Tim Mathis
Tim Mathis
 - 23. August 2018

Wie effektives Active Sourcing im War for Talents gelingt

Professionelles Netzwerken mit Salesforce

In Zeiten von Fachkräftemangel und War for Talents stehen Personalabteilungen zunehmend unter Druck: In den meisten zukunftsgerichteten Fachgebieten hat sich der Arbeitsmarkt vom Nachfragemarkt zum Angebotsmarkt gedreht, bei dem viele attraktive Unternehmen um wenige Absolventen buhlen. Die Personalabteilungen müssen unter diesen Voraussetzungen durch Recruiting das Unternehmenswachstum sicherstellen, ohne die eigenen Qualitätsansprüche unter die Räder kommen zu lassen. Als IT-Beratungsunternehmen mit dem Anspruch, die besten 3% der Informatiker bei uns einzustellen, kennen wir diese Herausforderungen nur zu gut. Wir haben dafür eine Lösung entwickelt, mit der unsere Personalabteilung eine jährliche Wachstumsrate von 40% sicherstellen kann.

Unsere Personalabteilung arbeitet dabei stets auf der Höhe der Zeit und setzt auf Active Sourcing und Talent Relationship Management. Active Sourcing steht für die aktive Personalakquise auf Karrierenetzwerken wie Xing und Linkedin, beim Talent Relationship Management wird frühzeitig eine Beziehung zu hochkarätigen Talenten aufgebaut, meist schon lange bevor diese überhaupt auf dem Arbeitsmarkt ankommen. Beide dieser Methoden haben eines gemeinsam:

Im Kern geht es um Beziehungsmanagement, also den Aufbau und die Pflege langfristiger, persönlicher Beziehungen. Aufgrund dieser Erkenntnis basiert unsere Lösung auf dem führenden Tool für Customer Relationship Management, der Cloudplattform Salesforce. Dabei haben wir einige Anpassungen vorgenommen, um das vertriebsorientierte CRM-System in ein hocheffektives System zur Personalakquise zu verwandeln.

Wie aus dem CRM-System ein Active Sourcing-System wird

Im Customer Relationship Management-System von Salesforce wird der Vertriebstrichter abgebildet, der aus Leads, Opportunities, Kontakten und Accounts – also Unternehmen – besteht. Dabei entsprechen Leads Kontakten, bei denen eine Geschäftsabsicht noch nicht identifiziert wurde und nur wenige Infos vorliegen. Ändert sich dies, wird der Lead zu einem Kontakt konvertiert, der zu einer Firma gehört und mit dem über eine Opportunity –  also eine Geschäftsmöglichkeit – verhandelt wird.

Ansicht eines Bewerbungsdatensatzes

Die Bewerbungsansicht dient als zentrales Cockpit mit moderner Oberfläche

Dieser Trichter wurde 1:1 auf die Personalakquise übertragen: Leads entsprechen potenziellen Kandidaten, die bei Vorlage der Bewerbung, die der Geschäftsmöglichkeit entspricht, zum Kontakt werden. Die Firma entspricht in diesem Mapping der Hochschule, was interessante Auswertungen über den Erfolg von Hochschulmarketing und Hochschulpartnerschaften ermöglicht. Auf diesem Weg erlaubt es der Einsatz von Salesforce, alle in der Personalakquise anfallenden Daten an den richtigen Stellen zu speichern – und das Ganze auch noch DSGVO-konform.

Die Highlights des Active Sourcing-Systems im Überblick

Geradlinige Kommunikation im Herzen des Kontextes

Da smarte und effektive Personalakquise auch Teamarbeit ist, kann das in Salesforce integrierte soziale Netzwerk Chatter zum Austausch über Kontakte und Bewerbungen eingesetzt werden. So findet Kommunikation im Kontext gebündelt und für alle Beteiligten einsehbar an einer Stelle statt, wodurch Mail-Ping-Pong und Missverständnisse auf ein Minimum reduziert werden können.

Nutzeroberfläche von Chatter

Chatter erlaubt effektive Kommunikation mitten im Kontext

Chatter unterstützt zusätzlich Gruppen, Umfragen, Dateianhänge und das Abonnieren von Datensätzen, wodurch den Beteiligten keine wichtige Information entgeht. So gelingt es, sonst oft auf verschiedenen Tools verteilt stattfindende Konversationen transparent an einem Ort zu bündeln.

Klare Verantwortlichkeiten und maximale Produktivität durch eine aufgabengestützte Arbeitsweise

Durch die Aktivitätsfunktionalität von Salesforce gehören Unklarheiten über Verantwortlichkeiten und das Vergessen von wichtigen Tätigkeiten der Vergangenheit an, da Salesforce wie eine ToDo-Anwendung agiert und die Mitarbeiter an bevorstehende Aufgaben erinnert. Dabei ist auch stets klar, wie der Bewerbungsprozess bereits verlaufen ist und wie die Kommunikation mit dem Bewerber in der Vergangenheit aussah.

Aktivitätstracking mit Aufgaben im Personalwesen

Das Aktivitätstracking sorgt für klare Verantwortlichkeiten

Auch bevorstehende und zurückliegende Events können in Salesforce festgehalten oder geplant werden, die Kalenderansicht bietet dabei eine schicke Übersicht und lässt sich mit anderen Kalendern wie etwa Microsoft Outlook oder Google Calendar synchronisieren.

Immer bestens informiert mit cleveren Reports und Dashboards

In der Personalakquise stellen sich viele spannende Fragen, die über die Zukunft eines Unternehmens maßgeblich entscheiden: Auf welchem Kanal gewinne ich meine Mitarbeiter? Welchen Aufwand betreibe ich für eine Einstellung? Wieviel Prozent der von meinem Unternehmen versendeten Arbeitsverträge wird angenommen? Erreiche ich in diesem Monat meine Einstellungsziele?

Dashboard im Active Sourcing

Mit Reports und Dashboards erhalten Sie alle KPIs auf einen Blick

Mit Reports und Dashboards lässt sich sehr einfach eine Übersicht erstellen, die Antworten auf solche Fragen liefert. So bleiben Sie immer im Bilde über das Bigger Picture in Ihrer Personalabteilung, können Probleme erkennen und rechtzeitig gegensteuern. Entscheidungen müssen nicht mehr aus dem Bauch heraus gefällt werden, wenn eine gut aufbereitete und übersichtlich dargestellte Datenbasis zur Verfügung steht. Dabei haben Sie durch die Nutzung von Salesforce den Vorteil, dass Datenhaltung, Datenanalyse und Datenpräsentation aus einem Guss erfolgen. Die Zeiten, in denen Daten mühselig in Excel-Sheets gesammelt und aufbereitet werden müssen, sind damit definitiv vorbei.

Mehr Zeit für das Wesentliche durch Prozessautomatisierung

Mit den in Salesforce integrierten Baukastentools für Prozessautomatisierung lässt sich mit geringem Aufwand sehr viel Zeit der Mitarbeiter einsparen. Gerade stumpfe, aber häufig vorkommende Tätigkeiten wie die Datenpflege bieten sich hierfür an.

Prozessautomatisierung mit Salesforce am Beispiel von Active Sourcing

Durch Prozessautomatisierung lassen sich bis zu 40% der HR-Aufgaben einsparen

An vielen Stellen können so Tätigkeiten mit einer Dauer zwischen 5 und 20 Sekunden gestrichen werden, die sich sonst schnell auf mehrere Stunden hochsummieren. In unserem System setzen wir die Prozessautomatisierung darüber hinaus dafür ein, basierend auf bestimmten Kriterien automatisiert Aufgaben in Bezug auf die Bewerbung zu generieren.

Eine einheitliche Lösung für das Kontaktmanagement der Zukunft

Mit den genannten Features bietet die Lösung an einer Stelle alles, was Recruiter sich für Active Sourcing und Talent Relationship Management wünschen. Sie schafft einen Single Point of Truth im Kontaktmanagement, der neben der Vereinfachung der Zusammenarbeit auch eine Anforderung für die Einhaltung der DSGVO darstellt. Darüber hinaus bietet das Tool eine automatische Erfassung von per Mail ankommenden Initiativbewerbungen, einen integrierten Mailversand mit schnell erstellten Mailtemplates, die Integration in Outlook über ein Add-In und viele weitere produktivitätssteigernde Features. Durch die zugrundeliegende Salesforce-Cloudlösung besteht volle Flexibilität: Die Anwendung lässt sich mit geringem Aufwand an eigene Prozesse und Datenhaltungserfordernisse anpassen. Weitere Details über das System und wie Ihr Unternehmen davon profitieren kann, erhalten Sie hier.

Tim Mathis

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Mein Name ist Tim Mathis, ich bin technologiebegeisterter Salesforce-Berater und Entwickler bei mind-force. Dabei ist es meine Herzensangelegenheit, erfolgreiche Projekte rund um Salesforce für unsere Kunden durchzuführen.

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2 Kommentare zu "Wie effektives Active Sourcing im War for Talents gelingt"

Robert Lamb - 29. August 2018 | 08:39

Moin Tim,

top informativer Artikel, danke! Ich finde die hier beschriebene Personalaquise mit dem Active Sourcing-System sehr interessant und es scheint sehr effektiv zu sein. Da es jedoch viele verschiedene Tools und Schritte sind, frage ich mich nun, wie lange es dauert bis man wirklich Active Sourcing betreiben kann in einem Unternehmen und wie viel arbeit und aufwand ist damit verbunden? Für mich ist es fragwürdig, ob es sich für ein Unternehmen lohnt so viel Zeit und Ressourcen zu investieren – also ob dann anschließend wirklich die besten Leute rekrutiert werden können?

mfg,
Robert Lamb

Antworten
Tim Mathis - 30. August 2018 | 08:37

Moin Robert,

ob danach wirklich die besten Leute rekrutiert werden können, lässt sich natürlich nicht pauschal sagen und hängt von vielen Umweltfaktoren ab. Aber mit einem geeigneten Werkzeug kann ein Unternehmen sich die besten Voraussetzungen dafür schaffen.
Und so viele Tools und Schritte sind es im Endeffekt auch nicht, da das komplette System auf der Standardlösung von Salesforce basiert. Diese kann standardisiert in 12 Wochen eingeführt werden, das Active Sourcing-System ist je nach Umfang der Anpassungswünsche in mehreren Tagen bis wenigen Wochen eingeführt.

Beste Grüße,
Tim

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