Zentrale Datenhaltung dank CRM-System am Beispiel der Stadt Prenzlau
In vielen Städten und Kommunen hat die Digitalisierung noch keinen Einzug gefunden. Das liegt vor allem an kleinen Budgets und mangelndem Knowhow innerhalb der Teams. Am Beispiel der Stadt Prenzlau erfahren Sie, ob das CRM-System Freshsales eine Lösung für Städte sein kann, um die Digitalisierung voranzutreiben.
Kundenbeispiel: Stadt Prenzlau
Die Wirtschaftsförderung wird in Prenzlau von einem 3-köpfigen Team mit veralteten Methoden bewerkstelligt. So werden Kundendaten dezentral in Excel oder Outlook gespeichert. Dadurch sind vergangene Aktivitäten schwer auffindbar und wenig nachvollziehbar.
Da kein Mitarbeiter Zeit hat, sich ausführlich mit der Implementierung eines CRM-Systems zu beschäftigen, hat mindforce (Teil der Unternehmensgruppe mindsquare AG) die Beratung übernommen. Aus einer Voranalyse ergaben sich folgende Anforderungen für ein mögliches CRM-System:
- Kleines und flexibles System
- Intuitive Nutzung und Einrichtung
- Einfache Integration in die bestehende Tool-Landschaft
Darauf basierend haben wir das CRM-System Freshsales empfohlen und erfolgreich eingeführt.
Welche Funktionen bietet Freshsales?
Kontaktverwaltung
Freshsales erlaubt Ihnen einen durchsuchbaren und nach Status sortierbaren Überblick über Ihre Kontakte. Dazu gibt es die Möglichkeit, mehrere Kontakte auszuwählen und Massenaktionen – wie zum Beispiel das Hinzufügen eines Tags – auf sie anzuwenden.
Beim Anlegen eines neuen Kunden können Sie sämtliche Stammdaten hinterlegen. Außerdem bietet Freshsales die Möglichkeit, eine Person zu mehreren Unternehmen zuzuordnen. Nach Erstellung des Kontakts können Sie dem Kunden eine Lebenszyklusphase und den aktuellen Status zuweisen. Dazu lassen sich Aufgaben zuweisen und Telefonate tracken.
Fördermittelanträge anlegen
Wenn Sie einen Fördermittelantrag anlegen, können Sie einen Ansprechpartner aus Ihren Kontakten zuweisen und weitere wichtige Daten wie den Betrag, die Kategorie oder die aktuelle Phase festhalten. Dabei lassen sich die gewünschten Felder individuell konfigurieren. Nach Erstellung können Sie im System relevante Dokumente hinterlegen und Notizen machen.
Abbildung: Möglichkeit in Freshsales Fördermittelanträge anzulegen.
Welche Stärken hat Freshsales?
Das CRM-System überzeugt besonders mit seinem Preis-Leistungs-Verhältnis und ist daher ideal für alle geeignet, die kein großes Budget für eine CRM-Lösung haben, ihre Arbeitsweise aber trotzdem digitalisieren und optimieren möchten.
Da Freshsales einfach aufgebaut ist und nicht über zu viele Funktionen verfügt, ist eine gute Wartbarkeit gegeben. Außerdem lässt sich das CRM-System gut mit anderen Programmen und Tools integrieren, sodass eine Nutzung in den meisten Systemumgebungen leicht umzusetzen ist.
Welche Schwächen hat Freshsales?
Das CRM-System ist nur geringfügig anpassbar und verfügt über eine relativ kleine Zahl an Funktionen. Damit ist es nicht für besonders komplexe und stark voneinander abweichende Prozesse geeignet.
Ein weiteres Problem ist die mangelnde Skalierbarkeit. Freshsales ist ein kleines System und nicht für zehntausende von Kontakten nutzbar. Daher bietet sich das System für große Unternehmen eher nicht an, da es schnell unübersichtlich werden kann. Dazu kommt, dass der Datenschutz wie so häufig bei US-Lösungen nicht besonders überzeugend ist.
Zentrale Datenhaltung und Nachvollziehbarkeit für die Stadt Prenzlau
Durch die Einführung des CRM-Systems Freshsales können die Mitarbeiter jetzt gemeinsam auf ein zentrales System zugreifen, indem alle relevanten Daten abliegen. So ist die vergangene Kommunikation mit z. B. Unternehmen schneller auffindbar und weniger manuelle Tätigkeiten sind nötig.
Fazit: Freshsales als mögliche CRM-Lösung für Städte
Trotz Schwächen zeigt sich Freshsales als eine effektive CRM-Lösung für Städte und Kommunen, insbesondere für kleine Teams mit begrenztem Budget. Die Stadt Prenzlau konnte durch die Einführung von Freshsales ihre Wirtschaftsförderung verbessern, indem veraltete Methoden durch ein zentrales System ersetzt wurden. Die intuitive Nutzung, einfache Integration in bestehende Tools und das attraktive Preis-Leistungs-Verhältnis machen Freshsales zu einer empfehlenswerten Option für die Digitalisierung von Prozessen, auch wenn das System aufgrund begrenzter Anpassungsmöglichkeiten und eingeschränkter Skalierbarkeit nicht für komplexe und große Unternehmen geeignet ist. Für Städte mit kleinen Teams und beschränkten Ressourcen kann Freshsales jedoch eine sinnvolle Lösung sein, um die Effizienz zu steigern und den Weg zur Digitalisierung zu ebnen. Wenn Sie Interesse an einem Beratungsgespräch haben, dann schreiben Sie gerne eine Mail an: richter@mindforce.de
