Salesforce SAP Integration

Salesforce SAP Integration

Als Salesforce Berater und Projektleiter erhalten wir von Kunden oft die Anfrage, Teile ihrer On-Premise oder Cloud-Systemlandschaft, z.B. SAP, mit Salesforce zu synchronisieren und somit eine Integration von Daten, OberflĂ€chen oder ganzen Prozessen herzustellen. Welche Möglichkeiten bestehen fĂŒr die Salesforce SAP Integration und was sind die Vor- sowie Nachteile der einzelnen Lösungen? Dieser Artikel wird das Thema nĂ€her betrachten.

SAP Integrationsarten

GrundsĂ€tzlich existieren drei Arten von Integration, die alle von Salesforce unterstĂŒtzt werden:

Datenintegration: Hierbei werden Stammdaten (Kundenadressen oder Ansprechpartner) oder Bewegungsdaten (Transaktionsdaten z.B. von AuftragseingÀngen) zwischen den Systemen ausgetauscht und gegebenenfalls synchronisiert.

OberflĂ€chenintegration: Die OberflĂ€che von System A wird hierbei in System B integriert, sodass der Nutzer das GefĂŒhl hat, auf nur einem System zu arbeiten. Ein Beispiel dafĂŒr ist die Integration von BI-Berichten aus Systemen wie QlikView in Salesforce, um auf jedem Account UmsatzaufschlĂŒsselungen anzuzeigen. Mithilfe der Technik können Kunden Systeme wie Salesforce zu einem Single Point of Entry ausbauen.

Prozessintegration: Statt nur Daten auszutauschen, werden unterschiedliche Prozesse in diversen Systemen mit Antworten und weiteren Prozessschritten ausgelöst. Ein Anwendungsfall kann die Angebotsverbuchung sein. Wird in Salesforce ein Angebot angenommen, kann es an SAP ĂŒbermittelt werden, wo es dann verbucht wird. AuftrĂ€ge können automatisch erstellt, die dann wiederum an Salesforce zurĂŒckgemeldet werden.

Salesforce bietet eine umfangreiche API (Enterprise WSDL out of the box), um anderen Systemen die Kommunikation zu erlauben. UnterstĂŒtzt werden in der Integration standardisierte Protokolle wie HTTP, HTTPS, SOAP und REST. Es ist möglich, so gut wie jede Technologie mit Salesforce zu integrieren. Neben SAP haben wir sogar schon AS400-Systeme aus den 1980er-Jahren mit Salesforce verbunden.

Nichts ist unmöglich!
„Jede Technologie, die mit Salesforce integriert werden soll, kann auch irgendwie integriert werden. Wir haben selbst Systeme aus den 80er-Jahren mit Salesforce sprechen lassen!“

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Datenintegration

Der hĂ€ufigste Wunsch unserer Kunden ist der nach Datenintegration. Daher gehen wir im Folgenden nĂ€her auf den Prozess der Datenintegration (Best Practice fĂŒr Salesforce SAP Integration) ein, der sich in fĂŒnf Schritte gliedern lĂ€sst:

  1. Analyse von Anforderungen und Daten
  2. Wahl der Methode zur Datenintegration
  3. Wahl des geeigneten Integrationstools
  4. Implementierung
  5. Test der Synchronisation
  6. GoLive: Transport auf Produktivumgebungen
Salesforce Integrationsprozess

Integrationsprozess

Nach dem GoLive ist ein fortlaufendes Monitoring der Datenintegration zu empfehlen.

Datenanalyse

GrundsĂ€tzlich gilt:  „Erst grĂŒbeln, dann dĂŒbeln!“ Vor der Umsetzung ist es wichtig, die zu integrierenden Daten genau zu analysieren und die Anforderungen an die Datenintegration exakt aufzunehmen. Folgende Fragen sollten Sie sich stellen:

  • Um welche Daten handelt es sich?
  • Mit welchem Datenvolumen ist zu rechnen?
  • Welche Daten sollen auf welchem System synchronisiert werden?
  • Welches System ist fĂŒr welche Daten das fĂŒhrende System?
  • Soll eine komplette Synchronisierung realisiert werden oder sollen gegebenenfalls Daten von einem System im anderen ĂŒberschrieben werden?
  • Handelt es sich um Stammdaten (Ă€ndern sich recht selten) oder Bewegungsdaten (hĂ€ufige Änderung)?
  • Gibt es Policies oder Sicherheitsrichtlinien, die die Kommunikation der Systeme einschrĂ€nken (z.B. SAP darf nur Services aus dem Internet konsumieren, aber keine eigenen Services im Internet anbieten)?
  • Zu welchem Zeitpunkt soll die Datenintegration stattfinden – Echtzeit oder zu bestimmten Zeitpunkten?
    Sollen Daten einzeln oder im Paket synchronisiert werden?
  • Was soll im Konfliktfall geschehen?
  • Ist eine geeignete Infrastruktur gegeben?
  • Sind technische User auf den Systemen mit ausreichenden Berechtigungen vorhanden? Welche Berechtigungen werden ĂŒberhaupt benötigt?
  • Wie sieht der Integrationsprozess aus und welches Integrationsschema (z.B. Sternschema) kann angewandt werden?

Diese Analyse ist Grundlage fĂŒr den nĂ€chsten Schritt: Die Evaluation einer geeigneten Integrationsmethode.

SAP und Salesforce Integration

Salesforce ist das beste aktuell erhÀltliche CRM. Bei vielen Unternehmen gehört jedoch neben den Vertriebsdaten noch einige andere Daten dazu.

Integrationsmethode

GrundsĂ€tzlich steht eine Vielzahl verschiedener Integrationsmethoden fĂŒr die Salesforce SAP Integration zur VerfĂŒgung. Jede Methode hat dabei Vor- und Nachteile. Die zwei bekanntesten Verfahren sind die Salesforce Integration ĂŒber Webservices und die Integration ĂŒber ESB.

Integration Webservices

Hier ist die Idee direkt eine 1:1-Verbindung zwischen den zu integrierenden Systemen aufzubauen, ohne eine Middleware hinzuzuziehen. Dabei werden Webservices auf Seiten von Salesforce und dem zu integrierenden System bereitgestellt. Beide Systeme konsumieren die Webservices des jeweils anderen, um Daten auszutauschen oder Prozesse zu starten.

Vorteile:

  • Webservices sind standardisierte Services – beide Systeme sprechen die gleiche Sprache.
  • Salesforce liefert bereits eine Reihe von Webservices out of the box.
  • Die Entwicklung und Generierung neuer Webservices wird unterstĂŒtzt.
  • Echtzeit-Synchronisierung einzelner DatensĂ€tze ist leicht abbildbar.

Nachteile:

  • FĂŒr beide Systeme muss der Konsum der Services individuell entwickelt werden.
  • Der Konsum der Webservices ist technisch nur mit viel Aufwand realisierbar.
  • Die Wartung erweist sich als schwierig und teuer, besonders wenn die Schnittstellen VerĂ€nderungen unterliegen.
  • Monitoring und Login ĂŒber diese Schnittstellen sind schwierig zu implementieren.
  • Problematisch ist diese Art der Integration bei sehr großem Datenvolumen.

Salesforce Konsumierung von SAP Webservices

Salesforce SAP Integration: Salesforce Konsumierung von SAP Webservices

Integration ESB

Eine geeignetere Methode ist die Nutzung einer sogenannten ESB (Enterprise Service BUS) Software, die als Middleware eingesetzt wird. Die meisten ESB liefern bereits Konnektoren fĂŒr Salesforce mit. ZusĂ€tzlich beherrschen die meisten ESB die Integration von Webservices, mit deren Hilfe sich auch Fremdsysteme, z.B. CAD-Systeme oder Produktkonfiguratoren, bei ĂŒberschaubarem Aufwand integrieren lassen.

Vorteile:

  • Es gibt eine ganze Reihe geeigneter, etablierter und teilweise sogar kostenfreier ESB.
  • Einmal eingerichtet und konfiguriert, lĂ€sst sich die Synchronisation leicht warten und monitoren.
  • Logging und Monitoring ist bei den meisten ESB out of the box vorhanden.
  • Es muss nur eine Verbindung durch das geschĂŒtzte Firmennetz geschleust werden.
  • Auch große Datenvolumen sind problemlos abbildbar.
  • Der Aufbau eines Sternschemas und einer gebĂŒndelten Kommunikation ist ĂŒber eine EBS möglich.

Nachteile:

  • Je nach Ausgangslage können die Kosten fĂŒr ESB sehr hoch ausfallen.
  • Bei den meisten ESB ist eine Echtzeit-Synchronisation nicht möglich.
  • Es wird teilweise zusĂ€tzliche Hardware (z.B. ein Server) benötigt.
Salesforce SAP Integration mit ESB

Salesforce SAP Integration mit ESB

Integrationstool

Ist die Analyse der Daten abgeschlossen und die Integrationsmethode gewÀhlt, gilt es, ein geeignetes Integrationstool zu finden.

Es gibt viele ESB auf dem Markt, die fĂŒr eine Integration mit Salesforce in Frage kommen. Bei der Auswahl der Tools sollten deshalb folgende Faktoren mit in Ihre Bewertung einfließen:

  • Welche Kosten entstehen – fĂŒr Lizenzen, Hardware, Service, Support, Schulungen, Connectoren und Plugins?
  • Welche Art von Kosten entstehen? Werden Kosten pro User und Monat fĂ€llig, ist eine einmalige GebĂŒhr zu zahlen oder ist das Tool kostenfrei?
  • Welche Protokolle werden unterstĂŒtzt?
  • Handelt sich sich um ein On-Premise Tool oder ein Cloud Tool? Bei On-Premise Tools benötigen Sie einen Server, Platz im Rechenzentrum, Freigaben usw. Bei einem Cloud Tool entfallen
  • Kosten fĂŒr Wartungs- und Hardwarekosten und auch Freigaben gestalten sich einfacher.
  • Beherrscht das Tools synchrone (Echtzeit) oder nur asynchrone Integration (Jobs)?
  • Liefert das Tools Konnektoren fĂŒr Salesforce und andere Systeme mit?
  • Ist es möglich, die Daten im Tool zu transformieren oder muss dies auf einem getrennt zu integrierenden System erfolgen?
  • Ist das Tool intuitiv zu benutzen oder erfordern die Editoren viel Einarbeitungszeit?
  • Können Sie das Tool auch fĂŒr andere Systeme im Unternehmen einsetzen?
  • Gibt es Module fĂŒr Reporting und Monitoring?
  • Sind Module fĂŒr Eskalationen vorhanden, falls es zu Problemen kommt?

GrundsĂ€tzlich gilt: Schauen Sie, ob Sie ein geeignetes Tool bereits im Unternehmen verwenden. Nutzt Ihr Unternehmen beispielsweise SAP, hat es möglichweise SAP PI oder SAP SCPI im Einsatz, die auch fĂŒr die Salesforce SAP Integration Verwendung finden können.

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Integration SAP PI

Wenn Sie SAP PI oder SAP HCI (HANA Cloud Integration) mit Salesforce verwenden wollen, benötigen Sie in der Regel ein Plugin. Denn aufgrund des Authentifizierungsmechanismus der Salesforce Webservices ist es nicht ohne weiteres möglich, die SAP PI oder SAP SCPI an Salesforce anzuschließen. Diese Kosten fĂŒr erforderliche Plugins sind allerdings ĂŒberschaubar. Ob es sich lohnt, die vorhandenen Schnittstellen zu nutzen, muss im Einzelfall geprĂŒft werden.

Vor- &  Nachteile

Vorteile

  • Sie benötigen kein zusĂ€tzliches System und keine zusĂ€tzliche Hardware im Haus.
  • Die SAP PI ist seit mehr als 10 Jahren am Markt und erprobt.
  • Die SAP PI beherrscht gĂ€ngige Standards wie SOAP und XML.
  • Es gibt ein breites Spektrum an Knowhow-TrĂ€gern zum Thema SAP PI (z.B. unsere Kollegen von RZ10 – unserem Fachbereich SAP Basis und Security).

Nachteile

  • Die Kosten der SAP PI sind sehr hoch und abhĂ€ngig vom Datenvolumen sowie der Anzahl der Prozessoreinheiten.
  • Es ist ein hoher Level an SAP-Knowhow fĂŒr die Verwendung erforderlich.
  • Die SAP PI ist besonders fĂŒr kleinere Integrationsszenarien zu groß und mĂ€chtig. Sie lohnt sich in der Regel nicht fĂŒr Mittelstandskunden.

Als Ausgangspunkt fĂŒr Ihre Recherche nach einem passenden Datenintegrationstool können wir Ihnen drei etablierte Tools empfehlen. PrĂŒfen Sie die einzelnen Anbieter anhand Ihrer spezifischen Anforderungen.

Talend Open Studio

  • Kostenloses Open-Source-Tool.
  • Grafisches Mapping mit Drag&Drop.
  • Auto-Mapping-Funktion.
  • Möglichkeit, individuelle Queries zu erstellen.
  • Erweiterte Einstellungen in der MySQL-Datenbank.

Magic XPI Software

  • Grafische BenutzeroberflĂ€che.
  • Leistungsstarke Sicherheits- und VerschlĂŒsselungstools.
  • Online-Monitoring-Funktionen.
  • Automatisierte Bearbeitung von Ausnahmen und Fehler in GeschĂ€ftsprozessen.

SKYVVA Dataloader

  • Native Force.com-App im typischen Salesforce-Look.
  • Grafisches Drag&Drop-Mapping.
  • UnterstĂŒtzt Multiobjekt-Upload.
  • Automatische Alerts bei Fehlern.
  • Verwendet Salesforce-Formeln fĂŒr Datenbearbeitung, Monitoring, Benachrichtigungen etc.

Fazit

Die Integration von Systemen mit Salesforce ĂŒber Punkt-zu-Punkt Verbindungen mittels Webservices ist nur zu empfehlen, wenn sich das Datenvolumen in Grenzen hĂ€lt und eine Echtzeitintegration notwendig ist. Die Nachteile dieser Methode ĂŒberwiegen in den meisten FĂ€llen. Allein das Problem der umstĂ€ndlichen Wartbarkeit stellt in vielen FĂ€llen ein KO-Kriterium dar.
Zu empfehlen ist daher in der Regel der Einsatz einer ESB. FĂŒr einfache Integrationsszenarien ohne Echtzeitintegration können sogar kostenfreie Open-Source-Lösungen wie Talend Open Studio eingesetzt werden. Die meisten ESB liefern bereits eine Vielzahl verschiedener Konnektoren mit, so dass z.B. auch die Integration von Legacy-Systemen wie AS400 mit ĂŒberschaubarem Aufwand möglich ist. Sie haben Fragen zur Salesforce Integration? Kontaktieren Sie uns gerne. Fachbereichsleiter Robert Richter nimmt sich fĂŒr Sie gerne 30 Minuten Zeit fĂŒr eine unverbindliche Telefonberatung.

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