Prozessautomatisierung Teil 2: Salesforce Workflows
Im zweiten Teil der Blogreihe "Prozessautomatisierung in Salesforce" beschäftigen wir uns mit der Automatisierung von Prozessen durch Salesforce Workflows, damit auch Sie in Zukunft Ihre Geschäftsprozesse schnell und effizient gestalten können.
Workflow-Regeln
Workflow-Regeln geben Ihnen die Möglichkeit, essenzielle Geschäftsprozesse automatisiert durchzuführen, ohne dafür gleich teure Softwareentwickler zu engagieren, die Ihnen diese Automatisierung via Programmcode implementieren. Es geht auch schon mit einigen wenigen Clicks und Einstellungen…mit den Salesforce Workflows.
Prozessoptimierung ist Ihnen ein Dorn im Auge? Bei jeder Änderung dauert es Wochen bis Fachabteilung und IT sich einig sind? Wir schulen Ihre Mitarbeiter bei der Anwendung und Umsetzung von eigenen Prozessen in Salesforce!
Was habe ich davon?!
Dank der Salesforce Workflows sparen Sie bzw. Ihre Mitarbeiter sich eine Menge Zeit und Sie brauchen keine Angst haben, wichtige Updates in Ihren Businessprozessen zu verpassen. Es ist beispielsweise nicht nötig, bei Erreichen einer bestimmten Opportunity Amount, manuell alle beteiligten Personen per E-Mail zu informieren und mögliche weitere Prozesse selbst anzustoßen. Workflows sind in der Lage, sofern sie einmal eingerichtet sind, das alles für Sie zu übernehmen.
Individuelle Salesforce Workflows erstellen
Wie funktionieren Salesforce Workflows?
Workflows bestehen aus zwei Hauptkomponenten. Das Kriterium beschreibt, was in Ihrem System bzw. mit den darin enthalten Objekteinträgen passieren muss, damit die Workflow-Regel ausgelöst wird. Die zweite Komponente sind die Aktionen, die durch das Inkrafttreten Ihrer definierten Regeln ausgelöst werden.
Es sollte also im Vorfeld klar definiert sein, für welches Objekt Sie einen Workflow erstellen wollen und welche genauen Informationen als Kriterien dienen. Außerdem können Sie den Zeitpunkt bestimmen, zu dem die Workflow-Regel ausgeführt werden soll. Die Möglichkeiten sind hier, die Regel beim Erstellen oder beim Erstellen und Updaten von Einträgen zu triggern. Abschließend sollte auch geklärt sein, wie genau ihre Regelkriterien definiert sind.
Damit nun der Worklow auch seinen Sinn bekommt und wirksam werden kann, müssen workflow actions, also Folgeaktionen bestimmt werden. Auch hier gibt es zwei Optionen:
- Umgehende Aktionen: Die Aktion wird sofort nach Inkrafttreten der Workflow-Regel ausgelöst.
- Zeitabhängige Aktionen: Die Aktionen werden zu einem bestimmten Zeitpunkt nach Inkrafttreten der Workflow-Regel ausgeführt.
Mögliche Aktionen sind hierbei: E-Mail Benachrichtigungen, Aufgaben (Tasks), Update von Objektfeldern, Outbound-Messages.
Limitierungen
Die Salesforce Workflows stehen Ihnen nur in der Enterprise und Unlimited Edition zu Verfügung. Es gibt auch nicht die Option Workflows als zusätzliches Feature für eine bestehende Lizenz zu erwerben.
Sie haben den Einführungsteil unserer Blog-Reihe verpasst? Kein Problem, schauen Sie einfach vorbei unter:
Blog-Reihe: Prozessautomatisierung mit Salesforce
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