Mirko Mutic
IT
 - 16. April 2021

Benachrichtigung für neue Leads erstellen: So sparen Sie Zeit

Benachrichtigungen für neue Leads

Leads sind der Startpunkt des klassischen Vertriebsprozesses in Salesforce. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Nutzer zu benachrichtigen, sobald ein neuer Lead angelegt wurde. So können beispielsweise Erinnerungsmails, Benachrichtigungen in Salesforce selbst oder auch Slack-Nachrichten automatisiert versendet werden. Doch was ist zu tun, wenn E-Mails zu umständlich sind und Sie die Postfächer Ihrer Mitarbeiter nach einem Messebesuch nicht gleich sprengen wollen? Oder wenn Slack gar nicht das bevorzugte Messaging-Tool in Ihrem Unternehmen ist? Die Lösung lautet: Microsoft Power Automate! In diesem Artikel möchte ich Ihnen die Möglichkeiten des Tools näherbringen, und dabei speziell auf den Anwendungsfall der Lead-Benachrichtigung eingehen.

Was ist Power Automate?

Power Automate ist zusammen mit Power BI und PowerApps ein Produkt der Microsoft Power Platform. Aufgabe der Anwendung ist es, wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren. Eine Vielzahl von verschiedenen Konnektoren erlauben die Anbindung an Drittsysteme, wie z. B. Salesforce. In der Web-Oberfläche können Sie einen Flow erstellen, der den Prozess abarbeitet.

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Warum sollten Sie Power Automate nutzen?

Mit großer Wahrscheinlichkeit nutzen Sie bereits das ein oder andere Microsoft-Office-Produkt. Die Einrichtung von Power Automate im Rahmen von Office 365 ist nur ein kleiner Mehraufwand, der aber im Gegenzug einen großen Mehrwert durch die bereits erwähnten Konnektoren liefert.

Mit Power Automate lassen sich Flows intuitiv gestalten, die sowohl auf Änderungen in Ihrer Salesforce Org reagieren, als auch Änderungen in der Org vornehmen. Diese Flows funktionieren ähnlich wie die regulären Salesforce Flows, nur eben über Systemgrenzen hinweg. Es ist die wahrscheinlich eleganteste Lösung, Geschehnisse in Salesforce mit Office-, Google- oder einer der vielen anderen Anwendungen zu verknüpfen.

Um die Theorie jetzt zu konkretisieren und den Titel dieses Artikels wieder aufzugreifen, möchte ich den Anwendungsfall Lead-Benachrichtigung mit Power Automate einmal demonstrieren:

Benachrichtigung für neue Leads

Abbildung 1: Oberfläche von Microsoft Power Automate

Zu sehen ist die Oberfläche von Power Automate. Hier habe ich als erstes festgelegt, dass der Flow durch die Erstellung eines (Lead-) Records ausgelöst wird. Anschließend habe ich eine Aktion hinzugefügt, die eine Nachricht an Microsoft Teams schickt. Die nötigen Spezifizierungen – wie der Empfänger und der Nachrichteninhalt – lassen sich vordefinieren. Wenn ich nun einen neuen Record anlege, wird folgende Benachrichtigung verschickt:

Benachrichtigung für neue Leads

Abbildung 2: Mögliche Nachricht, sobald Sie einen Lead anlegen

Sparen Sie Zeit und erstellen Sie Benachrichtigung für neue Leads

Auch Sie können Power Automate nutzen, um Ihren spezifischen Anwendungsfall in einem Prozess abzubilden und Aktionen wie Benachrichtigungen, Aufgabenerstellung, Terminsynchronisation uvm. in Systemen außerhalb von Salesforce durchzuführen.

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Bei Fragen zur Umsetzung oder Konzeption kommen Sie dafür gerne mit Rückfragen auf mich zu. Ich berate Sie gerne.



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