8 Salesforce Flow Best Practices, die Sie kennen sollten
Automatisierung gewinnt in Unternehmen zunehmend an Bedeutung, um Abläufe schneller und fehlerfrei zu gestalten. Salesforce Flow bietet innerhalb des Salesforce-Ökosystems genau dafür eine Lösung, indem es Prozesse automatisiert, Daten verarbeitet und Benachrichtigungen steuert. Im Folgenden stellen wir Ihnen einige Salesforce Flow Best Practices vor, die die Nutzung erleichtern und seine Effizienz steigern.
Was ist Salesforce Flow?
Salesforce Flow ist ein Tool zur Automatisierung von Abläufen innerhalb der Salesforce-Plattform. Prozesse lassen sich ohne Programmierkenntnisse visuell erstellen und anpassen. So können wiederkehrende Aufgaben reduziert und Teams im Arbeitsalltag entlastet werden. Salesforce Flow kann beispielsweise die folgenden Aufgaben automatisieren:
- Aktualisieren von Daten,
- Einholen von Genehmigungen,
- Versenden von Benachrichtigungen.
Salesforce Flow Best Practices
Hier finden Sie Salesforce Flow Best Practices für Ihr Unternehmen, die Ihnen helfen sollen, Salesforce Flow effizienter zu nutzen:
1. Erst Planen, dann modellieren
Kennen Sie das? Man bekommt eine Anforderung, öffnet direkt den Flow Builder und fängt einfach an zu modellieren. Klingt erstmal effizient, ist es aber meistens nicht. Denn ohne einen klaren Plan wird der Flow schnell unübersichtlich, fehleranfällig und sorgt für frustrierende Fehlermeldungen bei den Nutzern. Besser ist es, sich kurz Zeit zu nehmen, den Prozess auf Papier oder digital durchzudenken und erst dann loszulegen. Sie werden sehen: Mit einem durchdachten Konzept läuft die Umsetzung nicht nur schneller, sondern auch stabiler.
2. Dokumentieren Sie Ihre Abläufe
Eine einfache, aber sehr hilfreiche Maßnahme ist es, jedes Element im Flow klar zu beschreiben. Diese kurzen Erklärungen zeigen, wofür das Element genutzt wird und warum es an dieser Stelle ist. Gute Beschreibungen geben nicht nur KI den nötigen Kontext, sondern bieten auch neuen Administratoren und Beratern ein praktisches Nachschlagewerk, das die Zusammenarbeit und die Arbeit deutlich vereinfacht.
3. Fehler einplanen
Da Workflows einen komplexen Prozess abbilden und dieser innerhalb von Flows nachmodelliert wird, sind Fehler meist unvermeidbar. Daher sollten Sie sicherstellen, dass Ihren Benutzern eine detaillierte Fehlermeldung angezeigt wird, wenn unerwünschte Aktionen entstehen. Dabei ist es vor allem hilfreich, wenn – anstatt einer einfachen Fehlermeldung – mögliche Handlungen zur Lösung des Problems angezeigt werden.
4. Keine DML-Anwendungen in Schleifen
Ein häufiger Fehler ist, Datenelemente wie „Erstellen“, „Aktualisieren“ oder „Löschen“ direkt in einer Schleife auszuführen. Obwohl es praktisch erscheint, kann dies schnell zu Problemen führen, da jede Aktion einzeln zählt und Systemgrenzen überschreiten kann. Besser ist es, die betroffenen Datensätze zunächst zu sammeln und die DML-Aktion erst nach der Schleife gesammelt auszuführen.
So behalten Sie die volle Kontrolle über die Anzahl der durchgeführten Operationen und vermeiden unnötige Systembelastungen.
5. Transformieren statt Schleifen
Früher hätten Sie eine Schleife verwendet, um aus einer Liste von Einträgen neue Datensätze zu erstellen. Statt eine Schleife für jeden Eintrag zu bauen, können Sie jetzt das Transform-Element nutzen. Damit erledigen Sie die Zuordnung und Umwandlung der Daten mit einem einzigen Baustein. Das spart Zeit, reduziert die Komplexität und minimiert Fehlerquellen.
6. Vermeiden Sie hartcodierte IDs
Obwohl Sie in manchen Bereichen des Flow-Builders nicht direkt auf DeveloperNames zugreifen können, sollten Sie IDs niemals fest im Flow einbauen. IDs sind in jeder Umgebung unterschiedlich und hartcodierte Werte können bei der Bereitstellung schnell zu Problemen führen. Nutzen Sie stattdessen „Get Records“, um Datensatztypen, Warteschlangen oder Gruppen über ihren DeveloperName zu finden. So bleibt Ihr Flow flexibel und problemlos in verschiedenen Umgebungen einsetzbar. Ein Beispiel: Holen Sie sich die passende RecordType-ID über DeveloperName und ObjectType und speichern Sie diese für später.
7. Testen, testen, testen und dann nochmal testen
Bevor Sie einen Flow in die Produktion überführen, sollten Sie ihn gründlich testen. Der Flow Builder bietet ein praktisches Debugging-Tool, mit dem Sie den Flow Schritt-für-Schritt durchgehen können, um Fehler frühzeitig zu erkennen. Testen Sie den gesamten End-to-End-Prozess, wie er später genutzt wird, da sich oft Probleme erst im vollständigen Ablauf zeigen. Es ist immer besser, einen Flow zu oft zu testen, als später im Live-Betrieb Probleme zu riskieren.
Das Summer ’25 Update hat das Debugging vereinfacht: Die Benutzeroberfläche ist übersichtlicher, lässt sich vergrößern und ermöglicht das Ein- und Ausklappen von Bereichen.
8. Flow ist nicht immer die beste Lösung
Nicht jede Anforderung braucht einen Flow. Wenn Sie etwas mit einer Formel oder einem Bericht lösen können, tun Sie das, da es oft einfacher sein kann. Beispiel: Nutzen Sie ein Formelfeld, um eine Website anzuzeigen, statt dafür einen Flow zu bauen.
Für komplexere Szenarien, wie das Verarbeiten doppelter Plattform-Ereignisse, ist ein Apex Trigger oft die bessere Wahl. Automatisieren Sie nur, wenn es wirklich notwendig ist.
Ausblick
Salesforce Flow ist ein leistungsstarkes Tool zur Automatisierung von Geschäftsprozessen, das ohne Programmierkenntnisse genutzt werden kann. Durch die Anwendung von Best Practices wie sorgfältiger Planung, der Vermeidung von hartcodierten IDs und gründlichem Testen können Unternehmen die Effizienz ihrer Flows maximieren und Fehlerquellen minimieren. Durch die regelmäßigen Updates von Salesforce wie dem Summer ’25 Release werden immer neue Funktionen veröffentlicht, die Ihre Prozesse weiter vereinfachen können.
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FAQ
Was ist Salesforce Flow und wofür wird es genutzt?
Salesforce Flow ist ein Tool zur Automatisierung von Geschäftsprozessen in Salesforce. Es hilft dabei, Daten zu aktualisieren, Genehmigungen einzuholen und Benachrichtigungen automatisch zu versenden. So lassen sich manuelle Aufgaben reduzieren und Abläufe effizienter gestalten.
Warum ist Planung bei Salesforce Flow so wichtig?
Wer ohne Plan startet, riskiert fehlerhafte oder unübersichtliche Flows. Eine gute Vorbereitung spart später Zeit bei der Umsetzung und vermeidet typische Fehler. Planen Sie Abläufe am besten zuerst auf Papier oder digital.
Wie kann man Fehler in Salesforce Flow vermeiden?
Fehler lassen sich durch klare Fehlermeldungen, gute Dokumentation und ausgiebige Tests vermeiden. Nutzen Sie das Debugging-Tool von Salesforce Flow, um Probleme frühzeitig zu erkennen. So verbessern Sie die Nutzererfahrung und verhindern Systemfehler.
