  1. Will ich mich über zwei Objekte in Beziehung zueinander informieren? Es muss ein relationales Feld zwischen diesen Objekten existieren.
  2. Welche Felder möchte ich erfassen? Gegebenenfalls ist die Anlage neuer statischer Felder erforderlich.
  3. Will ich komplexe Daten (z.B. Key Performance Indicators) in meinem Bericht erfassen? Damit wird die Anlage neuer Formelfelder notwendig.

Report Types und Report Formats

Je nachdem, welche Daten Sie auswerten wollen, stellt Salesforce unterschiedliche Berichtstypen (Report Types) und Berichtsformate (Report Formats) zur Verfügung.

Was ist der Unterschied zwischen Report Types und Report Formats? Berichtstypen werden durch die Auswahl von Datensätzen und Feldern, die für seine Erstellung verwendet werden können, definiert. Berichtsformate entscheiden über das Layout und den Umfang von Berichten.

Report Types

Grundsätzlich unterscheidet Salesforce zwei Berichtstypen:

  • Standard Report Types sind bereits in jeder Salesforce-Organisation vorhanden und eignen sich zur Auswertung von Standardobjekten.
  • Custom Report Types werden verwendet, um Berichte für Custom Objects zu erstellen und Daten zu erheben, die nicht von Standard Reports erfasst sind. Hierbei wird ein Hauptobjekt definiert und in Beziehung zu zugehörigen Objekten gesetzt. Zudem besteht die Möglichkeit zu wählen, welche Felder im Bericht erscheinen sollen.

Report Formats

Salesforce bietet vier verschiedene Formate für die Darstellung von Berichten an.

Tabular Report

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Wie der Name schon sagt, handelt es sich bei diesem Bericht um eine einfache Tabelle. Ähnlich einer Excel-Tabelle finden Sie hier eine Auflistung aller Datensätze, die im Bericht betrachtet werden.

Summary Report

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Dieses Format stellt eine Erweiterung des Tabular Reports dar. Neben der einfachen Auflistung aller Datensätze bietet das Format die Möglichkeit, Daten anhand von bis zu drei Feldern zu gruppieren.

Matrix Report

Dieses Berichtsformat ähnelt dem Summary Report, jedoch haben Sie hier die Möglichkeit, Daten nicht nur nach Spalten, sondern auch nach Zeilen zu gruppieren.

Joined Report

Wollen Sie zwei oder alle drei der eben genannten Berichtsformate in einem einzigen Bericht zusammenfassen, ist dies mithilfe von Joined Reports möglich. Neben den Funktionen der einzelnen Berichte können Sie Daten auch reportübergreifend in Beziehung zueinander zu setzen.

Salesforce Berichte visualisieren

Nachdem Sie einen Bericht erstellt haben, können Sie sich diesen schnell in Form einer Grafik, einem sogenannten Report Chart, aufbereiten lassen. Diese Diagramme lassen sich sogar auf Page Layouts, z.B. in Accounts, anzeigen. Mit Ausnahme des Tabular Reports können Sie alle Berichtstypen in den folgenden Varianten visualisieren:

  • Balkendiagramm
  • Liniendiagramm
  • Tortendiagramm
  • Trichterdiagramm
  • Streudiagramm

Weitere Funktionen

Individuelle Filter: Mit Salesforce können Sie Berichte für ein begrenztes Datensegment erstellen. Dazu stehen verschiedene Filterfunktionen zur Verfügung. Sie können zum Beispiel einzelne Felder als Filter definieren, Datensätze aufgrund Ihrer Beziehung zu verknüpften Objekten oder aufgrund eines bestimmten Status auswählen.

Conditional Highlighting: Nutzen Sie die Markierungsfunktion, um Datensätze nach bestimmten Kriterien farblich hervorzuheben.

Berichte aus historischen Daten: Änderungen wichtiger Kennzahlen können Sie über die Funktion Field History Tracking gezielt nachverfolgen.

Reporting Snapshot: Wenn Sie Report-Daten über längere Zeiträume zwischenspeichern wollen, um diese in Folgereports wiederzuverwenden, legen Sie Reporting Snapshots an. Damit erhalten Sie in jedem Bericht neben den aktuellen Daten auch eine Darstellung der vergangenen Werte.

Export: Haben Sie den Bericht Ihrer Wahl erstellt, können Sie ihn in Form eines Excel-Dokumentes in zwei Varianten exportieren, als Printable View oder über Export Details.

Ausführliche Anleitungen zu den einzelnen Funktionen finden Sie im kostenlosen E-Book.

Was sind Salesforce Dashboards?

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Berichte verschaffen eine gute Übersicht über auch große Datenmengen. Wenn Sie mehrere Berichte an einem Ort sammeln oder die Darstellung noch ansprechender gestalten wollen, sind Dashboards eine geeignete Lösung.

Ein Salesforce Dashboard ist eine Übersichtsseite, die aus einer Sammlung verschiedener grafischer und individuell definierbarer Komponenten besteht. Auf diese Weise können Sie beispielsweise thematisch zusammengehörige Datensätze kompakt darstellen: Erstellen Sie so viele Salesforce Dashboards, wie es für Ihre Übersicht notwendig ist. Das für Ihre Tätigkeit wichtigste Dashboard können Sie mit wenigen Klicks auch in Ihre Salesforce-Startseite integrieren.

Berücksichtigen Sie die unterschiedlichen Berechtigungen bei der Nutzung von Salesforce Dashboards. Denn ein Dashboard wird in Salesforce immer im Namen eines bestimmten Benutzers ausgeführt, d.h. es werden nur Daten auf einem Salesforce Dashboard angezeigt, die dieser Benutzer sehen darf. Auf demselben Dashboard sieht ein Vertriebsmitarbeiter daher zum Beispiel weniger Daten als der Vertriebsleiter.

Dashboard konfigurieren

Damit Dashboards Daten anzeigen, müssen sie mit den passenden Datenquellen verknüpft werden. In Salesforce stehen Ihnen zwei mögliche Datenquellen zur Verfügung: Visualforce-Seiten und Reports. Sie können mehrere Reports auswählen, um sie als Komponenten auf einem Salesforce Dashboard anzeigen zu lassen.

Automatisierungen anlegen

Wie Berichte können Sie Dashboards in beliebigen Abständen neu generieren lassen und mit neuen Daten anreichern. Sie haben außerdem die Möglichkeit, sich aktualisierte Dashboards in einem von Ihnen definierten Intervall automatisch per E-Mail zusenden zu lassen.

Weiterführende Informationen

Suchen Sie einen tieferen Einstieg in die Welt von Salesforce Dashboards und Berichten, empfehlen wir den offiziellen Salesforce-Trailhead (Online-Kurs). Auf leichte und spielerische Weise lernen Sie in sechs Lektionen die Grundlagen kennen und können Ihren Lernzuwachs in einer praktischen Übung überprüfen.

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