Dokumentation im App-Zeitalter
Haben Sie sich schonmal die Nutzerdokumentation von WhatsApp, Facebook oder Google Maps durchgelesen? Nein? Ich auch nicht. Lesen Sie in diesem Blogbeitrag, wieso jedoch bei Business Apps eine Dokumentation zur Produktivitätserhöhung führt und wie Sie Nutzerdokumentationen einfach in Ihre Salesforce-Organisation integrieren.
Dokumentation in der Praxis
Während in der Literatur die verschiedenen Arten der Dokumentation (z.B. System-, Projekt-, Qualitäts- und Prozessdokumentation) als eine der wichtigsten Artefakte im Softwareentwicklungsprozess herausgestellt werden¹, ist die Verpflichtung zur qualitativen Dokumentation in der Praxis oft nur ein Lippenbekenntnis. In vielen Unternehmen wird bei Zeitdruck oder Budgetmangel in Projekten, am ehesten an der Dokumentation gespart.
Drei gute Gründe für Dokumentationen
Besonders die Nutzerdokumentation scheint in Zeiten von intuitiven und selbsterklärenden Apps ohnehin hinfällig. Lassen Sie uns heute drei gute Gründe für eine App-Dokumentation vor Augen führen.
Digital Immigrants
Nicht jeder ist mit dem Smartphone aufgewachsen. Personen, die vor 1980 geboren sind, werden heutzutage als Digital Immigrants bezeichnet. Da sie mit aktuellen Technologien nicht aufgewachsen sind, müssen sie den Umgang mit Smartphones und Co. oft erst erlernen. Die intuitive und selbsterklärende Bedienung mancher Apps, ist in vielen Fällen daher nur für Digital Natives wirklich intuitiv und selbsterklärend.
Eine Nutzerdokumentation, z.B. in Form von Video-Tutorials, hilft den Digital Immigrants den Umgang mit einer App in kürzester Zeit zu erlernen.
Abhängigkeit von Know-how-Trägern
“Kontaktieren Sie bei Fragen bitte Max Mustermann aus der IT-Abteilung, Bereich Application & Support.”
Bei fehlender Nutzerdokumentation wird oft auf zentrale Know-how-Träger innerhalb des Unternehmens verwiesen. Sie betreuen das jeweilige Softwareprodukt und sind für allgemeine Supportanfragen sowie für die Administration zuständig. Für die User ist das in der Regel oft eine sehr bequeme Lösung: Ein Anruf oder eine E-Mail genügt und schon sind sie mit den wichtigsten Informationen versorgt.
Befindet sich der Know-how-Träger jedoch im Urlaub, ist krank oder hat gar das Unternehmen verlassen, steht die betreute App quasi vor dem aus. Wichtige Funktionsdetails sind nicht mehr präsent und im schlimmsten Fall geraten zentrale Unternehmensprozesse ins Stocken – mit einer detaillierten Nutzerdokumentation kann dieses Worst-Case-Szenario elegant vermieden werden.
Versagensängste
Während die Fehlbedienung von WhatsApp und Facebook in der Regel keine dramatischen Konsequenzen mit sich zieht, sieht dies bei Applikationen für zentrale Unternehmensprozesse schon anders aus. Ein falscher Klick und der Kunde, der gerade seine Rechnung bezahlt hat, bekommt eine Mahnung geschickt – kein schöner Gedanke.
Hier unterstützt die Nutzerdokumentation mit einer Prozessbeschreibung bei der Einordnung in den Gesamtkontext. Sie zeigt, welche Interaktionen mit der App welche Unternehmensprozesse anstoßen.
Dokumentation einfach in Salesforce integrieren
Wie können Sie also von den Vorteilen der Nutzerdokumentation mit geringem Aufwand profitieren? Eine äußerst einfache Möglichkeit ist die Pflege der so genannten “Help Texts” innerhalb von Salesforce.
Diese Texte werden direkt für das Feld definiert …
Help Text anlegen
… und im Standardlayout direkt dem User angezeigt, sobald er mit der Maus über das Info-Symbol fährt bzw. innerhalb der App auf das Info-Symbol klickt.
Help Text anzeigen
Diese Art der Dokumentation bringt einen schnellen Benefit, hat aber auch nur eng begrenzte Möglichkeiten. Sofern Sie von den Vorteilen einer vollständigen Dokumentation profitieren wollen, benötigen Sie eine umfangreichere Lösung.
Profitieren Sie von der Dokumentations-App
Hier empfehlen wir Ihnen die Dokumentations-App. Mit der Dokumentations-App erstellen Sie direkt in Ihrer Salesforce-Organisation alle nötigen Dokumente. Somit stellen Sie Ihren Nutzern ohne hohen Aufwand eine vollständige Dokumentation zur Verfügung. Ihre Nutzer profitieren von einem einfachen Zugriff ohne Systembruch und werden schnell von Ihrer Dokumentation überzeugt sein. Somit ist das Verlassen der Salesforce Organisation zu Confluence oder SharePoint nicht mehr nötig.
Welche Vorteile sehen Sie in einer qualitativ hochwertigen Nutzerdokumentation? Treten Sie gerne mit mir in den Dialog!
¹ vgl. beispielsweise Software Engineering: Grundlagen, Menschen, Prozesse, Techniken von Jochen Ludewig, Horst Lichter; März 2010; Kapitel 12 bzw. S. 259 ff.)
