Implementierung von Salesforce für die Event- & Softwarebranche

Implementierung Salesforce bei easyRAUM

Die Ausgangssituation

Bei der easyRAUM GmbH handelt es sich um ein in der Event- und Softwarebranche tätiges deutsches Unternehmen mit Sitz in Düsseldorf. Ihr Tätigkeitsschwerpunkt liegt auf der Entwicklung einer innovativen 3D CAD Software zur Visualisierung von Veranstaltungs- und Eventlocations sowie Hotels. Sie legen dabei den Schwerpunkt auf die einfache Bedienung und kurze Einarbeitungszeit in die Software. Außerdem bietet das easyRAUM-Team eine große Anzahl an Services. Dazu zählen unter anderem 2D-Aufplanungen und High-End 3D-Visualisierungen mit optimaler Webeinbindung. Dabei kann eine Location als interaktives 3D-Modell dargestellt oder ein professioneller Film visualisiert werden.

Vor Beginn der Zusammenarbeit nutzte easyRAUM eine Fülle von unterschiedlichen Systemen und Tools: Der Mailversand wurde mit Outlook abgewickelt, während die Kontakte sowohl in Sage, für die Angebotserstellung, als auch in Act!, einem Erfassungstool für Kundendaten, hinterlegt wurden. Darüber hinaus wurde Excel zur Verwaltung von Lizenzen und für den Rechnungsüberblick genutzt.

Der Einsatz von diesen unterschiedlichen Systemen verhinderte einen einfachen und übersichtlichen 360°-Blick auf die Kunden des Unternehmens und hatte zur Folge, dass sich die Skalierbarkeit deutlich problematisch und kompliziert gestaltete. Die Geschäftsprozesse wurden so verlängert und ineffizient abgebildet. Da zusätzlich keine mobilen Anwendungen im Einsatz waren und es sich bei manchen Tools um Cloud-Lösungen handelte, bei anderen jedoch nicht, gestaltete sich zudem der Zugriff von außen besonders schwierig. Außerdem sind die bestehenden Systeme nicht flexibel anpassbar gewesen, sodass selbst veraltete Informationen immer noch dargestellt wurden.

Die Mission

Die easyRAUM GmbH erhoffte sich mit einer Fokussierung auf ein einheitliches System Abhilfe schaffen zu können, um damit nicht nur eine verbesserte Transparenz, sondern auch den gewünschten 360°-Blick auf den Kunden und dadurch eine effektivere Kundenbeziehung zu erreichen. Dieses Ziel sollte nun in Zusammenarbeit mit Mindforce erreicht werden.

Im Rahmen eines gemeinsamen Workshops wurden im ersten Schritt die aktuellen Prozesse der easyRAUM GmbH erörtert, um im Anschluss ein genaues Zielbild herauszuarbeiten. Sowohl das Team von Mindforce als auch die easyRAUM GmbH kamen hierbei zu dem Schluss, dass eine Einführung von Salesforce Lightning Professional als einheitliches Programm für alle Arbeitsbelange die sinnvollste Lösung sei. Die Implementierung sollte hierbei beim Kunden vor Ort und in enger Zusammenarbeit mit ihm durchgeführt werden.

Da die Daten in Act! personenbezogen, die in Sage hinterlegten Daten jedoch primär firmenbezogen waren und dementsprechend auf unterschiedliche Art und Weise erfasst wurden, gestaltete sich die Zusammenführung dieser verschiedenen Datensätze im Rahmen des gemeinsamen Projektes als eine der Herausforderungen. Hier erwartete das Team ein hoher zusätzlicher manueller Aufwand. Darüber hinaus handelt es sich beim Angebotstemplate des Salesforce-Standard um ein recht träges Layout, das grundsätzlich leichte und einfache Angebote mit kurzen Beschreibungstexten vorsieht. Lange und individuelle Beschreibungstexte in diesem Template vollständig und ordentlich abzubilden, erwies sich in diesem Rahmen als nicht leicht umsetzbar, aber möglich.

Die Umsetzung

In enger Zusammenarbeit mit dem Team der easyRAUM GmbH gelang es Mindforce trotz der genannten Hindernisse, die Datenmigration in Salesforce als nun einheitliches Programm für alle Belange erfolgreich abzuschließen. Im Anschluss wurde eine Mitarbeiterschulung mit dem Ziel durchgeführt, die Belegschaft der easyRAUM GmbH unmittelbar im Umgang mit dem neuen System vertraut zu machen, damit dieses ohne große Zeitverzögerung direkt in den Arbeitsalltag integriert werden konnte.

Das Projekt lief zur vollsten Zufriedenheit der easyRAUM GmbH ab: Das Unternehmen hat nun mit Salesforce eine Lösung für einen zentralen Blick auf alle für ihn relevanten Daten – ob firmen- oder personenbezogen. Auch die aktuellen Umsätze und die Opp-Pipeline sind jederzeit leicht und übersichtlich abrufbar und können auch im Vergleich zu anderen Zeiträumen aufgerufen werden. Weiterhin werden nicht mehr unterschiedlichen Tools für die verschiedenen Aufgaben genutzt:  Angebots- und Rechnungsstellung, aber auch Lizenzverwaltung der easyRAUMpro Software erfolgt nun über Salesforce und gezielte Aktionen können fortan zentral gesteuert werden. Der Kunde schätzte bei der Projektdurchführung insbesondere unser Zeit-Management, die Qualität unserer Leistungen und das angemessene Budget.

„Die Zusammenarbeit mit Mindforce war ausgesprochen erfolgreich. Unser Sollkonzept wurde optimal umgesetzt, sodass unsere Vertriebsprozesse nun noch deutlich effizienter und produktiver ablaufen können.“ S. Reise, geschäftsführende Gesellschafterin easyRAUM GmbH.



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