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Robert Richter
Fachbereichsleiter

Übersichtliche Daten mit Salesforce Attachment Cleanup

Sie haben zu viele Dateien als Salesforce Attachment in Ihrem System und verlieren schnell den Überblick? Sie wollen Dokumente schnell aus Salesforce löschen? Gern stellen wir Ihnen mit unserem Produkt Attachment Cleanup eine optimale Lösung vor.

Datenqualität spielt in einem CRM-Tool eine entscheidende Rolle. Nur mit richtigen sowie übersichtlichen Daten und Dokumenten lassen sich Kunden bestens individuell betreuen. Daten und Dokumente lassen sich anfangs nach der Salesforce Einführung migrieren. Später werden neuen Inhalte durch die Anwender erfasst. Hierbei gibt es unterschiedliche Wege, wie neue Daten und Dokumente als Salesforce Attachment bei Ihnen im System ankommen. Wichtig dabei ist jedoch, dass die Daten qualitativ hochwertig und übersichtlich bleiben.

Quellen von Daten

Quellen von Dokumenten

 

Wie kommen neue Daten ins Salesforce?

Salesforce ist vom Grunde her eine cloudbasierte CRM-Lösung, die zudem sehr flexibel ist, wodurch sich diverse andere Geschäftsprozesse wie die Bewerberverwaltung, das HR-Management oder die Rechnungstellung auch abbilden lassen. Viele Kunden setzen neben der CRM-Lösung auch ein ERP-System wie SAP ein. Um die Daten zwischen beiden Systemen in einer definierten Art und Weise synchron zu halten, ist das Aufsetzen einer Schnittstelle ratsam. Über diese Schnittstelle werden die Daten im Salesforce neu angelegt oder aktualisiert. Vorstellbar ist dabei auch, dass neue Dokumente in Salesforce generiert werden. Weitere Möglichkeiten gibt es im Bereich Leadmanagement mit Web-to-Lead, wodurch neue Leads in Salesforce angelegt werden. Ein anderer Ansatz liegt im Bereich Casemanagement, wo mittels Web-to-Case und E-Mail-to-Case ebenfalls neue Kundenvorgänge generiert werden.

Wesentlich öfter jedoch nutzen Anwender die Möglichkeit, E-Mails aus Outlook oder von einer Mail-App auf einem Smartphone aus zu senden. Für Outlook gibt es verschiedenste Plugins, die verwendet werden können. Beispielhaft sei hier Salesforce for Outlook genannt. Weiterhin kann auch ein BCC-Feature eingesetzt werden, um Kundenmails in Salesforce zu dokumentieren. Bei beiden Varianten besteht die Möglichkeit, Anhänge direkt beim entsprechenden Datensatz als Salesforce Attachment mit abzuspeichern. Leider beinhalten jedoch diese Mails in aller Regel auch kleine Bilder, die dann ebenfalls als Anhang in Salesforce ungewollt abgespeichert werden. Natürlich können Dokumente auch manuell durch Anwender als Salesforce Attachment geladen werden.

Signatur mit Icons

In diesem Beispiel sehen wir vier Grafiken, die als Anhang bei Mails auch in Salesforce abgelegt werden. Der Mehrwert dieser Bilder ist nicht gegeben. Andererseits belegen diese Grafiken unnötig den Speicherplatz (File Storage) von Salesforce.

Whitepaper: Attachment Clean Up

Entscheiden Sie welche Dokumente in Salesforce bleiben sollen und welche gelöscht werden - mit dem Attachment Clean Up.

attachment-clean-up

Wie können wir unnötige Salesforce Attachment löschen?

Als unnötige Dokumente lassen sich diese Bild-Anhänge deklarieren. Weiterhin wäre es denkbar, dass Sie bei jeden Kunden Dokumente mit dem gleichen Namen wie z. B. Umsatz_2018.xls oder Kundenanalyse.pdf geladen haben. Das Löschen all dieser Dokumente kann im Salesforce Standard erfolgen. Sie müssten dazu bei jedem Datensatz den Bereich Anhänge betrachten und dann die Anhänge einzeln löschen. Bei mehr 20 Mails am Tag wird Ihnen zu recht schnell die Lust vergehen und Sie werden merken, dass die Zeit effektiver verwendet werden kann. Genau an dieser Stelle kann Ihnen unser Produkt Attachment Cleanup weiterhelfen. Sie können individuell über den Dateinamen festlegen, welche Dokumente nicht in Salesforce archiviert werden sollen. Die Lösung ist so aufgebaut, dass beim Einfügen neuer Dateien eine direkte Prüfung stattfindet. Weiterhin gibt es eine Routine, die manuell gestartet werden kann, um bestimmte Dateien zu löschen. Dieses Feature brauchen Sie, wenn Sie später feststellen, dass weitere Dokumente aus Ihren System gelöscht werden sollen.

 

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