Wenn digitale Bestellungen noch immer manuelle Arbeit verursachen
Die Bestellung erreicht Ihr Unternehmen per E-Mail. Im Anhang befindet sich ein PDF im individuellen Format des Kunden. Ihre Sachbearbeitung sucht Kunden-, Produkt- und Lieferinformationen heraus, prüft Preise und Mengen und überträgt alle Angaben in das Zielsystem.
Solche Abläufe kosten Zeit, schaffen Medienbrüche und erhöhen das Fehlerrisiko. Mit Salesforce und KI verwandeln Sie die manuelle Auftragserfassung in einen kontrollierten und transparenten Prozess.
Von der Bestellung im Postfach zum strukturierten Auftrag
Die Lösung liest relevante Informationen aus E-Mails und Dokumenten aus, prüft sie anhand Ihrer Daten und übergibt freigegebene Bestellungen an SAP oder ein anderes nachgelagertes System.
1. Bestellungen erfassen
E-Mails, PDFs, Tabellen und weitere Bestelldokumente werden zentral aufgenommen.
2. Daten erkennen und prüfen
Die KI strukturiert Bestelldaten und gleicht sie mit Kunden-, Produkt- und Preisinformationen ab.
3. Aufträge übergeben
Validierte Daten werden nach der Freigabe an SAP oder Ihr führendes ERP-System übermittelt.
Weniger erfassen. Schneller prüfen. Verlässlicher bearbeiten.
Dateneingabe reduzieren
Die KI übernimmt das Lesen und Strukturieren wiederkehrender Bestellinformationen.
Bearbeitung beschleunigen
Bestellungen müssen nicht mehr vollständig manuell in das Zielsystem übertragen werden.
Eingabefehler vermeiden
Automatische Prüfungen reduzieren unvollständige Datensätze und fehlerhafte Zuordnungen.
Ausnahmen gezielt steuern
Fehlende, ungewöhnliche oder widersprüchliche Angaben werden sichtbar hervorgehoben.
Status transparent machen
Salesforce zeigt, welche Bestellungen eingegangen, geprüft oder bereits übergeben wurden.
Prozesswissen sichern
Prüfregeln und Entscheidungskriterien werden systematisch im Prozess verankert.
KI dort einsetzen, wo sie im Tagesgeschäft wirklich entlastet
Klassische Automatisierungen funktionieren besonders gut, wenn Daten bereits strukturiert sind. Im Order Processing verwenden Kunden jedoch unterschiedliche Formate, individuelle Artikelbezeichnungen und wechselnde Dokumentstrukturen.
KI kann diese variablen Inhalte erfassen, einordnen und in eine einheitliche Struktur überführen. Bestehende EDI-Prozesse werden dabei ergänzt – insbesondere bei E-Mail-Bestellungen, PDF-Dokumenten und Vorgängen außerhalb etablierter Standards.
Typische Herausforderungen
- Unterschiedliche Kundenformate
- Informationen in E-Mails, PDFs und Tabellen
- Kundenindividuelle Artikelbezeichnungen
- Unvollständige oder widersprüchliche Angaben
- Bestellvolumen ohne eigene EDI-Anbindung
Salesforce als zentrale Arbeitsoberfläche
Salesforce bündelt eingehende Bestellungen, erkannte Daten, Prüfhinweise, Freigaben und Bearbeitungsstände in einem Prozess. Informationen aus Vertrieb und Kundenservice können unmittelbar in die Entscheidung einfließen.
Dadurch entsteht keine zusätzliche Insellösung, sondern ein Order-Processing-Prozess, der für Fachbereich und IT nachvollziehbar bleibt.
Auch komplexe Systemlandschaften durchgängig verbinden
- SAP-Systeme und andere ERP-Lösungen
- Kunden-, Material- und Produktstammdaten
- Preis- und Konditionslogiken
- Freigabe- und Klärungsworkflows
- Schnittstellen und Middleware-Plattformen
Verantwortung für die gesamte Lösung
Sie erhalten nicht lediglich einzelne Entwickler oder isolierte KI-Komponenten. Ein eingespieltes Team aus Salesforce-Beratern, Entwicklern, Integrationsspezialisten und KI-Experten übernimmt die fachliche und technische Umsetzung.
Wir koordinieren die beteiligten Disziplinen und sichern die Qualität über die gesamte Lösung hinweg. So bleibt die Abstimmung zwischen Salesforce, KI-Verarbeitung und ERP-Integration nicht bei Ihrer IT hängen
Warum mindforce
Mindforce verbindet Salesforce-Expertise mit Prozessverständnis für Vertrieb, Service und die Integration komplexer Unternehmenssysteme.
Sie erhalten keine isolierte KI-Demonstration, sondern eine Lösung, die sich in Ihren Arbeitsalltag, die Salesforce-Plattform und nachgelagerte Prozesse einfügt.
- Salesforce-Beratung und -Entwicklung
- Erfahrung mit anspruchsvollen Integrationsszenarien
- Fachliche und technische Steuerung aus einer Hand
- Qualitätssicherung über die gesamte Umsetzung
