Diese 8 Hürden gefährden den Go-Live Ihrer Salesforce-Implementierung
Um ein Salesforce-Implementierungsprojekt erfolgreich abzuschließen, sollten Sie die Implementierung im Voraus sorgfältig planen und verschiedene Faktoren berücksichtigen. Es gibt eine Reihe von Herausforderungen, die dazu führen können, dass Sie Ihren Go-live-Termin nicht einhalten können. Im Folgenden finden Sie einen Überblick über die wichtigsten Hindernisse und deren Lösung.
1. Requirements Engineering
Ein kritischer Punkt in Projekten der Salesforce-Implementierung ist das Requirements Engineering (Anforderungsmanagement). Die Rolle des Businessanalysten ist hier von großer Bedeutung, sowohl im Vorprojekt vor dem Entwicklungsstart als auch während der gesamten Durchführung des Projekts.
Salesforce als Standardsoftware bietet Ihnen zwar viele übergreifende Funktionen und Prozesse. Allerdings handelt es sich dabei nicht um Ihre Geschäftsprozesse. Somit besteht die Aufgabe darin, Ihre Geschäftsprozesse entweder an das Standard-Set anzupassen oder Ihre Prozesse im System abzubilden. Ein fehlender Business Case kann ebenfalls dazu führen, dass wichtige Anforderungen für Ihr Unternehmen nicht erfüllt werden.
Sie sollten eine strukturierte Erhebungsmethodik anwenden, um sicherzustellen, dass Sie alte, ineffiziente Prozesse nicht in das neue System übernehmen. Der Fokus muss also weiterhin auf den Prozessen liegen. Viele Unternehmen denken jedoch, dass sie Salesforce kaufen, auspacken und direkt mit der Nutzung beginnen können. Die Realität sieht etwas anders aus.
2. Integration
Prozesse und Daten sollen übergreifend und über Systemgrenzen hinweg in verschiedenen Systemen genutzt werden. Darum ist es wichtig, dass die notwendigen Systeme miteinander verbunden werden, um Daten auszutauschen. Somit können übergreifend Geschäftsprozesse abgebildet werden. Hier ist eine proaktive und frühzeitige Beratung wichtig. Denn oft wird unterschätzt, wie komplex und kostspielig die Integration sein kann.
Sie sollten abwägen, ob Sie mithilfe von Middleware-Lösungen eine auf Ihre Bedürfnisse abgestimmte individuelle Integration bauen oder aber ob Sie eine fertige Software-as-a-Service-Plattform nutzen möchten. Letztlich also eine klassische Make-or-Buy Entscheidung. So können Sie mögliche Datensilos vermeiden und sicherstellen, dass Ihre verschiedenen Systeme nahtlos zusammenarbeiten.
Sofern Sie etwas in den integrierten Systemen ändern möchten, müssen Sie diese Änderungen gut abstimmen. Sonst könnten schon bald unerwartete Probleme auftreten.
3. Datenmigration
Die Datenmigration ist ein weiterer kritischer Punkt, der oft vernachlässigt wird. Es ist wichtig, dass Sie proaktiv planen und Experten hinzuziehen, damit Ihnen eine systematische Planung, Konzeption und Durchführung der Migration gelingt.
Wenn Sie bestimmte Aspekte nicht beachten, könnten Sie schon bald vor weiteren Herausforderungen stehen. Zu den häufigsten Auslösern für Probleme bei der Datenmigration gehören:
- Schlechte Datenqualität
- Unklare Verantwortlichkeiten bei der Datenbereinigung
- Fehlende Migrationstests
- Fehlende Übereinstimmung der Datenstrukturen zwischen dem alten und neuen System
4. Daten
Bei der Implementierung sollten Sie sich intensiv mit Ihren Daten befassen. Neben der Abbildung von Geschäftsprozessen und Funktionen ist die sorgfältige Planung Ihrer Daten von entscheidender Bedeutung. Ohne qualitativ hochwertige und global harmonisierte Daten wird ein CRM-System den versprochenen Nutzen nicht liefern können. Sie können diese Planung als Vorprojekt des eigentlichen Implementierungsprojekts von Salesforce ansehen. Dabei kann Ihnen eine Beratung durch Experten zugutekommen.
Denn falls es in Ihrem Unternehmen kein effektives Master Data Management gibt, können Probleme auftreten, wenn Sie Daten aus verschiedenen Quellen in Salesforce integrieren. Harmonisierte Daten sind dabei ein unwahrscheinliches Ergebnis.
Mein Tipp: Beschäftigen Sie sich mit Ihren Daten, werden Sie sich über Ihre Daten, deren Orte, deren Herkunft bewusst und halten Sie dies fest. Verschaffen Sie sich auch frühzeitig einen Überblick darüber, ob Sie mit Stamm- oder Bewegungsdaten arbeiten.
Stammdaten und Bewegungsdaten sind zwei verschiedene Arten von Daten, die in einem Informationssystem verwendet werden.
Stammdaten
Stammdaten sind grundlegende statische Informationen über Objekte, Entitäten oder Personen in einem CRM-System. Für diese Daten ist vor allem wichtig, eine übergreifende einheitliche Anlage und Pflege der Prozesse zu haben. Sind diese nicht vorhanden, so sollte das vor einem Start einer Entwicklung erhoben und im Anforderungsmanagement (siehe Tipp 1: Requirements Engineering) aufgenommen werden.
Diese Daten bilden die Grundlage für die Durchführung Ihrer Geschäftsprozesse und -transaktionen. Sie werden in der Regel zentral verwaltet und dienen als Referenz für verschiedene Geschäftsprozesse.
Beispiele für Stammdaten sind:
- Kundendaten (Name, Adresse, Kontaktinformationen)
- Produktdaten (Beschreibungen, Preise, Lagerbestände)
- Lieferantendaten (Name, Adresse, Zahlungsbedingungen)
Bewegungsdaten
Bewegungsdaten sind zeitlich begrenzte transaktionsbasierte Informationen, die im Rahmen Ihrer Geschäftsprozesse generiert werden. Sie dokumentieren die spezifischen Aktivitäten oder Ereignisse, die im Zusammenhang mit den Stammdaten stattfinden.
Diese Daten erfassen Veränderungen, Aktualisierungen oder Bewegungen in Bezug auf die Stammdaten. Sie sind eng mit den Stammdaten verknüpft und dienen dazu, die Geschäftsprozesse abzubilden und zu steuern.
Beispiele für Bewegungsdaten sind:
- Kundenaufträge
- Rechnungen
- Lieferungen
- Zahlungstransaktionen
Ein effektives Management Ihrer Stammdaten und auch Ihrer Bewegungsdaten ist entscheidend, damit Sie eine konsistente und zuverlässige Datenbasis gewährleisten können und Geschäftsprozesse genau abbilden können. Außerdem ist eine Integration wichtig, da Stamm- und Bewegungsdaten in der Regel in verschiedenen Systemen gespeichert sind und dank einer Integration systemübergreifend ausgetauscht werden können.
Sie sollten also sowohl Stammdaten als auch Bewegungsdaten in einem Informationssystem gut strukturieren, verwalten und pflegen. Nur so können Sie eine hohe Datenqualität und allgemein eine effiziente Geschäftsabwicklung sicherstellen.
5. Berechtigungsmanagement
Ein weiterer Aspekt bei der Implementierung von Salesforce ist das Berechtigungsmanagement. Eine klare Anforderungserhebung ist hier entscheidend, damit Sie Missverständnisse vermeiden können. Mit den Werkzeugen der Salesforce-Plattform lassen sich zahlreiche Lösungen für diverse Problemstellungen finden. Der Schlüssel ist allerdings, die fachlichen Anforderungen sowie die technischen und legalen Anforderungen zunächst zu erheben und auf Basis dessen ein entsprechendes Konzept zu entwickeln.
Das braucht jedoch Zeit. Diese Zeit sollte entsprechend eingeplant werden. Dazu gehört auch die Planung des entsprechenden Tests. Wird dies nicht entsprechend geplant, kann es zu Verschiebungen kommen. Um ggf. parallel starten zu können, bietet sich ein transparentes Grund-Setup gemäß vorhandener Best Practices an.
Weitere wichtige Punkte, die Sie in Bezug auf das Berechtigungsmanagement berücksichtigen sollten, sind:
- Globales User Identity Management mit Anbindung an ein Active Directory
- Multi-Faktor-Authentifizierung (ab Ende 2023 verpflichtend)
- Single Sign-On (SSO)
- Übergang vom alten, silobasierten Denken zum neuen, transparenten System
6. Planloses Vorgehen kaschiert mit agiler Methodik
Häufig versuchen Unternehmen das Projektmanagement mithilfe agiler Methoden zu beschleunigen. Das Problem entsteht, wenn Unternehmen agile Ansätze verwenden, um schnellere Ergebnisse zu erzielen und ein nutzbares Produkt zu haben. Gleichzeitig halten sie jedoch auch an traditionellen Wasserfall-Reporting-Praktiken fest, um die Transparenz und Kontrolle über den Projektfortschritt zu wahren.
Das führt oft zu einer Inkonsistenz im Projektmanagement und zu Konflikten zwischen den Erwartungen der Beteiligten, da die beiden Ansätze grundsätzlich unterschiedlich sind:
- Die agile Methodik bezieht sich auf eine Reihe von flexiblen und iterativen Ansätzen zur Planung, Durchführung und Steuerung von Projekten. Sie reagiert flexibel auf Veränderungen und fördert eine enge Zusammenarbeit zwischen den Teammitgliedern.
- Wasserfall-Reporting verfolgt hingegen einen sequenziellen Ansatz, bei dem vor Entwicklungsstart alle Anforderungen und Ergebnisse detailliert geplant werden müssen.
Eine offene Kommunikation, Klarheit und Transparenz in Bezug auf die Projektmanagement-Methodik und die Reporting-Erwartungen sind deshalb entscheidend. Nur so können Sie Missverständnisse und Konflikte vermeiden und ein reibungsloses Ergebnis bei Ihrem Implementierungsprojekt erzielen.
Verfolgen Sie am besten ein hybrides Projektmanagement und passen Sie die Methodik an Ihre Projekte an. Vermeiden Sie zudem, dass Sie den Start zu schnell vorantreiben, ohne einen wirklichen Plan zu haben, was genau erledigt werden muss. Entwickeln Sie eine detaillierte Idee über das Zielprodukt, um das mit der Implementierung zu erreichen, was Sie sich wünschen.
7. Shortcuts im Projekt
Shortcut-Lösungen und mangelnde Priorisierung von aufkommenden Themen können zu Verzögerungen beim Go-live Ihrer Salesforce-Implementierung führen.
Auch wenn es vielleicht verlockend ist, kurz ein Feld anzupassen, damit es etwas schneller geht: Wenn Sie bei der Problemlösung nicht den Deployment-Prozess einhalten, könnte dies das Gegenteil bewirken und Ihre Fortschritte entschleunigen.
Daher sollten Sie auf die richtige Priorisierung von aufkommenden Themen achten. Zu schnelle Tests, zu wenig Tests oder das Überspringen von Testzyklen können die Qualität Ihres Systems stark beeinträchtigen. Halten Sie sich an die für ein Projekt definierten Prozesse. So stellen Sie sicher, dass eventuelle ShortCuts Ihnen nicht den Go-live verderben.
8. Budget
Ein entscheidender Faktor für eine erfolgreiche Implementierung von Salesforce in Ihrem Unternehmen ist das Budget. Viele Unternehmen unterschätzen dabei die Bedeutung eines umfassenden Budgetmanagements.
Es ist wichtig, dass Sie Ihr Budget proaktiv überwachen, Transparenz schaffen und realistische Schätzungen mit Puffer vornehmen. Wenn Sie das vernachlässigen, löst das eine Kettenreaktion an mangelhaften Prozessen aus:
- Unvollständige Planung
- Einseitiger Fokus auf Lizenzkosten
- Fehlendes Forecasting
- Mangel an ROI-Messgrößen
Zudem kann es auch dazu kommen, dass die TCO (Total Cost of Ownership) nicht vollständig berechnet werden. Dazu gehören die Projektkosten, Betriebskosten für das Operationsteam, Deployment und Back-up sowie Lizenzkosten. Das kann zu unerwarteten Kosten für Sie führen.
Nachträgliche Budgetanpassungen führen in der Regel auch zu Verschiebungen des Go-Lives, da zusätzliche Kosten für das Vorgehen anfallen, die zunächst erhoben und freigegeben werden müssen. Daher empfiehlt es sich, bereits im Vorprojekt eine frühzeitige Beratung in Anspruch zu nehmen, noch bevor Ihre Auswahl der nötigen Tools abgeschlossen ist.
Fazit
Sie möchten Ihr Salesforce Implementierungsprojekt erfolgreich umsetzen? Dann sollten Sie dieses Projekt ganzheitlich betrachten und alle genannten Faktoren bei der Planung berücksichtigen.
Eine proaktive Planung, frühzeitige Beratung, klare Kommunikation und transparentes Projektmanagement sind entscheidend, damit Sie den Go-live-Termin einhalten können. Und nicht nur das: Damit können Sie auch den maximalen Nutzen aus Ihrer Salesforce-Implementierung ziehen.
