Salesforce Flow
Inhaltsverzeichnis
Ein Flow – was ist das überhaupt?
Ein Flow ist ein Tool, welches die Automatisierung Ihres Geschäftsprozesses ermöglicht. Dabei stellen Flows Lösungen ohne Code dar, weshalb sie jedoch nicht automatisch die einfachsten sind. Ferner lassen sich Flows als visuelle Kodierungen verstehen. Dazu müssen sie Programmierungskonzepte wie Variablen verstehen und wissen, wie Logik funktioniert.
Da es jedoch eine Menge verschiedener Geschäftsprozesse gibt, für die es jeweils unterschiedliche Automatisierungstools gibt, eignen sich Flows folglich nur bei folgenden Geschäftsprozesstypen:
- Automatisierung im Hintergrund
- Geführte visuelle Umgebung
Bei Automatisierungen im Hintergrund benötigen Sie keine Benutzereingaben. Denn diese Geschäftsprozesse erhalten alle erforderlichen Daten von Ihrer Salesforce-Organisation oder einem angebundenen System. Der Einsatz eines Flows kann dabei durch drei verschiedene Möglichkeiten erfolgen:
- Ein automatisch startender Flow, der einen Datensatzauslöser in Flow Builder angibt
- Ein Prozess im Process Builder erstellen
- Ein Apex-Auslöser mit Apex-Code erstellen
Die geführte visuelle Umgebung stellt hingegen einen Geschäftsprozess dar, welcher die Eingabe von Benutzern – seien es Mitarbeiter oder Kunden – erfordert. Hinsichtlich eines Flows haben Sie hierbei folgenden Möglichkeiten:
- Bildschirm-Flow: Dabei erstellten Sie vielseitige Bildschirme, die den Benutzer durch den Geschäftsprozess führen. Dabei automatisieren Sie die erforderliche Logik und die Aktionen zwischen diesen Bildschirmen.
- Lightning-Flow: Mit der Integration der Lightning-Leistung in die Flow-Technologie, können Sie geführte visuelle Prozesse mit Lightning-Komponenten erstellen und diese zu einer App, einem Datensatz oder einem Portal hinzufügen. Dadurch können Kunden und Mitarbeiter die volle Kontrolle über die Benutzererfahrung haben.
Typen von Salesforce Flows
Autolaunched Flows
Diese Salesforce Flows werden automatisch gestartet und können verwendet werden, um automatisierte Aufgaben in Salesforce auszuführen. Sie können von Benutzern über den Process Builder, Apex-Klassen, Änderungen an Datensätzen, geplante Zeitpunkte oder Plattformereignisse aufgerufen werden.
Zeitgesteuerte Flows
Das sind autogestartete Flows, die zu einem bestimmten Zeitpunkt und in bestimmten Intervallen für jeden Datensatz in Stapeln gestartet werden können. Diese Flows werden im Hintergrund ausgeführt, um Ihre Geschäftsprozesse zu automatisieren.
Screen Flows
Diese Salesforce Flows haben eine eindeutige Benutzeroberfläche und erfordern Eingaben von Salesforce-Benutzern. Sie können Screen Flows entweder als Aktion starten oder als Element auf einer Lightning-Seite einbetten.
Datensatzgesteuerte Flows
Dies sind autogestartete Flows, die im Hintergrund ausgeführt werden, wenn ein Benutzer Salesforce-Datensätze erstellt, aktualisiert oder löscht.
Plattformereignisgesteuerte Flows
Diese Salesforce-Flows werden im Hintergrund ausgeführt, wenn eine Plattformereignisnachricht empfangen wird.
Salesforce Flow
Salesforce Flow ist ein Produkt, mit dem Sie Flows und Prozesse erstellen, verwalten und ausführen können. Dieses bietet eine deklarative Prozessautomatisierung für alle Anwendungen, Portale und Umgebungen von Salesforce. Darüber hinaus beinhaltet Salesforce Flow zwei Automatisierungstools, die nach dem Zeigen-und-Klicken-Prinzip funktionieren:
- Flow Builder
- Prozessgenerator
Aber was ist der Unterschied zwischen diesen beiden Tools? Den Flow Builder nutzen Sie, wenn Sie einen Flow erstellen wollen. Mit dem Prozessgenerator hingegen, optimieren Sie bereits bestehende Prozesse.
Der Flow Builder
Für was verwenden Sie den Flow Builder?
- Wenn ein Datensatz erstellt, aktualisiert oder gelöscht wird
- Wenn ein Benutzer auf etwas wie z. B. eine Schaltfläche klickt
- Wenn ein Plattformereignis auftritt
Für welche Szenarien sollten Sie einen Flow im Flow Builder erstellen?
- Ein Vertriebsmitarbeiter klickt auf eine Opportunity, wodurch ein Rabattrechner gestartet wird
- Beim Auftreten eines Plattformereignisses eine Aufgabe erstellen
- Bei der Aktualisierung einer Opportunity-Phase gleichzeitig ein benutzerdefiniertes Kontrollkästchenfeld aktualisieren
- Beim Schließen einer Opportunity automatisch eine Verlängerungs-Opportunity anlegen
- Einen Lead-Datensatz in Salesforce nach Ablauf einer bestimmten Zeit oder bei Erreichen einer angegebenen Zeit aktualisieren
- Begleiten eines Site-Mitglieds mit einem Schritt-für-Schritt-Assistenten durch die Beantragung einer neuen Kreditkarte
- Bei Aktualisierung eines Accounts gleichzeitig alle damit zusammenhängenden Kontakte aktualisieren
Was beinhaltet der Flow Builder?
Wenn Sie Flows erstellen wollen, benötigen Sie den Flow Builder. Dieser enthält folgende Funktionen:
Toolbox
Die Toolbox des Flow Builders enthält sowohl Ressourcen als auch Elemente, die zur Erstellung Ihres Flows benötigt werden. Unter dem Reiter „Manager“ können Sie Ressourcen wie Phasen, Auswahlmöglichkeiten sowie Variablen erstellen, die dann in Ihrem Flow verwendet werden.
Zeichenbereich
In diesem Bereich können Sie durch das Hinzufügen von Elementen einen Flow erstellen. Wenn Sie verschiedene Elemente miteinander verbinden, wird dies im Flow als Diagramm dargestellt.
Schaltflächenleiste
Die Schaltflächenleiste enthält die wichtigsten Informationen zu Ihren Flows, und zwar:
- Wann ein Flow das letzte Mal gespeichert wurde
- Ob der Flow aktiv oder inaktiv ist
- Ob Warnungen und Fehlermeldungen für den Flow vorliegen
Abbildung 2: Darstellung der Toolbox (1), dem Zeichenbereich (2) und der Schaltflächenleiste (3)
Wie ist ein Flow in Salesforce aufgebaut?
Jeder Flow beinhaltet folgende drei Bausteine:
- Element 1 = Dieses Element zeigt der Flow Builder im Zeichenbereich an. Um ein Element dem Zeichenbereich hinzuzufügen, müssen Sie dieses lediglich aus der Toolbox dorthin ziehen.
- Konnektoren = teilen dem Flow mit, welches Element dieser als nächstes ausführen soll. Konnektoren sind demnach als Pfad zu verstehen, dem der Flow zur Laufzeit folgt.
- Ressourcen = Container, die einen bestimmten Wert darstellen. Darunter fallen beispielsweise Feldwerte oder Formeln. Mit ihnen ist es möglich, Ressourcen im gesamten Flow zu referenzieren.
Der Prozessgenerator
Der Prozessgenerator ist ein Zeigen-und-Klicken-Tool, mit dem Sie bedingungsabhängige Geschäftsprozesse einfach automatisieren können. Während der Erstellung zeigt dieser eine grafische Darstellung Ihres Prozesses an. Im Gegenteil zum Flow Builder bietet sich der Prozessgenerator nur an, sofern bereits Prozesse bestehen.
Die Komponenten eines Prozesses
Jeder Prozess besteht aus mindestens …
- Einem Auslöser
- Einem Kriterienknoten
- Einer Aktion
Dabei können Sie aktuelle Aktionen selbst konfigurieren oder künftige Aktionen so planen, dass Prozesse sie zu einem bestimmten Zeitpunkt ausgeführen.
Auslöser: Bestimmen, wann der Prozess ausgeführt werden soll
Der Auslöser legt fest, wann der Prozess ausgeführt werden soll. Bei Prozessen zum Ändern von Datensätzen bestimmt der Auslöser, auf welches Objekt und welche der folgenden Änderungen der Prozess achten soll.
Kriterien: Bestimmen, ob Aktionen ausgeführt werden sollen
Kriterienknoten haben die Funktion, die Steuerung des Prozesses festzulegen. Dabei können Sie selbst Ihre gewünschten Kriterienknoten erstellen. Sobald ein Datensatz die Kriterien nicht erfüllt, überspringt der Prozess diese Aktionen und fährt mit dem nächsten Kriterienknoten fort.
Hinsichtlich der Kriterienknoten haben Sie folgende Möglichkeiten:
- Filterbedingungen festlegen
- Kriterien deaktivieren und immer zugehörige Aktionen ausführen
- Benutzerdefinierte Formel eingeben. Diese Formel folgt einer binären Logik – sie muss also entweder in „Wahr“ oder „Falsch“ aufgelöst werden.
Aktionen: Was der Prozess erledigen soll
Sofern der Prozess einen Kriterienknoten mit „Wahr“ auswertet, führt dieser die zugehörigen Aktionen aus oder wartet auf deren Ausführung zu einem geplanten Zeitpunkt. Unabhängig davon, wann die Aktionen ausgeführt werden, sind im Folgenden einige der Aufgaben, die Sie mit einer Prozessaktion erledigen können:
- Datensätze erstellen
- Den Datensatz, durch den der Prozess gestartet wurde, oder die damit verknüpften Datensätze aktualisieren
- Diesen Datensatz zur Genehmigung einreichen
- Einen oder mehrere zugehörige Datensätze aktualisieren
- E-Mails mithilfe einer angegebenen E-Mail-Vorlage senden
- In einem Chatter-Feed posten
Abbildung 3: Welches Automatisierungstool ist das richtige für Ihren Anwendungsfall?
Fazit
Mit dem Flow als Automatisierungstool können Sie Ihre Geschäftsprozesse automatisieren. Achten Sie darauf, dass Sie das richtige Automatisierungstool für Ihren spezifischen Geschäftsprozess verwenden. Zur Erinnerung: Flows eignen sich nur für Automatisierungen im Hintergrund sowie für geführte visuelle Umgebungen. Der Prozessgenerator hingegen eignet sich lediglich bei Automatisierungen im Hintergrund, sofern bereits Prozesse bestehen. Über die Flows, deren Funktionsweise und deren Nutzen, gibt es noch vieles mehr zu wissen.
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FAQ
Was ist ein Flow?
Ein Flow ist ein Tool, welches die Automatisierung Ihres Geschäftsprozesses ermöglicht. Dabei stellen Flows Lösungen ohne Code dar, weshalb sie jedoch nicht automatisch die einfachsten sind. Ferner lassen sich Flows als visuelle Kodierungen verstehen.
Was kann ein Flow in Salesforce?
Salesforce Flow ist ein Produkt, mit dem Sie Flows und Prozesse erstellen, verwalten und ausführen können. Dieses bietet eine deklarative Prozessautomatisierung für alle Anwendungen, Portale und Umgebungen von Salesforce.
