Salesforce-SAP-Datenaustausch: So überwinden Sie Kommunikationshürden
Unklare Nutzungslizenzen, befürchtete hohe Folgeaufwände und unklare Strukturen – Integrationsprojekte gelten als risikoreich. Zu Unrecht: Alle Herausforderungen, die im Zusammenhang mit Softwareintegrationsprojekten auftreten können, lassen sich vermeiden. Damit Sie wissen, wie auch Ihr SAP-Salesforce-Integrationsprojekt ein Erfolg werden kann, möchte ich Ihnen in den kommenden Wochen fünf gängige Herausforderungen und Best Practices im Zusammenhang mit Integrationsprojekten vorstellen. Den Auftakt bildet eines der meistverbreiteten Probleme überhaupt: die mangelhafte Kommunikation zwischen Salesforce und SAP.
Kommunikation endet nicht beim Datenaustausch
Das Ziel von Softwareintegrationsprojekten besteht in der Regel darin, den Datentransfer zwischen zwei oder mehreren Systemen zu vereinfachen oder gar zu automatisieren. Um diesen Datenaustausch zu ermöglichen müssen Strukturen eingerichtet werden, die den Systemen die Kommunikation miteinander ermöglichen. Das Problem dabei: Kommunikation endet nicht beim Datenaustausch. Die Interpretation der Daten spielt für Integrationsprojekte eine ebenso wichtige Rolle.
Warum gestaltet sich die Dateninterpretation schwierig?
SAP und Salesforce beruhen auf unterschiedlichen Datenmodellen und unterscheiden sich im Wording voneinander. Einen Datensatz von einem System ins andere zu übertagen garantiert daher nicht, dass das Empfängersystem auch weiß, wie es die empfangenen Daten verarbeiten soll. Die Folge: Kommunikationsprobleme sind an der Tagesordnung. Datenmodelle können nicht zusammengeführt werden, was darin resultiert, dass es nicht möglich ist, sich ein übergreifendes Bild der Datenlage zu machen. Infolgedessen wirken sich auf Grundlage dieser undurchsichtigen Datenlage getroffene Entscheidungen häufig negativ auf eine Teilkomponente des Gesamtprozesses aus.
Praxisbeispiel: Datenmodellunterschiede zwischen SAP Debitoren und Salesforce Accounts
Ein Blick darauf, wie unterschiedlich Kundendatensätze jeweils in SAP und Salesforce ausfallen, verdeutlicht diese Problematik:
In SAP ist die Anlage eines Kundendatensatzes – SAP spricht hier von Debitoren – ein ausgesprochen komplexer Prozess. SAP Debitor Daten sind in verschiedenen Tabellen hinterlegt und können eine Vielzahl von Ausprägungsformen haben:
- Vertriebsbereiche
- Partnerrollen
- Steuerungsdaten
- Ansprechpartner nach Bereich
- Unterschiedliche Hierarchietypen.
Abbildung 1: Die Anlage eines Kundendatensatzes in SAP ist ein komplexer Prozess. Er wird durch die mitunter stark verzweigten zu hinterlegenden Daten zusätzlich erschwert.
Ganz anders verhält es sich in Salesforce: Kundendatensätze – hier als Accounts bezeichnet – sind betont einfach gehalten und entsprechend übersichtlich. Zur Anlage eines Salesforce Accounts reicht bereits ein Name. Bei Bedarf haben Sie zwar die Möglichkeit, weitere Angaben flexibel zu ergänzen, zwingend notwendig ist das jedoch nicht. Ein weiterer Unterschied: Im Gegensatz zu SAP Debitoren müssen in Salesforce hinterlegte Kunden noch keinen Umsatz erzeugt haben, um vom System erfasst werden zu können.
Abbildung 2: Salesforce gibt seinen Nutzern bewusst wenig Vorgaben beim Anlegen von Kundenaccounts. Daher ist das Anlegen und Auswerten von Kundendatensätzen hier ein ausgesprochen einfacher und flexibler Prozess.
Aufgrund dieser beiden grundverschiedenen Datenmodelle kann es bei SAP-Salesforce-Integrationsprojekten vorkommen, dass sich Datensätze nicht automatisch nahtlos von einem System in das andere übertragen lassen. Kommunikationsprobleme zwischen den beiden Systemen sind die Folge.
Best Practices: So überwinden Sie Kommunikationshürden zwischen SAP und Salesforce
Wenn Sie SAP und Salesforce integrieren möchten, müssen Sie jedoch nicht zwangsläufig feststehende Datenmodelle miteinander in Einklang bringen: Salesforce zeichnet sich durch ein hohes Maß an Personalisierbarkeit aus und es ist sinnvoll, sich diesen Umstand bei Integrationsprojekten zu Nutze zu machen. Indem Sie Ihr Salesforce an die spezifischen Prozesse und Gegebenheiten Ihres SAP-Systems anpassen, können Sie Kommunikationsprobleme gezielt vermeiden.
Um dieses Vorhaben in die Tat umzusetzen ist es häufig sinnvoll, auf die Dienste eines externen „Hybridberaters“ zurückzugreifen. Er ist sowohl mit den spezifischen Eigenschaften und Anpassungsoptionen, die SAP bietet, als auch mit denen, die Salesforce bietet, bestens vertraut und kann Sie daher bei der Entwicklung einer Integrationsstrategie optimal beraten. Alternativ kann es sinnvoll sein, einen unternehmenseigenen Spezialisten auszubilden, der versteht, wie Salesforce und SAP funktionieren und dann zwischen den beiden Systemen vermitteln kann.
Unabhängig davon, ob Sie sich dafür entscheiden, interne Fachleute auszubilden oder externe Berater hinzuzuziehen, ist der konstante Informationsabgleich zwischen allen Projektbeteiligten von großer Bedeutung. Nur, wenn Ihre SAP- und Salesforce-Experten in einem dedizierten Team eng zusammenarbeiten, lassen sich Missverständnisse vermeiden.
Gut zu wissen: Unsere Fachmail-Serie
In unserer Mail-Serie geben unsere Experten Tipps, wie Sie einen manuellen, langsamen und fehleranfälligen Austausch von Daten vermeiden. So müssen die Fachabteilungen nicht mehr auf veralteten Daten reporten. Einmal in der Woche wird sie Ihnen zugesendet und Sie können sich jederzeit auch wieder austragen.
So vermeiden Sie Kommunikationsprobleme beim Datenaustausch zwischen SAP und Salesforce
Die fehlerfreie Interpretation und Verarbeitung von Daten durch das Empfängersystem spielt beim Datenaustausch zwischen SAP und Salesforce eine genauso wichtige Rolle wie der initiale Datentransfer. Um Probleme bei der Kommunikation zwischen Salesforce und SAP zu vermeiden ist es daher essenziell, für beide Systeme eine gemeinsame Kommunikationsbasis zu schaffen. Hier lohnt es sich, auf die Dienste eines „Hybridberaters“ zurückzugreifen, der sowohl mit den spezifischen Eigenschaften und Anpassungsoptionen von SAP und Salesforce bestens vertraut ist. Wir bieten gerne unsere Dienste an.
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