17. Juni 2020

Salesforce SAP Integration: So bekommen Sie Daten aus dem SAP ERP nach Salesforce

Zu Beginn vieler Salesforce-Einführungsprojekte (Sales Cloud, Service Cloud oder B2B Commerce) steht meist ein leidiges Thema, das bei vielen für Kopfzerbrechen sorgt: Wie bekomme ich die Daten aus dem ERP (meistens SAP ERP) nach Salesforce? Bei kaum einem Projektunterfangen werden Preisbudgets so schnell gerissen wie hierbei – und dass sogar, wenn echte Salesforce Experten und gute Projektmanager am Werk sind.

Gründe, warum diese Art von Projekten scheitern

Bevor ich Ihnen den Lösungsansatz dazu erkläre, möchte ich erstmal diese Art von Projekten etwas in Schutz nehmen. Deshalb hier ein paar Gründe, warum diese Projekte so oft scheitern:

Kommunikation zwischen den Teams:

Vielleicht kennen Sie das: Sie haben einen neuen Mitarbeiter oder einen externen Berater im Haus, der als absoluter Salesforce-Experte gilt. Den setzen Sie mit Ihrer internen SAP IT zusammen, um die Anforderungen einer Integration zu klären. Doch irgendwie gelingt die Kommunikation zwischen den beiden Parteien nicht.

Beispiel: Der SAP IT Leiter redet davon, wie die verschiedenen Verkaufs-organisationssichten eines Debitors über die Z-Erweiterung des DEBMAS IDoc ganz leicht über die SAP PI zur Verfügung gestellt werden können. Der Salesforce-Experte versteht nur Bahnhof und betont, wie leicht Accounts über eine SOAP Schnittstelle oder noch besser, die BULK API nach Salesforce, geschrieben werden können. Das Ergebnis ist, dass beide Parteien zutiefst unzufrieden, aber dabei schon fast am Ziel sind. Es fehlt eben nur noch ein „Übersetzer“.

Anpassungsfähigkeit von Salesforce wird unterschätzt:

Wer Jahre lang in der SAP Welt unterwegs ist und das Customizing, bspw. des SD Moduls, zutiefst durchdrungen hat, der weiß genau, was sich wie einstellen lässt und was „einfach so ist“ in der SAP Welt. Wird versucht, mit diesem Mindset ein Salesforce-System einzurichten, geht das erfahrungsgemäß oft nach hinten los. Denn das Salesforce-System lebt davon, flexibel angepasst zu werden.

Beispiel: In SAP gibt es Kundenansichten, die sich unterscheiden können, je nach Vertriebsorganisation, Vertriebskanal und Sparte (VKORG-VTWEG-SPART), während Kreditlimits nach Kreditkontrollbereichen organisiert sind. In Salesforce hingegen gibt es zu nächst nur einmal das Account Objekt. Das ist eine einzige Tabelle, in der die Kundendaten abgespeichert werden. Schnell ist erkennbar, dass das ohne größere Abstriche in der Datengenauigkeit kaum zu bewerkstelligen ist. Doch genau hier kommt die Flexibilität von Salesforce ins Spiel: Im Gegensatz zu SAP, wo sich Z Tabellen nur aufwendig in bestehende Arbeitsläufe integrieren lassen, lassen sich in Salesforce in Minuten komplexe Datenmodelle komplett neu einrichten. Salesforce stellt für diese neuen Datenbanktabellen und Objekte sofort Standard-Integrationsmöglichkeiten zur Verfügung.

Salesforce Limits werden nicht beachtet:

Da es sich bei Salesforce um ein sogenanntes Multi-Tenant-System handelt, gibt es zahlreiche Beschränkungen. Berücksichtigen Sie die bei der Konzeption einer Schnittstelle nicht, so kommt meist erst im Produktivbetrieb der entscheidende Moment, indem große Datenmengen die Schnittstelle dazu bringen, komplett abzuschalten, wenn Salesforce nichts mehr reinlässt.

Solche Einschränkungen sind Experten der SAP Welt selten gewohnt. Solange hier die technischen Ressourcen ausreichen, kann das System arbeiten – und ein Cloudsystem sollte eigentlich über ausreichende Ressourcen verfügen oder etwa nicht? Die Antwort hier ist ja, aber eben nur, wenn Sie sich an die vorgegebenen Limits halten und hierzu ist oft eine Detailkenntnis der Funktionsweisen von Salesforce und der entsprechenden Qualitätsstandards von Nöten. Überraschungen an dieser Stelle bergen große Risiken für die Nutzerakzeptanz und letzten Endes auch für das Projektbudget, das zu diesem Zeitpunkt meist schon mehr als erschöpft ist.

Webinar: Datenaustausch Salesforce ↔︎ SAP: So geht’s besser!

Unternehmen, die ein ERP- und ein CRM-System im Einsatz haben, beschäftigen sich oft mit der Frage, wie die Daten aus dem ERP-System zuverlässig, schnell und einfach in das CRM-System gelangen – und andersherum.

Die Best Practices – frustfrei und alles im Budget abschließen

Sichern Sie sich zumindest eine Person, die beide Welten versteht. Hier eignen sich externe Berater. Doch diese spezielle Brut an Beratern, die die SAP-Sprache und Salesforce-Sprache verstehen, ist selten.

Die Person kann jedoch unfassbar wertvoll sein, wenn es darum geht, die letzten Unstimmigkeiten aus dem Weg zu räumen und eine Projektumgebung zu schaffen, in der beide Teams, SAP und Salesforce, produktiv zusammenarbeiten können.

Sichern Sie sich einen Salesforce-Architekten:

Viele externe Beratungsfirmen haben exzellent ausgebildete Architekten, die sich um eine saubere Salesforce-Architekturkümmern. Ja, Salesforce lässt sich mit Klicks statt Code exzellent auf Bedürfnisse zuschneiden. Geht es jedoch ans Coding, so ist es hier umso wichtiger, eine saubere Architektur zugrunde zu legen. Denn vielmehr als bei SAP, fangen Sie hier mehr oder weniger auf dem Greenfield an. Saubere Interfaces und Trigger Patterns sind hier notwendig, wenn Ihnen Ihr Salesforce-System auch in einigen Jahren noch Spaß machen soll. Legen Sie klare Aufgaben-Trennungen fest und legen Sie ein Dokument zugrunde, das diese enthält.
Doch was genau ist hiermit gemeint?

Mit genügend Abstimmung ist die Festlegung eines Mappings zwischen SAP-Datenobjekten und Salesforce Records möglich – doch damit dies auch allen klar bewusst ist, sollten Sie das festhalten. Wenn dann noch eine Middleware ins Spiel kommt, die ebenfalls verwaltet werden muss, dann sprechen wir hier über drei verschiedene Systeme.

Die Wirksamkeit von Testphasen und warum Sie diese unbedingt machen sollten

Legen Sie einen Fokus auf Testphasen und damit meine ich exzessive Testphasen. Für die Tests einer Schnittstelle fallen gemeinhin zwei- bis dreimal so hohe Testaufwände an, wie für die Einführung normaler Produkte.

Wie kommt das?

Nun ja, eine einfache Schnittstelle ist schnell erstellt und liefert Daten, die Freude ist groß. Doch hier steckt der Teufel im Detail. Viele Probleme treten nämlich erst im live Betrieb auf. Hier ein paar unserer Lessons learned, damit Sie diese Fehler nicht machen müssen:

Limitierungen von Salesforce werden verletzt
Randfalldaten verletzen die Datenkonsistenz
Felder, die nicht leer sein sollten, sind es auf einmal
Schlüsselfelder fehlen
Translationen werden nicht übertragen, bspw. wenn Produktdaten aus SAP nach Salesforce gespielt und dort in mehrsprachigen Kontrakten Verwendung finden
Unerwartete Daten treten auf
Umrechnungen, bspw. Währungskurse, erfolgen unterschiedlich in den Systemen
Es werden nur die Schlüssel versendet, nicht die Bedeutungen/Übersetzungen
- bspw. Soll ein Wert für das Feld Industrie übertragen werden: „Manufacturing“, es kommt aber nur Industrie: „0010“ an. Die Übersetzungen der Schlüsselfelder müssen also manuell nachgepflegt werden.
Klare Filter für die validen Daten müssen nachträglich umformuliert werden, damit auch keine unbrauchbaren Alt-Daten übertragen werden. Die Überprüfung auf ein LOEVM=’X’ (Löschvermerk) oder die Einschränkung auf eine spezielle Materialart zur Übertragung ist schnell vergessen.

Gut zu wissen: Unsere Fachmail-Serie

In unserer Mail-Serie geben unsere Experten Tipps, wie Sie einen manuellen, langsamen und fehleranfälligen Austausch von Daten vermeiden. So müssen die Fachabteilungen nicht mehr auf veralteten Daten reporten. Einmal in der Woche wird sie Ihnen zugesendet und Sie können sich jederzeit auch wieder austragen.

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Integrationsprojekte erfolgreich durchführen

Integrationsprojekte sind enorm risikoreich und komplex – mit der richtigen Aufstellung sind die aber auch nur ein weiteres Projekt und können gut gehandhabt werden. Stellen Sie hier die richtigen Ressourcen zur Verfügung oder kaufen Sie diese einfach ein! Dann wird auch Ihr Integrationsprojekt ein Erfolg.

Wir bieten übrigens auch zahlreiche Integrationsprojekte als Festpreis an, so haben Sie volle Budget Sicherheit und müssen Ihre internen Ressourcen nicht unnötig beanspruchen.

Also falls Sie noch offene Fragen zu diesem Thema haben sollten oder ich Ihnen anderweitig Unterstützung anbieten kann, dann kontaktieren Sie mich gerne.