Systemgestützter Datenaustausch: So sparen Sie nicht nur Kosten, sondern auch Zeit
Unternehmen, die außer ihrem ERP- auch ein CRM-System nutzen, sehen sich häufig mit der Frage konfrontiert, wie sich die Daten einfach, schnell und zuverlässig von einem System in das andere übertragen lassen. In den kommenden Wochen möchte ich Ihnen daher die vier Arten des Datenaustauschs zwischen den beiden Lösungen vorstellen. Heute: der systemunterstützte Datenaustausch.
Die meisten Unternehmen greifen in ihrem operativen Geschäft auf eine umfangreiche Systemlandschaft zurück. Oft umfasst diese neben dem ERP-System auch eine separate CRM-Lösung. Im Arbeitsalltag ist eine strikte Trennung der beiden Systeme jedoch nur selten sinnvoll: Obwohl CRM- und ERP-Software andere Grundziele verfolgen, gibt es dennoch Informationen, die in beiden Bereichen benötigt werden. Es ist daher wichtig, dass die im ERP- und im CRM-System hinterlegten Datensätze identisch sind.
Stufe 2 der Softwareintegration: der systemunterstützte Datenaustausch
Um die Deckungsgleichheit der Datensätze zu garantieren ist es sinnvoll, beide Systeme miteinander zu verknüpfen. Diese Integration kann auf verschiedenen Eben stattfinden, von denen jede eine Reihe von Vor- und Nachteilen mit sich bringt:
- Manueller Datenaustausch
- Systemunterstützter Datenaustausch
- Leichte Integration
- Vollständige Integration
Obwohl diese vier Stufen aufeinander aufbauen, sind sie nicht zwangsläufig als kontinuierlicher Prozess zu verstehen. Jede Stufe hat eine Daseinsberechtigung. Daher lässt sich nicht pauschal sagen, dass alle Unternehmen, die Salesforce in ihre bestehende Softwarelandschaft integrieren möchten, eine Integration auf Stufe vier anstreben sollten.
Vor einigen Tagen habe ich Ihnen bereits die manuelle Datenübertragung als einfachste der vier Methoden des Datenaustauschs vorgestellt. Heute gehe ich eine Stufe weiter und betrachte für Sie die Pros und Contras des systemunterstützten Datenaustauschs.
Wann bietet sich ein systemunterstützter Datenaustausch zwischen Salesforce und SAP an?
Mit steigenden Datenmengen und Anforderungen an die Genauigkeit der Daten wird es zunehmend schwieriger, unterschiedliche SAP- und Salesforce-Datensätze rein manuell abzugleichen. Für Unternehmen, die vor dieser Herausforderung stehen, aber noch kein vollautomatisches System zum Datenabgleich implementieren können oder möchten, stellt der systemgestützte Datenaustausch einen hilfreichen Kompromiss dar. Das kann beispielsweise dann der Fall sein, wenn sich ein Unternehmen im Hinblick auf seine internen Prozesse noch in der Findungsphase befindet. In diesem Fall ist es nicht zwangsläufig sinnvoll, direkt ein vollautomatisches System zum Datenaustausch zu implementieren, da dieses früher oder später möglicherweise nicht mehr zu den internen Prozessen Ihres Unternehmens passt.
Der systemunterstützte Datenaustausch erlaubt es Ihnen, Abgleichprozesse zu systematisieren, ohne Einbußen hinsichtlich Ihrer Flexibilität hinnehmen zu müssen. So haben Sie beispielsweise die Möglichkeit, in Salesforce automatisierte Reports erstellen zu lassen, in denen die relevanten Daten in systematischer, tabellarischer Form dargestellt werden. So unterstützt Salesforce Ihre Mitarbeiter beim Zusammentragen und Systematisieren der relevanten Daten. Die eigentliche Übertragung der Daten von einem System in das andere erfolgt anschließend manuell.
Vorteile des systemunterstützten Datenaustauschs zwischen Salesforce und SAP
Als zweite „Stufe“ im Integrationsprozess von Salesforce in Ihre SAP-Landschaft knüpft der systemgestützte Datenaustausch direkt da an, wo der manuelle Datenaustausch aufhört – und verfügt daher über sehr ähnliche Vorteile: Beispielsweise ist die Umsetzung des systemunterstützten Datenaustausch ausgesprochen einfach und kommt gänzlich ohne Einführungs- oder Lizenzkosten aus. Da Ihre Mitarbeiter die Übertragung von Daten von einem System in das andere manuell erledigen, besteht außerdem für alle Informationen eine menschliche Validierungsinstanz. Insbesondere im Falle von komplexen Zusammenhängen zwischen den unterschiedlichen Datenbanken kann das ausgesprochen hilfreich sein.
Doch der systemgestützte Datenaustausch bietet noch einige weitere Vorteile: Wie bereits erwähnt fasst Salesforce die benötigten Daten automatisch in einem standardisierten Report zusammen. Daher ist der strukturierte Abgleich der Daten im Vergleich zum rein manuellen Datenaustausch deutlich einfacher und bietet zusätzliche Sicherheiten. Zudem profitieren Sie von den flexiblen Möglichkeiten, die Salesforce für die Formatierung von Reports zur Verfügung stellt. Gegebenenfalls lassen sich die Daten bereits im Quellsystem so darstellen, dass die Daten per Copy-Paste-Verfahren ins Zielsystem übertragen werden können.
Welche Nachteile hat der systemunterstützte Datenaustausch zwischen Salesforce und SAP?
Trotz aller Vorteile ist auch der systemunterstützte Austausch von Daten dauerhaft kaum tragfähig. Einerseits geht mit dem manuellen Datenaustausch ein hoher Zeitaufwand einher, da die finale Übertragung der Informationen vom Quell- in das Zielsystem manuell durch Ihre Mitarbeiter erfolgt. Zudem ist auch diese Herangehensweise noch recht fehleranfällig, da der Datenabgleich nach wie vor manuell erfolgt. Fehlerhaft eingetragene Informationen wirken sich negativ auf die Qualität Ihrer Datensätze aus. Beide Faktoren resultieren mittel- bis langfristig häufig in einer geringen Nutzerakzeptanz für die systemunterstützte Datenübertragung.
Praxisbeispiel: Implementierung einer E-Mail-Schnittstelle zur Übertragung von Daten aus Salesforce in SAP
Ein beliebter Anwendungsfall für den Einsatz einer systemgestützten Datenübertragung ist die Einrichtung einer E-Mail-Schnittstelle.
Stellen Sie sich vor, Ihr Vertrieb macht einem Kunden ein Angebot, welches dieser annimmt. Die Daten, die mit dieser Auftragsbestätigung zusammenhängen, müssen nun von Salesforce in Ihr SAP-System übertragen werden. Salesforce gibt Ihnen die Möglichkeit, in der Nutzeroberfläche einen Button anzulegen, der diesen Prozess vereinfacht. Mit einem Klick lassen sich die Daten automatisch in ein Template einfügen und per E-Mail an einen weiteren Mitarbeiter verschicken. Dieser kann die Daten dann manuell ins SAP-System einpflegen.
Abbildung 1: Salesforce gibt Ihnen die Möglichkeit, Daten automatisch in ein Template einzufügen. So können Sie die Daten anschließend automatisch per E-Mail an einen weiteren Mitarbeiter verschicken. Dieser kann die Daten dann manuell ins SAP-System einpflegen.
Dieses Vorgehen ermöglicht eine Arbeitsteilung, die die Produktivität Ihrer Mitarbeiter steigert. Außerdem fungiert die E-Mail-Inbox, an die die Daten weitergeleitet werden, automatisch auch als To-Do-Liste. Daher verbessert diese Art der systemunterstützten Datenübertragung auch die Transparenz bei der Bearbeitung ausstehender Aufgaben.
Ein Nachteil dieser speziellen Form der systemunterstützten Datenübertragung besteht darin, dass die Geschwindigkeit, mit der Prozesse abgewickelt werden, unter Umständen abnimmt: Die bereits angesprochene Produktivitätssteigerung, die mit diesem Ansatz einhergeht, beschränkt sich häufig lediglich auf Ihre Vertriebsmitarbeiter. Sie müssen die Salesforce-Daten nun nicht mehr selbst in SAP einpflegen, sondern geben diese Aufgabe an andere Mitarbeiter ab. Da jedoch nicht garantiert werden kann, wann genau die Daten ins Zielsystem eingepflegt werden, kann es bei der Auftragsabwicklung zu Wartezeiten kommen. Diese werden durch das Fehlen eines einfachen Rückkanals im Falle von Rückfragen sowie die nicht immer transparente Priorisierung seitens der die Daten verarbeitenden Mitarbeiter noch verstärkt.
Gut zu wissen: Unsere Fachmail-Serie
In unserer Mail-Serie geben unsere Experten Tipps, wie Sie einen manuellen, langsamen und fehleranfälligen Austausch von Daten vermeiden. So müssen die Fachabteilungen nicht mehr auf veralteten Daten reporten. Einmal in der Woche wird sie Ihnen zugesendet und Sie können sich jederzeit auch wieder austragen.
Systemunterstützte Datenübertragung: Der erste Schritt in Richtung Softwareintegration
Falls Ihr Unternehmen neben einem ERP-System auch über ein CRM-Tool verfügt, oder falls Sie darüber nachdenken, Ihr bestehendes System um ein CRM zu ergänzen, lohnt es sich, eine Integration der beiden Systeme in Erwägung zu ziehen. Sie ermöglicht den Datenaustausch zwischen den Systemen und gibt Ihnen so die Möglichkeit, das Potenzial Ihrer Softwarelandschaft voll auszuschöpfen.
Die systemunterstützte Datenübertragung stellt dabei den ersten Schritt zum automatisierten Datenabgleich dar. Dieser Ansatz bietet ein Maßes an Flexibilität und geringen Einstiegshürden. Daher eignet sich die systemunterstützte Datenübertragung besonders gut für Unternehmen, die den Schritt in Richtung automatisierte Datenübertragung und Softwareintegration wagen möchten, sich im Hinblick auf Ihre internen Prozesse aber noch in der Findungsphase befinden.
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