Robert Richter
26. November 2021

Vorteile einer Beschaffungsautomatisierung für Ihr Unternehmen

Eine der größten Herausforderungen in Unternehmen besteht in einer effizienten Skalierung. Häufig kommt es jedoch dazu, dass Mitarbeiter überlastet, der Fortschritt somit verlangsamt und der Erfolg des Unternehmens geschädigt wird. Warum? Weil simple wiederholende Aufgaben von Menschen, statt von einer Beschaffungsautomatisierung übernommen werden. Welche Vorteile eine Beschaffungsautomatisierung für Ihr Unternehmen hat, das erfahren Sie im folgenden Beitrag.

Anwendungsbereiche der Beschaffungsautomatisierung

Eine Beschaffungsautomatisierung kann in vielen Bereichen Ihres Unternehmens erfolgen. Falls Sie an einer drastischen Verbesserung von Automatisierungen interessiert sind, dann werfen Sie einen Blick auf die folgenden 12 Bereiche:

DateneingabeBeschaffungsautomatisierung

In den meisten Unternehmen erfolgt die Dateneingabe immer noch manuell. Damit gehen einige Probleme einher. Zum einen ist ein großer Nachteil, dass die manuelle Dateneingabe zeitintensiv ist. Zum anderen ist die Gefahr hoch, dass die Dateneingabe aufgrund von Datenfehlinterpretationen oder Transkriptionsfehlern schlechte Informationen bereitstellt. Ganze 20-25 % des Betriebsumsatzes kann Sie dabei eine schlechte Dateneingabe kosten. Eine automatische Dateneingabe verhindert entsprechende Probleme, wodurch die Informationen qualitativ besser und die Kosten gesenkt werden. Es dürfte Sie daher nicht überraschen, dass eine manuelle Dateneingabe hinsichtlich der Effizienz nicht an eine Automatisierung rankommt.

Verwaltung

Durch eine automatisierte Verwaltung ergeben sich Ihnen mehrere Vorteile: Neben mehr Einsparungen, weniger Lieferzeiten sowie klaren Einblicke in Ausgabenanalysen, ergibt sich Ihnen die Möglichkeit, Lieferantenleistungen zu überwachen und das Risiko für Ihre Lieferkette zu reduzieren.

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Aufgaben wie das Genehmigen von Käufen, die Prüfung von Rechnungen mit Lieferantenverträgen oder die Validierung von Ausgaben kann dabei eine Automatisierung übernehmen.

Lieferantenmanagement

Eine Automatisierung des Lieferantenmanagements bietet sich besonders an, sofern Ihr Unternehmen mehrere Anbieter und Lieferanten hat. Vorteile, die sich dabei durch eine Automatisierung ergeben, bestehen in der Zuweisung von Aufgaben an Lieferanten oder der Sicherstellung, dass Lieferanten nicht überfordert werden.

Rechnungsstellung

In mehr als der Hälfte der Unternehmen werden die Rechnungen noch manuell gestellt. Dabei kostet eine durchschnittliche Rechnungsstellung knapp 13,- EUR. Aufsummiert können Sie dann schnell einen (zu) hohen Kostenbereich erreichen, den Sie vermeiden können. Denn eine automatisierte Rechnungsstellung kostet im Durchschnitt knapp 2,- EUR. Der große Vorteil einer automatisierten Rechnungsstellung besteht demnach in einer extremen Kostenreduzierung.

Berichterstattung

BeschaffungsautomatisierungDer Nachteil an einer nicht-automatisierten Berichterstattung liegt darin, dass keine Echtzeitberichte vorliegen. Denn dadurch, dass die manuelle Erstellung von Berichterstattungen bestenfalls Stunden – meist ein paar Tage – benötigt, ist der Zugriff auf aktuelle Berichte nicht möglich.

Mittels Integrationen können Sie unterschiedliche Systeme miteinander verbinden. Dadurch können Sie die Art und Weise, wie Ihr Unternehmen Daten sammelt und verwendet, ändern.

Folgende Vorteile können Sie somit nutzen:

  • Erfassung von Echtzeitdaten aus einer einzigen Quelle
  • Ein genauerer Einblick in die Berichte
  • Möglichkeit Ihrer Organisation, reaktionsschneller sowie agiler zu sein

Bestandsverwaltung

Auch im Bereich der Bestandsverwaltung kann eine Automatisierung Ihnen viele Vorteile verschaffen. Einer dieser Vorteile liegt darin, die Bestellgenauigkeit zu steigern. Darüber hinaus können Sie die Bestandsverwaltung über mehrere Filialen hinweg in Echtzeit verfolgen. Auch die Materialien können Sie dabei mit weniger Verschwendung durch die Lieferkette bewegen.

Hinsichtlich des Managements ergibt sich außerdem die Möglichkeit, den Lagerbestand nachzubestellen, bevor dieser erschöpft ist. Auch können die richtigen Personen zur richtigen Zeit mit Versandwarnungen benachrichtigt werden.

Arbeiten Sie noch mit Excel, möchten aber Ihre Prozesse verschlanken, damit Sie und Ihre Mitarbeiter schneller und effektiver arbeiten können? Das können Sie mit den Automatisierungsmöglichkeiten in Salesforce und weiteren RPA-Funktionen (Robotic Process Automation). Das Ergebnis: Sie und Ihre Mitarbeiter können sich von Excel lösen und schneller arbeiten.

Einstellungsprozesse

Ein weiterer Punkt, der durch eine Automatisierung zu erheblichen Vorzügen führt, betrifft den Einstellungsprozess. Dabei führt eine Automatisierung zu einer großen Zeitersparnis, indem die Kandidaten mit den Leistungsindikatoren abgeglichen werden. Somit werden Kandidaten, die diese Leistungsindikatoren nicht erfüllen, automatisch herausgefiltert. Dadurch steigt die Chance, besser geeignete Kandidaten einzustellen.

Darüber hinaus können eine Menge an Aktivitäten in dem Einstellungsprozess automatisch übernommen werden:

  • Veröffentlichung von Jobs
  • Nachverfolgung von Bewerbern
  • Planung von Interviews
  • Nachverfolgung von Kandidaten
  • Hintergrundprüfung und Onboarding von eingestellten Kandidaten

Digitale Signaturen

Durch eine Automatisierung digitaler Signaturen entfällt die Notwendigkeit, diese für Genehmigungen anfordern zu müssen. Somit können Mitarbeiter Anfragen auf allen Ebenen automatisch und schnell abzeichnen.

Bearbeitung von Papierdokumenten

Die intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP) ermöglicht es Ihnen, unstrukturierte Daten in nutzbare Daten umzuwandeln. Denn ein Großteil der Daten, die ein Unternehmen erreichen, sind solche unstrukturierten Daten.

Außerdem können Sie eintreffende Dokumente scannen und anschließend automatisch mit einer IDP sammeln. Dadurch entfällt die Notwendigkeit, für einzelne Dokumente Formulare und Prozesse entwickeln zu müssen. Besonders vorteilhaft ist die Automatisierung dieses Bereichs, wenn Sie Mitarbeiter beschäftigen, die einen großen Wert auf die Arbeit mit Papierdokumenten legen.

Rezertifizierung des Anbieters

Eine Automatisierung der Lieferanten-Rezertifizierung gleicht ab, ob die rechtlichen und geschäftlichen Standards des Kunden mit den jeweiligen Lieferanten übereinstimmen. Beispielsweise verlangt die Lebensmittelversorgungskette, dass die Lieferanten bestimmte Anforderungen erfüllen. Damit verhindern Sie besonders rechtliche Probleme.

Self-Service-Management

Im Bereich des Self-Service-Managements bringt eine Automatisierung den Vorteil, dass Sie Waren und Dienstleistungen schnell anfordern können, ohne dabei eine lange Wartezeit zu haben. Darüber hinaus können Sie Waren und Dienstleistungen, die innerhalb des Budgets liegen, ohne Einwilligung des Managementteams genehmigen. Dies führt zum einen zu einer höheren Arbeitszufriedenheit und andererseits zu mehr Zeit für das Management, sich auf andere Aufgaben zu fokussieren.

Ausschreibungs-/Gebotsprozesse

Die manuelle Einstellung neuer Anbieter ist mit viel Aufwand verbunden.

Eine Automatisierung dieses Prozesses erledigt dabei folgende Aufgaben:

  • Schnelles Versenden von Vorlagen
  • Anbieter vergleichen
  • Ergebnisse in einer einzigen Datenbank speichern
  • Mit Lieferanten mittels automatisierter Antworten in Verbindung stehen

Fazit über die Beschaffungsautomatisierung

Unternehmer und deren Mitarbeiter haben nicht selten ein hohes Arbeitspensum. Dabei gehören jedoch viele Aufgaben zu solchen simplen repetitiven Aufgaben, die sich auch automatisch erledigen lassen. Mit einer solchen Unterstützung ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitern, den Fokus auf wichtigere, spannendere sowie sinnvollere Aufgaben zu legen. Das führt einerseits zu einer höheren Arbeitszufriedenheit und andererseits zu einer effizienten Skalierung. Schauen Sie deshalb, welche Bereiche Ihres Unternehmens Sie durch eine Beschaffungsautomatisierung verbessern können.

Robert Richter

Robert Richter

Mein Name ist Robert Richter, ich berate Kunden beim Thema Vertrieb- und Service mit dem Schwerpunkt Salesforce.

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Ein Kommentar zu "Vorteile einer Beschaffungsautomatisierung für Ihr Unternehmen"

Jan Dijkstra - 17. Juni 2022 | 13:42

Vielen Dank für den Beitrag. Gut zu wissen, welche Möglichkeiten für die Automatisierung vom Lieferantenmanagement realisierbar sind. Für mein Unternehmen möchte ich zukünftig eine auf eine optimierte Mess- und Regeltechnik zugreifen können. Dafür werde ich mich definitiv noch an einen Spezialisten für Automatisierungstechnik.

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