Wie Vertrieb mit Excel Ihre Ergebnisse zunichte macht
Zwar sprechen wir regelmäßig mit den digitalen Assistenten in unserer Hosentasche oder bestellen Küchenpapier über unser Smart Home System - doch in der Vertriebsarbeit setzen viele noch auf antike Systeme. So auch Excel.
Verstehen Sie mich nicht falsch – Excel ist für sich genommen ein grandioses Werkzeug mit einer Fülle von Funktionen. Aber wenn ein Vertriebsmitarbeiter erklärt, dass die Komplexität von Kundenkommunikation und der damit verbundene langfristige Beziehungsaufbau in ein Tabellenkalkulationsprogramm passen, dann erntet er meist nur Stirnrunzeln.
Deswegen habe ich Ihnen hier nochmal ein paar Gründe zusammengestellt, warum das Verharren darauf Vertriebsdaten in Excel zu erfassen nicht nur Stillstand bedeutet, sondern Ihren Vertrieb nachhaltig schädigt.
Es wird Fehler geben
Wir treffen hier keine Annahme, sondern beziehen uns auf eine Studie aus dem Jahr 2008. Damals waren die Informationen noch wesentlich leichter zu strukturieren und dennoch zeigte die Untersuchung, dass 88% aller Spreadsheets Fehler enthalten – und das von Familienbudgets, bis hin zu den Bilanzkalkulationen kleinerer Unternehmen.
Also entweder lassen Sie Ihre Vertriebsmitarbeiter alles genau prüfen anstatt mit Kunden zu sprechen, oder akzeptieren, dass Ihr Vertrieb auf falschen Daten beruht. Beides stellt keine so gute Aussicht dar.
Wie macht Salesforce das? Salesforce bietet zahlreiche Report und Dashboard Möglichkeiten an. Hier lassen sich Reports einfach zusammenklicken, gemeinsam mit den bekannten Funktionen, wie Gruppieren, Sortieren und Co.
Es skaliert einfach nicht
Wenn zwei Vertriebler als Datenbasis eine gemeinsame Excel nutzen, mag dies noch ausreichend erscheinen. Aber wenn die Datenbasis zunehmend wächst und auch weitere Vertriebler hinzukommen entsteht, statt mehr Business, hauptsächlich eins: große Verwirrung unter allen Beteiligten. Teilen Sie denn auch Ihren Outlook-Account?
Im schlimmsten Fall gehen Interaktionen verloren, wertvolle Informationen fehlen oder entscheidende Verkaufsmöglichkeiten werden aus den Augen verloren. Und das kostet schnell echte Deals.
Wie macht Salesforce das? Durch Berechtigungskonzepte, die Gliederung in Objekte und Datensatztypen, die Cloud-Verfügbarkeit und und und sind hier der Skalierung keine Grenzen gesetzt. So können Hunderte Vertriebler gleichzeitig bei voller Leistung arbeiten.
Kollaboration – oder eben auch nicht
Ja, es ist möglich eine Tabelle mehreren Personen gleichzeitig zur Verfügung zu stellen.
Ja, moderne Tabellentools, wie auch Excel in Outlook365, lassen sogar das gleichzeitige Bearbeiten durch mehrere Personen zu.
Aber mal im Ernst, wir bewegen uns hier nur mit mehr Technik in die falsche Richtung.
Enge Kollaboration setzt in Unternehmen ungeahnte Potentiale frei – Mitarbeiter lernen voneinander und unterstützen sich gegenseitig Stärken-basiert. Wer will auf diesen Wettbewerbsvorteil verzichten?
Wie macht Salesforce das? Über die integrierte Chatter-Funktionen können Sie nachhaltig, effizient und eindeutig kommunizieren, direkt an den Objekten, um die es geht. Nichts geht verloren. Nichts wird übersehen.
Es verschwendet Zeit
Wie aufwändig es ist, eine Excel fehlerfrei zu gestalten hatten wir ja bereits. Doch wie viel Zeit geht hierdurch wirklich verloren? Auch hier will ich Ihnen eine Studie aus dem Jahr 2013 nicht vorenthalten: Link zur Studie
Hierbei wurde der Zeitverlust bestimmt, wenn Excel für Prozesse genutzt wird, für die es nicht ausgelegt ist. 12h an Arbeitszeit gehen so verloren. Verloren bedeutet hierbei, dass diese keinen eigenen Mehrwert bringen. Weder neue Erkenntnisse, noch Erhöhung der Informationsqualität. In dieser Zeit wird lediglich das, was man sowieso schon weiß, neu zu formatieren und anzuordnen.
In einem normalen 4 Wochen Monat mit 160h bedeutet das, dass 7,5% der Zeit keinen Mehrwert bringen. Das klingt für viele so lange akzeptabel, wie sie diesen Wert nicht in Zusammenhang mit dem Gehalt des durchschnittlichen Vertrieblers bringen. Und diese Kosten entstehen jeden Monat, für jeden Vertriebsmitarbeiter…
Wie macht Salesforce das? Und wieder ein Fall für intuitiv benutzbare Reports und Dashboards. Teilen Sie Auswertungen mit Kollegen und nutzen Sie jederzeit die Live-Daten im System.
Datenschutz olé
Die Datenschutzgrundverordnung hält viele Unternehmen in Atem. Aber besonders die, die nicht auf eine stabile Datenorganisation zurückgreifen können.
Wenn es dann darum geht, ein Löschkonzept oder einen Prozess zur Auskunftspflicht zu definieren (mehr dazu in unserem Whitepaper zu Datenschutz und Salesforce), ist mit Excel ganz schnell das Ende der Möglichkeiten erreicht, und das Unternehmen bewegt sich im rechtsfreien Raum.
Wie macht Salesforce das? Auch hier ist Salesforce vorne mit dabei. Wie genau, können Sie bspw. in unserem Whitepaper zum Thema nachlesen oder in anderen Blogs auf dieser Seite.
Fazit: Excel ist ein geniales Werkzeug für Tabellenkalkulationen, nicht mehr und nicht weniger. Für diejenigen, die einen professionellen Vertrieb aufziehen wollen, ist es allerdings ein großer Stein im Weg.
Eine Salesforce Einführung schafft hier schnell Abhilfe. Wie Sie diese möglichst schnell über die Bühne bringen, können Sie sich in unserem Webinar zum Thema anhören oder in unseren E-Books nachlesen.
2 Kommentare zu "Wie Vertrieb mit Excel Ihre Ergebnisse zunichte macht"
Kann Salesforce Chatter auch Mobil genutzt werden? Also können Dokumente etc. auch an einem Mobilengerät bearbeiten werden?
Hallo Herr Jonker,
ja, Chatter kann auch bequem vom Smartphone aus genutzt werden – genauso wie nahezu alle Salesforce Funktionen.
Was genau meinen Sie mit Dokumenten? Eine mobile Ablage von Dokumenten und Bearbeiten der in Salesforce verwalteten Datensätze ist problemlos möglich.
Beste Grüße!
Frank Nedwed