Frank Y. Nedwed
 - 9. November 2018

Von Excel auf Salesforce – So gelingt der Umstieg

Von Excel auf Salesforce

Gründe warum sich ein Wechsel von Excel Richtung CRM lohnt, haben wir in unserem letzten Beitrag beleuchtet. Ein Vertrieb, welcher auf Excel basiert, bringt entscheidende Nachteile mit sich:

  • Fehleranfälligkeit
  • Mangelnde Skalierung
  • Geringe Kollaboration
  • Zeitverschwendung
  • Mangelnder Datenschutz

Doch wenn der Wechsel so leicht wäre, dann wäre die Welt voll gut funktionierender CRMs. Um zu verstehen wie der Wechsel gelingt, müssen wir zunächst verstehen, welche Faktoren den Umstieg erschweren.

Prozess-Verkomplizierung

Auch wenn die etablierten Prozesse mit Excel oft umständlich und fragil sind, so laufen diese doch oft aus Gründen so ab. Manche davon sind historisch gewachsen und manche „wurden schon immer so gemacht“. Fakt ist allerdings, dass eine eingelaufene Arbeitsweise zu durchbrechen im ersten Moment immer nach höherem Aufwand und höherer Komplexität klingt.

Bspw. die Daten aus einer Tabelle in die für Salesforce (und auch allgemein im CRM Umfeld) bekannten Objekte Kontakte, Accounts, Leads und Opportunities zu unterteilen, klingt zunächst nach einem unnötigen Zusatzaufwand.

Hier wird auch eine geänderte Denkweise erforderlich, diese muss allerdings erst antrainiert werden, was zeitweise die Produktivität verringert. Wenn dann auch noch Auswertungsmöglichkeiten, die vorher existierten, verloren gehen, ist das Chaos perfekt.

Wie gelingt es? Oft lassen wir uns von Kunden beispielshafte Auswertungstabellen geben. Bei diesen ergründen wir dann zunächst das „Warum?“ und „Was?“. Ist dieses Ziel klar definiert, bilden wir das Ziel der Auswertung in Salesforce ab mithilfe der praktischen Report- und Dashboard Funktionalität. Das geht schnell und überzeugt die meisten Anwender, da sie nun mit viel weniger Aufwand dieselben Erkenntnisse gewinnen können.

Excel Salesforce Auswertung

Excel Auswertung nach Salesforce schieben

 

ROI Realisierung

Bei vielen Excel Reportings sind die Prozesse so komplex, dass vermeintlich der ROI gar nicht erst bestimmt werden kann, den der Wechsel mit sich bringt. Das erschwert es Entscheidungsträgern Geld für ein solches Projekt in die Hand zu nehmen, selbst wenn der Nutzen des Wechsels eigentlich klar scheint.

Die Kosten, welche durch Excel Reportings entstehen, sowie durch die verschwendete Zeit, die damit verbunden ist, sind meist absurd hoch. Wir haben es im letzten Blogbeitrag bereits beleuchtet: Fehler, Zeitverschwendung, doppelte Arbeit – all das summiert sich!

Wie lässt sich dies sichtbar/messbar machen? Falls Sie eine wirklich Evidenz-basierte Entscheidungsgrundlage für Ihren ROI benötigen, dann lassen Sie einzelne Mitarbeiter doch testweise Ihre Zeiten tracken, die mit nicht wertschöpfender Arbeit verbracht werden (in den meisten Fällen wird der Vertrieb für seine Kommunikation mit Kunden bezahlt). Hier eignen sich Tools, wie bspw. ManicTime oder Toggle, die auch im Projektmanagement Anwendung finden.
Caveat: Dies sollte auf freiwilliger Basis und in Abstimmung mit einem eventuellen Betriebsrat erfolgen – und bereiten Sie sich auf den Schock der Ergebnisse vor.

Nutzerakzeptanz

Zum Thema Change Management empfehlen wir den folgenden Beitrag, da dieses Thema weit über den Umfang dieses Beitrags hinausgeht: Change Management Einführung oder laden Sie sich die Zusammenfassung in Form der 10 Gebote einer Salesforce Einführung herunter.

Schmutzige Daten

Im Business Intelligence Umfeld ist schon lange klar:

Evidenz-basierte Entscheidungen sind unmöglich ohne saubere Daten.

Doch unsaubere Daten kann vieles bedeuten: Freitexte, Uneinheitlichkeiten, schwer zu erkennende Duplikate, etc.
Hier ist dann doch ein Vorteil von Excel erkennbar: Die Datenhaltung ist meist sehr stringent – das Problem liegt nur bei der Zuordnung. Hier muss beim Datenimport Vorsicht herrschen.

Salesforce bietet hierzu standardmäßig die äußerst praktische Datenimport Funktion an, mit der sich ganze Exceltabellen schnell und einfach hochladen lassen in den drei Schritten:

Salesforce Datenimport

Salesforce Datenimport

Das zugehörige Tutorial finden Sie hier: Salesforce Tutorial Datenimport

Frank Yukio Nedwed
Auch Sie haben damit zu kämpfen?
Experte für Einführungsprojekte Frank Nedwed
Wir haben Dutzende Kunden durch diesen Prozess begleitet und unterstützen Sie gerne.
Melden Sie sich einfach unter: 0211 9462 8572-65 oder Mail an info@mind-force.de wenn sie mehr über das Thema erfahren wollen.
Wir freuen uns auf den Austausch!

Frank Y. Nedwed

Mein Name ist Frank Y. Nedwed und ich bin begeisterter Projektleiter und Consultant bei mindsquare. Neben meiner Leidenschaft Ihrer Abteilung das Leben leichter zu machen und Projekte zum Erfolg zu führen, interessiere ich mich insbesondere für Forschungs- und Anwendungsthemen rund um die digitale Transformation.

Sie haben Fragen? Kontaktieren Sie mich!




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2 Kommentare zu "Von Excel auf Salesforce – So gelingt der Umstieg"

Martina Mehler - 12. November 2018 | 09:22

Hallo,

ist der Umstieg von Excel auf Salesforce grundsätzlich notwendig? Ich habe gelesen, dass man Excel auch als Add-in zu Salesforce integrieren kann. Wäre das nicht eventuell auch eine alternative? Oder bringt dies Nachteile mit sich?

Antworten
Frank Y. Nedwed - 12. November 2018 | 10:03

Hallo Frau Mehler,
das ist in der Tat möglich aber in den meisten Fällen nicht notwendig. Die Reporting-Funktionen in Salesforce erlauben es nahezu alle Auswertungen, die zuvor in Excel stattgefunden haben, auch im Salesforce-System abzubilden; inklusive schicker Visualisierungen. Hier finden Sie einen weiterführenden Beitrag zum Thema Salesforce Berichte.
Und wenn Sie die Daten dann doch mal in Excel benötigen, können Sie Daten aus Salesforce Reports einfach per Klick exportieren und in Excel weiterarbeiten.
Beste Grüße
Frank Nedwed

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