Salesforce Dashboards & Reports

Salesforce Dashboard & Berichte

Mit Salesforce k├Ânnen Unternehmen eine Vielzahl von Daten sammeln. Werden diese regelm├Ą├čig und zielgerichtet ausgewertet, lassen sich bessere Entscheidungen treffen und wirtschaftliche Erfolge maximieren. Die Werkzeuge f├╝r diese Auswertung sind Salesforce Dashboards und Salesforce Reports.

Definition Salesforce Reports

Berichte basieren auf Salesforce-Objekten. Ihre Rolle l├Ąsst sich mit der einer Tabelle in einer Datenbank vergleichen. Ein Objekt wird verwendet, um Daten im System zu erfassen und es liefert die Vorlage f├╝r einen Datensatz.

Objekte beinhalten verschiedene Felder. W├Ąhrend ein Objekt mit einer Tabelle in einer Datenbank vergleichbar ist, sind Felder mit den Spalten einer Tabelle gleichzusetzen. Sie bilden die Grundlage f├╝r die zu erfassenden Daten

Jedes Objekt besteht aus einigen Standardfeldern und kann durch individuelle Felder erweitert werden.

  • Beispiele f├╝r Systemstandardfelder: Owner/Besitzer, Name, Created By, Created Date, Last Modified By, Last Modfied Date.
  • Beispiele f├╝r benutzerdefinierte Felder: USt-ID auf eigenem Account oder ein spezielles Produktsegment, das benutzt wird, um Opportunities zu sortieren.

Reports konfigurieren

Um Salesforce Berichte zu erstellen, muss zun├Ąchst definiert werden, aus welchen Objekten der Bericht zusammengestellt werden soll. In den Einstellungen der entsprechenden Objekte muss dazu die Funktion ÔÇ×Enable ReportsÔÇť aktiviert werden.

dashboard & berichte 3

Nutzen Sie folgende Leitfragen, um zu identifizieren, wie Sie Ihren Salesforce Report am besten gestalten:

  1. Will ich mich ├╝ber zwei Objekte in Beziehung zueinander informieren? Es muss ein relationales Feld zwischen diesen Objekten existieren.
  2. Welche Felder m├Âchte ich erfassen? Gegebenenfalls ist die Anlage neuer statischer Felder erforderlich.
  3. Will ich komplexe Daten (z.B. Key Performance Indicators) in meinem Bericht erfassen? Damit wird die Anlage neuer Formelfelder notwendig.

Report Types

Je nachdem, welche Daten Sie auswerten wollen, stellt Salesforce unterschiedliche Berichtstypen (Report Types) und Berichtsformate (Report Formats) zur Verf├╝gung.

Was ist der Unterschied zwischen Report Types und Report Formats? Berichtstypen werden durch die Auswahl von Datens├Ątzen und Feldern, die f├╝r seine Erstellung verwendet werden k├Ânnen, definiert. Berichtsformate entscheiden ├╝ber das Layout und den Umfang von Salesforce Reports.

Report Types

Grunds├Ątzlich unterscheidet Salesforce zwei Berichtstypen:

  • Standard Report Types sind bereits in jeder Salesforce-Organisation vorhanden und eignen sich zur Auswertung von Standardobjekten.
  • Custom Report Types werden verwendet, um Berichte f├╝r Custom Objects zu erstellen und Daten zu erheben, die nicht von Standard Reports erfasst sind. Hierbei wird ein Hauptobjekt definiert und in Beziehung zu zugeh├Ârigen Objekten gesetzt. Zudem besteht die M├Âglichkeit zu w├Ąhlen, welche Felder im Bericht erscheinen sollen.

Report Formats

Salesforce bietet vier verschiedene Formate f├╝r die Darstellung von Berichten an.

Tabular Report

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Wie der Name schon sagt, handelt es sich bei diesem Bericht um eine einfache Tabelle. ├ähnlich einer Excel-Tabelle finden Sie hier eine Auflistung aller Datens├Ątze, die im Report betrachtet werden.

Summary Report

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Dieses Format stellt eine Erweiterung des Tabular Reports dar. Neben der einfachen Auflistung aller Datens├Ątze bietet das Format die M├Âglichkeit, Daten anhand von bis zu drei Feldern zu gruppieren.

Matrix Report

Dieses Berichtsformat ├Ąhnelt dem Summary Report, jedoch haben Sie hier die M├Âglichkeit, Daten nicht nur nach Spalten, sondern auch nach Zeilen zu gruppieren.

Joined Report

Wollen Sie zwei oder alle drei der eben genannten Berichtsformate in einem einzigen Report zusammenfassen, ist dies mithilfe von Joined Reports m├Âglich. Neben den Funktionen der einzelnen Berichte k├Ânnen Sie Daten auch report├╝bergreifend in Beziehung zueinander zu setzen.

Reports visualisieren

Nachdem Sie einen Bericht erstellt haben, k├Ânnen Sie sich diesen schnell in Form einer Grafik, einem sogenannten Report Chart, aufbereiten lassen. Diese Diagramme lassen sich sogar auf Page Layouts, z.B. in Accounts, anzeigen. Mit Ausnahme des Tabular Reports k├Ânnen Sie alle Berichtstypen in den folgenden Varianten visualisieren:

  • Balkendiagramm
  • Liniendiagramm
  • Tortendiagramm
  • Trichterdiagramm
  • Streudiagramm

Reportfilter

Individuelle Filter: Mit Salesforce k├Ânnen Sie Berichte f├╝r ein begrenztes Datensegment erstellen. Dazu stehen verschiedene Filterfunktionen zur Verf├╝gung. Sie k├Ânnen zum Beispiel einzelne Felder als Filter definieren, Datens├Ątze aufgrund Ihrer Beziehung zu verkn├╝pften Objekten oder aufgrund eines bestimmten Status ausw├Ąhlen.

Conditional Highlighting: Nutzen Sie die Markierungsfunktion, um Datens├Ątze nach bestimmten Kriterien farblich hervorzuheben.

Berichte aus historischen Daten: ├änderungen wichtiger Kennzahlen k├Ânnen Sie ├╝ber die Funktion Field History Tracking gezielt nachverfolgen.

Reporting Snapshot: Wenn Sie Report-Daten ├╝ber l├Ąngere Zeitr├Ąume zwischenspeichern wollen, um diese in Folgereports wiederzuverwenden, legen Sie Reporting Snapshots an. Damit erhalten Sie in jedem Bericht neben den aktuellen Daten auch eine Darstellung der vergangenen Werte.

Export: Haben Sie den Bericht Ihrer Wahl erstellt, k├Ânnen Sie ihn in Form eines Excel-Dokumentes in zwei Varianten exportieren, als Printable View oder ├╝ber Export Details.

Ausf├╝hrliche Anleitungen zu den einzelnen Funktionen finden Sie im kostenlosen E-Book.

Salesforce Dashboards Definition

E-Book: Salesforce Dashboards & Berichte

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Berichte verschaffen eine gute ├ťbersicht ├╝ber auch gro├če Datenmengen. Wenn Sie mehrere Berichte an einem Ort sammeln oder die Darstellung noch ansprechender gestalten wollen, sind Dashboards eine geeignete L├Âsung.

Ein Salesforce Dashboard ist eine ├ťbersichtsseite, die aus einer Sammlung verschiedener grafischer und individuell definierbarer Komponenten besteht. Auf diese Weise k├Ânnen Sie beispielsweise thematisch zusammengeh├Ârige Datens├Ątze kompakt darstellen: Erstellen Sie so viele Salesforce Dashboards, wie es f├╝r Ihre ├ťbersicht notwendig ist. Das f├╝r Ihre T├Ątigkeit wichtigste Dashboard k├Ânnen Sie mit wenigen Klicks auch in Ihre Salesforce-Startseite integrieren.

Dashboard Berechtigungen

Ber├╝cksichtigen Sie die unterschiedlichen Berechtigungen bei der Nutzung von Salesforce Dashboards. Denn ein Dashboard wird in Salesforce immer im Namen eines bestimmten Benutzers ausgef├╝hrt, d.h. es werden nur Daten auf einem Salesforce Dashboard angezeigt, die dieser Benutzer sehen darf. Auf demselben Dashboard sieht ein Vertriebsmitarbeiter daher zum Beispiel weniger Daten als der Vertriebsleiter.

Dashboard konfigurieren

Damit Dashboards Daten anzeigen, m├╝ssen sie mit den passenden Datenquellen verkn├╝pft werden. In Salesforce stehen Ihnen zwei m├Âgliche Datenquellen zur Verf├╝gung: Visualforce-Seiten und Reports. Sie k├Ânnen mehrere Reports ausw├Ąhlen, um sie als Komponenten auf einem Salesforce Dashboard anzeigen zu lassen.

Dashboard Automatisierungen

Wie Berichte k├Ânnen Sie Dashboards in beliebigen Abst├Ąnden neu generieren lassen und mit neuen Daten anreichern. Sie haben au├čerdem die M├Âglichkeit, sich aktualisierte Dashboards in einem von Ihnen definierten Intervall automatisch per E-Mail zusenden zu lassen.

Weiterf├╝hrende Informationen zu Dashboards

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2 Kommentare zu "Salesforce Dashboards & Reports"

Maximilian Durr - 23. April 2019 | 11:54

Hallo,

ich benutze schon seit l├Ąngerem Salesforce. Heute morgen bin ich auf das Problem gesto├čen, dass ich keinen Bericht in einer Dashboard-Komponente verwenden kann.

K├Ânnen Sie mir da weiterhelfen?

Ganz freundliche Gr├╝├če,

Maxi

Antworten
Tim Mathis - 13. Mai 2019 | 17:13

Hallo Maxi,

wenn ein Bericht nicht als Dashboard-Komponente verf├╝gbar ist, liegt das h├Ąufig daran, dass in dem Bericht keine Gruppierung vorliegt.
Um auf den konkreten Fall einzugehen, ist es allerdings erforderlich die entsprechende Fehlermeldung zu kennen. Falls keine Fehlermeldung vorliegt, ist eine genauere Beschreibung des Problems n├Âtig, um darauf im Detail eingehen zu k├Ânnen.

Viele Gr├╝├če
Tim

Antworten

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