Kanban
Inhaltsverzeichnis
Was ist Kanban?
Ursprünglich aus Japan stammend, setzt sich das Wort “Kanban” aus den japanischen Begriffen “kan” (Signal) und “ban” (Karte) zusammen. Kanban ist eine Methode im agilen Projektmanagement, die darauf abzielt, Aufgaben und Ressourcen optimal zu verteilen. Das zentrale Element ist das Kanban Board, auf dem Aufgaben in verschiedenen Phasen visualisiert werden. Jede Aufgabe wird auf einer Karte festgehalten und wandert durch die Phasen, bis sie erledigt ist. Die Methode ermöglicht Flexibilität, klare Kommunikation im Team und verbessert die Effizienz, indem es den Workflow transparent macht und Teams erlaubt, sich schnell an neue Anforderungen anzupassen.
Wie funktioniert Kanban?
Der erste Schritt zur Implementierung von Kanban besteht darin, den bestehenden Workflow sowie vorhandene Aufgaben und Probleme visuell darzustellen. Dies geschieht durch ein Kanban-Board, das beispielsweise aus einem simplen Whiteboard und Haftnotizen oder Karteikarten besteht. Jede Karte auf dem Board repräsentiert eine Aufgabe. Diese einfache Maßnahme schafft Transparenz über die Arbeit und zeigt bestehende Engpässe auf.
Als nächstes wird Work in Progress (WIP) limitiert, also die Anzahl paralleler Aufgaben. Dies reduziert Multitasking und ermöglicht eine schnellere Erledigung jeder einzelnen Aufgabe. Kanban verwendet verschiedene Mechanismen für die WIP-Limitierung, wie zum Beispiel Spalten-Limits. In unserem Beispiel dürfen beispielsweise nur 4 Tickets in der Spalte “Entwickeln” sein. Diese Limits zwingen dazu, Probleme aktiv anzugehen, anstatt sie zu umgehen.
Im Kern von Kanban steht das Konzept des Flusses. Dies bedeutet, dass die Tickets möglichst gleichmäßig durch das System fließen sollen, ohne lange Wartezeiten oder Blockaden. Alles, was den Fluss behindert, wird kritisch hinterfragt. Kanban verwendet verschiedene Techniken, Metriken und Modelle, um diesen Fluss sicherzustellen. Bei konsequenter Anwendung kann Kanban eine Kultur kontinuierlicher Verbesserung (Kaizen) im Unternehmen fördern.
Die 4 Kanban-Prinzipien
Es gibt vier Grundsätze und Leitlinien in Kanban, die Ihnen und Ihrem Team nützlich sein können, wenn Sie darüber nachdenken, dieses Framework zu übernehmen:
- Beginnen Sie mit dem, was Sie bereits tun: Kanban lässt sich nahtlos in Ihren bestehenden Arbeitsablauf integrieren. Im Gegensatz zu starren Methoden wie Scrum, passt sich Kanban flexibel an die vorhandenen Praktiken Ihres Teams an.
- Führen Sie schrittweise Veränderungen ein: Große Veränderungen auf einmal können Unsicherheit im Team verursachen und das neue System ineffektiv machen. Kanban setzt auf kontinuierliche, schrittweise Verbesserungen (Kaizen). Durch kleine, schrittweise Anpassungen können Sie langfristige und nachhaltige Veränderungen erreichen.
- Berücksichtigen Sie bestehende Prozesse, Rollen und Verantwortlichkeiten: Anders als einige andere Lean-Methoden passt sich Kanban den bestehenden Teamstrukturen und Prozessen an. Es erkennt die Stärken Ihrer aktuellen Arbeitsweise an, ohne sie komplett umzustürzen.
- Fördern Sie Initiative auf allen Ebenen: Kanban ermutigt alle Teammitglieder, aktiv an Veränderungen teilzunehmen. Jeder kann Ideen einbringen, neue Strategien entwickeln und neue Arbeitsprozesse vorschlagen. Dies schafft eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung, die von allen getragen wird.
Die 6 Methoden des Kanban-Frameworks
Die Anwendung von Kanban umfasst sechs praktische Schritte, um die Kernziele des Frameworks – kontinuierliche Verbesserung (Kaizen) und inkrementelles Wachstum – zu erreichen:
- Visualisieren Sie Ihre Arbeit: Auf einem Kanban Board können Sie den Fortschritt Ihrer Aufgaben links beginnend nach rechts verfolgen. Während Ihre Teammitglieder daran arbeiten, bewegt sich die Aufgabe allmählich in Richtung der Spalte “Erledigt”. Dies ermöglicht einen klaren Überblick über den aktuellen Arbeitsstatus im Team.
- Begrenzen Sie die Menge gleichzeitig laufender Arbeitsvorgänge: Reduzieren Sie Multitasking und fördern Sie die Konzentration auf die Fertigstellung einzelner Aufgaben, um einen reibungslosen Arbeitsfluss zu gewährleisten.
- Verwalten Sie den Arbeitsfluss: Durch die Optimierung des Workflows auf dem Kanban Board wird die “Lead Time” (die Zeitspanne vom Beginn einer Aufgabe bis zu ihrem Abschluss in der “Erledigt”-Spalte auf Ihrem Kanban Board) reduziert und gewährleistet, dass Aufgaben rechtzeitig abgeschlossen werden.
- Schaffen Sie Klarheit über Prozessregeln: Klare und kommunizierte Regeln innerhalb des Teams sind entscheidend, um sicherzustellen, dass alle Mitglieder das Kanban-System effektiv nutzen.
- Implementieren Sie Feedbackschleifen: Holen Sie sich Feedback von Kunden und Teammitgliedern, um die Qualität der Arbeit zu bewerten. Nutzen Sie dieses Feedback, um den Prozess zu verbessern und Anpassungen vorzunehmen.
- Verbessern Sie den Prozess gemeinsam und probieren Sie Neues aus: Kontinuierliche Verbesserung ist der Kern von Kanban. Seien Sie offen für Zusammenarbeit mit anderen Systemen und seien Sie bereit, neue Ansätze auszuprobieren und den Prozess entsprechend anzupassen.
Einsatzbereiche von Kanban
Kanban ist äußerst anpassungsfähig und hat nur wenige feste Regeln. Im Gegensatz zu Scrum, das spezifische Zeitpläne und Rollen vorgibt, bietet es eine offene Struktur. Es kann in nahezu jeder Situation angewendet werden, sei es in kleinen oder großen Teams, sogar von Einzelpersonen zur Organisation ihrer Aufgaben.
In großen Unternehmen, die oft Schwierigkeiten haben, neue Prozesse zu integrieren, ist Kanban ein idealer Einstieg. Die Methode lässt sich schrittweise implementieren, ohne das bestehende System grundlegend zu ändern. Sie kann auch auf verschiedenen Ebenen im Unternehmen eingesetzt werden, von der operativen Ebene des täglichen Arbeitsablaufs bis zum strategischen Portfolio-Management.
Die Offenheit der Methode ermöglicht es, es mit anderen Methoden zu kombinieren. Eine beliebte Kombination ist Kanban mit Scrum. Obwohl beide Methoden unterschiedliche Schwerpunkte haben, können sie gut miteinander integriert werden. Während Scrum den Fokus auf das Team legt, konzentriert sich Kanban auf den Fertigungsprozess und das Endprodukt für den Kunden.
Insgesamt bietet Kanban eine flexible und offene Herangehensweise, die sich leicht in bestehende Arbeitsabläufe integrieren lässt und Raum für kontinuierliche Verbesserungen und Anpassungen bietet.
Vor- und Nachteile
Kanban bietet zahlreiche Vorteile, wie ein offenes Prinzip, mehr Transparenz, einen gleichmäßigen Workflow, stetige Verbesserung und einfache Integration in verschiedene Situationen. Allerdings gibt es auch Herausforderungen, die Teams abschrecken könnten.
Es ist entscheidend, dass die Arbeit in Schritte aufgeteilt werden kann, damit das System sinnvoll ist. Zudem erfordert das Prinzip, dass Teammitglieder flexibel an verschiedenen Stationen arbeiten können, da Work-in-Progress-Limitierungen Probleme sichtbar machen und Kapazitäten verschoben werden müssen. Diese Anforderung kann zu Herausforderungen führen, insbesondere wenn es an übergreifenden Kompetenzen mangelt. Außerdem kann die fehlende Zeitplanung Probleme bei Deadlines verursachen. Daher ist es wichtig, diese Aspekte bei der Entscheidung zu berücksichtigen.
Fazit
Kanban ist eine flexible und transparente Methode im agilen Projektmanagement, die durch das Visualisieren von Aufgaben, das Begrenzen von gleichzeitigen Arbeitsvorgängen und kontinuierliche Verbesserungen effiziente Arbeitsabläufe fördert. Sie passt sich nahtlos bestehenden Prozessen an und ermöglicht eine einfache Integration in verschiedene Situationen. Die Offenheit von Kanban erlaubt auch die Kombination mit anderen Methoden wie Scrum. Trotz der Vorteile, wie erhöhter Transparenz und stetiger Verbesserung, sollten Teams darauf achten, dass Aufgaben in Schritte aufgeteilt werden und Teammitglieder flexibel an verschiedenen Stationen arbeiten können. So kann die Effektivität von Kanban gewährleistet werden.
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FAQ
Was ist Kanban?
Kanban beschreibt eine Methode aus dem agilen Projektmanagement zur optimalen Verteilung von Aufgaben und Ressourcen. Dafür wird ein Kanban Board zur Visualisierung der verschiedenen Phasen eines Projekts verwendet.
Wie funktioniert Kanban?
Zu Beginn steht die Visualisierung des Workflows an. Zusätzlich wird die Anzahl parallel ablaufender Aufgaben reduziert, um einzelne Aufgaben schneller zu erledigen und alle Blockaden, die den Fluss der Aufgaben durch das System beeinträchtigen, beseitigt.
Welche Vorteile bietet Kanban?
Vorteile von Kanban sind das offene Prinzip und die gesteigerte Transparenz. Des Weiteren profitieren Sie von einem gleichmäßigen Workflow und einfacher Integration in beliebige Situationen.
