Frank Y. Nedwed
17. Mai 2021

Datenaustausch in Echtzeit: So lässt sich eine leichte Systemintegration umsetzen

Es gibt viele technische Möglichkeiten, eine leichte Systemintegration umzusetzen

Wenn Ihr Unternehmen neben einem ERP- auch ein CRM-System nutzt, ist Ihnen das folgende Problem möglicherweise nur zu gut bekannt: Wie lassen sich Daten, die in beiden Lösungen benötigt werden, möglichst einfach, schnell und zuverlässig von einem System in das andere übertragen? Die Implementierung einer leicht integrierten Systemlandschaft ist einer von vier  Lösungsansätzen für diese Problematik. In diesem Blogbeitrag erfahren Sie, welche technischen Möglichkeiten für die Einrichtung leicht integrierter Systeme infrage kommen.

Die meisten Unternehmen greifen in ihrem operativen Geschäft auf eine umfangreiche Systemlandschaft zurück. Oft umfasst diese neben dem ERP-System auch eine separate CRM-Lösung. Im Arbeitsalltag ist eine strikte Trennung der beiden Systeme jedoch nur selten sinnvoll: Obwohl CRM- und ERP-Software andere Grundziele verfolgen, gibt es dennoch Informationen, die in beiden Bereichen benötigt werden. Es ist daher wichtig, dass die im ERP- und im CRM-System hinterlegten Datensätze identisch sind.

Welche grundsätzlichen Möglichkeiten für den Datenaustausch gibt es?

Um die Deckungsgleichheit der Datensätze zu garantieren ist es ratsam, beide Systeme miteinander zu verknüpfen. Diese sogenannte Integration kann auf verschiedenen Ebenen stattfinden, von denen jede eine Reihe von Vor- und Nachteilen mit sich bringt:

  1. Manueller Datenaustausch
  2. Systemunterstützter Datenaustausch
  3. Leichte Integration
  4. Vollständige Integration

Obwohl diese vier Stufen aufeinander aufbauen, sind sie nicht als kontinuierlicher Prozess zu verstehen. Jede Stufe hat eine Daseinsberechtigung. Daher lässt sich nicht pauschal sagen, dass alle Unternehmen, die Salesforce in ihre bestehende Softwarelandschaft integrieren möchten, eine Integration auf Stufe vier anstreben sollten.

Vor einigen Tagen habe ich Ihnen bereits die manuelle Datenintegration und die systemunterstützte Datenintegration als einfache Methoden des Datenaustauschs vorgestellt. Heute liegt mein Fokus auf der leichten Integration: Als dritte Stufe des Datenaustauschs stellt sie einen wichtigen Schritt auf dem Weg zur vollständig integrierten Softwarelandschaft dar.

Unternehmen, die ein ERP- und ein CRM-System im Einsatz haben, beschäftigen sich oft mit der Frage, wie die Daten aus dem ERP-System zuverlässig, schnell und einfach in das CRM-System gelangen – und andersherum.

Die leichte Integration: Die ideale Lösung für den automatischen Abgleich umfangreicher Datensätze?

Die ersten beiden Stufen der Softwareintegration erfordern einen hohen Anteil manueller Tätigkeiten seitens ihrer Anwender, um Daten von einem System in ein anderes zu übertragen. Im Vergleich dazu lässt der Anteil manueller Tätigkeiten in leicht integrierten Systemen stark nach und wird durch automatisierte Abgleichungsvorgänge ersetzt. Leicht integrierte Systeme haben daher das Potenzial, Ihre Mitarbeiter zu entlasten und ihre Produktivität zu steigern. Allerdings sind Sie nicht für jedes Unternehmen und Anwendungsszenario geeignet.

Falls Sie genauere Informationen dazu benötigen, welche Grundvoraussetzungen für den Einsatz einer leicht integrierten Systemlandschaft bestehen, empfehle ich Ihnen, diesen Blogbeitrag zu lesen. Dort habe ich die Grundvoraussetzungen für die Etablierung einer leicht integrierten Softwarelandschaft genauer für Sie aufgeschlüsselt.

Welche technischen Möglichkeiten gibt es, um eine einfache Integration durchzuführen?

Aber welche technischen Möglichkeiten gibt es für die Implementierung einer leicht integrierten Systemlandschaft? Hier haben sich in der Praxis drei Ansätze bewährt.

Diese Übersichtsgrafik zeigt, welche grundliegenden Möglichkeiten es für die Implementierung einer leicht integrierten Systemlandschaft gibt.

Abbildung 1: Für die Implementierung einer einfachen Integration gibt es drei grundlegende Ansätze.

Eine Exceltabelle als Zwischenschritt

Die Integration einer Exceltabelle als Zwischeninstanz ist eine schnelle und in ihrer Umsetzung einfache Möglichkeit, um Daten automatisch und regelmäßig von einem System in ein anderes zu übertragen. In der Praxis kann das beispielsweise folgendermaßen ablaufen: Die relevanten Daten werden als Excel-CSV-Datei aus SAP exportiert und auf einem File-Server abgelegt. Dort greift der Dataloader auf die Daten zu und erledigt den Upload ins Cloud-Zielsystem.

Abbildung 2: Die Zwischenschaltung einer CSV-Datei und eines File-Servers ist eine einfache und schnelle Möglichkeit, eine einfache Integration vorzunehmen.

Der große Vorteil dieses Vorgehens besteht, neben der bereits angesprochenen einfachen Implementierbarkeit, in den damit verbundenen Sicherheitsaspekten. So müssen Sie sich beispielsweise keine Gedanken darüber machen, in der Firewall, die die Systemlandschaft Ihres Unternehmens schützt, einen Zugriffspunkt einzurichten, über den die Cloudlösung auf Ihr System zugreifen kann. Zudem bestehen keine Grenzen im Hinblick auf die Größe der zu verarbeitenden Datenmengen oder den erforderlichen Detailgrad der Daten.

Der Nachteil: In der Regel lassen sich Daten nicht in Echtzeit darstellen. Außerdem ist es häufig schwierig, Updates durchzuführen, da zumeist eine Full Copy der Daten erstellt wird. Zudem bleiben Fehler häufig unbemerkt und eine Konsistenzprüfung ist nur mit viel Aufwand möglich. Des Weiteren ist diese Methode für die Verarbeitung und Darstellung besonders komplexer Datensätze eher weniger geeignet.

“Out of the Box”-Integration über Salesforce Connect

Gleich vorab – Salesforce Connect ist ein Zusatz-Tool, für das zusätzliche Lizenzgebühren anfallen. In vielen Fällen lohnt sich diese Investition jedoch: Das Tool ermöglicht Ihnen den Zugriff auf eine Funktion, die sich „External Objects“ nennt. Mit ihrer Hilfe können Sie von Salesforce aus auf alle Daten, die Sie in SAP hinterlegt haben, zugreifen. Die Daten werden dabei jedoch nicht in Salesforce selbst hinterlegt. Stattdessen greift Salesforce Connect über das OData-SAP-Gateway direkt auf den in SAP hinterlegten Datensatz zu und stellt diesen in der Salesforce-Nutzeroberfläche dar.

Dieses Vorgehen bietet viele Vorteile: Da Salesforce Connect keine eigenen Datensätze anlegt, sondern auf die im ERP hinterlegten Daten zugreift, bildet das Tool Daten in Echtzeit ab. Sie müssen daher nicht jedes Mal darauf warten, dass Ihr System einen Datenabgleich durchführt. Stattdessen können Sie jederzeit auf die aktuelle Version Ihrer Datensätze zugreifen. Dass die Daten nicht dauerhaft in Salesforce gespeichert werden, stellt jedoch auch einen Nachteil der Lösung dar: Einige Funktionen, die Salesforce für seine Nutzer bereithält, sind nur auf dauerhaft in der Cloud hinterlegte Daten anwendbar. Sie stehen daher für Daten, die mithilfe von Salesforce Connect in Salesforce dargestellt werden, nicht zur Verfügung. Der Datenaustausch mithilfe von Salesforce Connect eignet sich daher für viele, aber eben nicht für alle Anwendungsfälle. Zudem verursacht die Nutzung der Lösung Zusatzkosten.

SAP und Salesforce Integration

Salesforce ist das beste aktuell erhältliche CRM. Bei vielen Unternehmen gehören jedoch neben den Vertriebsdaten noch einige andere Daten dazu.

Datenaustausch über einfache Webservices

Aber was, wenn Sie im Hinblick auf den Abgleich und die Verarbeitung von Daten zwischen SAP und Salesforce spezifische Anforderungen haben, die sich mit Salesforce Connect nicht erfüllen lassen? Dann bleibt als letzte Lösung die Nutzung eines Webservices. Im Zuge dieser Lösung wird eine SOAP- oder REST-Schnittstelle programmiert, die den Datenaustausch zwischen beiden Systemen ermöglicht. Salesforce selbst stellt zu diesem Zweck eine API mit Standard WSDL zur Verfügung, mithilfe derer Sie Ihre Anwendung in Salesforce integrieren können. Da Sie selbst eine Schnittstelle programmieren müssen, bietet dieser Lösungsansatz viel Gestaltungsfreiraum im Hinblick auf die Ausprägung der abzugleichenden Daten sowie auf die Art, wie diese weiterverarbeitet werden. Aber: Der Datenaustausch über Webservices ist zumeist Coding-intensiv. Auch die Monitoring- und Logging-Funktionen einer solchen Lösung sind begrenzt. Zudem müssen, neben der bereits angesprochenen Firewall-Problematik, die mit Cloudsystemen wie Salesforce einhergehenden Limitierungen beachtet werden, die auf die Multi-Tenancy-Struktur der Plattformen zurückzuführen sind.

So automatisiert die leichte Integration den Datenaustausch zwischen Salesforce und SAP

Die Integration von Salesforce in eine ERP-Landschaft bietet viele Vorteile. Sie ermöglicht den Datenaustausch zwischen den Systemen und gibt Ihnen so die Möglichkeit, das Potenzial Ihrer Softwarelandschaft voll auszuschöpfen. Die technischen Möglichkeiten zur Implementierung einer solchen leicht integrierten Systemlandschaft reichen dabei von vergleichsweise einfachen Lösungen, wie der Zwischenschaltung von auf einem File-Server hinterlegten CSV-Dateien, bis hin zur Programmierung maßgeschneiderter SOAP- oder REST-Schnittstellen, mit deren Hilfe sich auch komplexe Prozesse abwickeln lassen.

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Frank Y. Nedwed

Frank Y. Nedwed

Mein Name ist Frank Y. Nedwed und ich bin begeisterter Projektleiter und Consultant bei mindsquare. Neben meiner Leidenschaft Ihrer Abteilung das Leben leichter zu machen und Projekte zum Erfolg zu führen, interessiere ich mich insbesondere für Forschungs- und Anwendungsthemen rund um die digitale Transformation.

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