Probleme und Limitierungen der Salesforce Berichtsplanung
Salesforce bietet Out-of-the-box ein Feature, das es ermöglicht vorhandene Berichte automatisiert an Systemnutzer zu versenden: Die Salesforce Berichtsplanung.
Für jeden Bericht kann festgelegt werden, an welchen Salesforce-Personenkreis, zu welchem Zeitpunkt der Bericht per E-Mail versendet werden soll. Als Resultat erhält die Person, oder der Personenkreis, eine Standardmail von Salesforce mit dem kompletten Bericht in Tabellenform im Textkörper.
Wie kann ich auf das Feature zugreifen und eine Salesforce Berichtsplanung erstellen?
Zur Einrichtung einer solchen Planung muss der zu versendende Bericht aufgerufen werden. Neben dem Button zur Ausführung des Berichts gibt es eine Dropdown-Schaltfläche, wo bestimmt werden kann, ob der Bericht sofort oder zu einem zukünftigen Zeitpunkt ausgeführt werden soll. Zur Planung wird die Option der zukünfitgen Ausführung gewählt.
Daraufhin öffnet sich die Einrichtungsseite zur Planung. Hier können wir nun definieren an wen und wann der Bericht versendet werden soll.
Empfängerauswahl für die Salesforce Berichtsplanung
Es können nur die Personen als Empfänger ausgewählt werden, die aufgrund des Berechtigungskonzeptes auch tatsächlich Zugriff auf den Bericht haben. Bei der Auswahl des Empfängerkreises kann zwischen Gruppen, Rollen, Rollen und alle nachgeordneten Positionen, sowie einzelnen Nutzern gewählt werden. Es ist also möglich einen Bericht an beispielsweise die Rolle “Assistenz Geschäftsleitung” und Nutzer: Gerd Geschäftsführer zu versenden, solange sie auch Zugriff auf den Bericht haben. Als Erstes wird festgelegt aus wessen Sicht die Berichtergebnismenge bestehen soll. Das heißt, wenn beispielsweise ein Administrator mit komplettem Sichtzugriff als Aktueller Benutzer gewählt wird, werden alle Empfänger die gleichen Einträge sehen.
Zeitliche Planung
Wenn die Empfängerliste definiert ist, muss noch festgelegt werden, wann und in welchem Intervall der Bericht versendet werden soll. Dabei stehen folgende Optionen zur Auswahl: täglich, wöchentlich oder monatlich. Beispielsweise kann festgelegt werden, dass der Bericht wöchentlich montags und freitags versendet werden soll.
Nachteile und Limitierungen
Der Standardisierte Berichtsversand ist jedoch nicht für jeden Anwendungsfall geeignet. Nachfolgend gehe ich auf gewisse Einschränkungen ein, die aus meiner Sicht die Nutzung für viele Salesforce-Anwender unbrauchbar macht.
- Der Bericht wird unstrukturiert als Tabelle in den Textkörper der E-Mail gepresst.
- Es fehlt eine verwertbare Datei im gängigen Format.
- Die Empfänger müssen als Nutzer in Salesforce angelegt sein und benötigen entsprechend Lizenzen.
- Die Empfänger müssen zwingend Zugriff auf den Bericht im System haben.
- Eine Differenzierung der Versandzeiten für verschiedene Empfänger ist nicht möglich.
- Sie haben keine Übersicht darüber, welche Berichte an wen, zu welcher Zeit versendet werden.
Gegen diese Probleme können wir Abhilfe schaffen. Dazu haben wir ein spezielles Tool für den automatisierten Berichtsversand entwickelt, der die oben genannten Punkte löst und im Handumdrehen in ihrer Salesforce Instanz eingerichtet ist.
