Manueller Datenaustausch zwischen SAP und Salesforce: Einfach und ohne hohe Kosten
Unternehmen, die außer ihrem ERP- auch ein CRM-System einsetzen oder einsetzen wollen, sehen sich häufig mit der Frage konfrontiert, wie sich die Daten einfach, schnell und zuverlässig von einem System in das andere übertragen lassen. In den kommenden Wochen möchte ich Ihnen daher die vier Arten des Datenaustauschs zwischen den beiden Lösungen vorstellen. Den Anfang macht der manuelle Datenaustausch zwischen SAP und Salesforce.
SAP und Salesforce – warum sich die Anschaffung beider Systeme lohnt
Wenn es um die Auswahl und Zusammenstellung ihrer Softwarelandschaft geht, verfolgen viele Unternehmen einen „Best of Breed“-Ansatz: Sie überlegen zuerst, welche Technologien sie in ihrem Unternehmen nutzen möchten und wählen dann unter allen Anbietern, die diese Technologien zur Verfügung stellen, den besten aus. Wer auf der Suche nach einem CRM-System ist, kommt dabei an Salesforce nicht vorbei. Das CRM-Tool ist mit Abstand der Leader im Bereich CRM. Mit seinen umfangreichen Lösungen für eine Vielzahl an Anwendungsfällen, die von Vertrieb und Customer Service bis hin zu Marketing und Commerce reichen, lässt Salesforce seine Konkurrenzanbieter weit hinter sich zurück. Aber: Salesforce beschäftigt sich nicht mit ERP-Prozessen. Hier ist nach wie vor SAP der Marktführer. Für viele Unternehmen ist es daher sinnvoll, nicht ausschließlich auf eine von beiden Lösungen zu setzen, sondern beide Systeme in ihre internen Abläufe zu integrieren.
Warum ist eine Integration sinnvoll?
Das CRM- und das ERP-System übernehmen zwar unterschiedliche Aufgaben, greifen dabei jedoch häufig auf dieselben Daten zurück. Der Unterschied besteht lediglich in der Art der Datenauswertung. Aufgrund dieser Überschneidungen ist es häufig sinnvoll, beide Systeme miteinander zu verknüpfen – hierbei spricht man von einer Integration. Erst durch sie kann Ihre Softwarelandschaft ihr volles Potenzial entfalten.
Salesforce ist für derartige Integrationsprozesse ausgesprochen gut geeignet: Die Plattform versteht sich selbst als Datenhub, der im Zentrum von Kundenprozessen steht. Daher ist die Plattform betont integrationsoffen aufgebaut, was es Ihnen erlaubt, Salesforce mühelos in Ihre bestehende Infrastruktur einzugliedern.
Die vier Stufen des Datenaustauschs
Der Datenaustausch zwischen Salesforce und Ihrer SAP-Landschaft lässt sich in vier Stufen einteilen:
- Manueller Datenaustausch
- Systemunterstützter Datenaustausch
- Leichte Integration
- Vollständige Integration
Obwohl diese vier Stufen aufeinander aufbauen, sind sie nicht zwangsläufig als kontinuierlicher Prozess zu verstehen. Jede Stufe hat eine Daseinsberechtigung, weshalb sich nicht pauschal sagen lässt, dass alle Unternehmen, die Salesforce in ihre bestehende Softwarelandschaft integrieren möchten, eine Integration auf Stufe vier anstreben sollten. Welche Stufe des Datenaustauschs für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist, hängt vielmehr ganz von Ihren individuellen Anforderungen ab.
Gut zu wissen: Unsere Fachmail-Serie
In unserer Mail-Serie geben unsere Experten Tipps, wie Sie einen manuellen, langsamen und fehleranfälligen Austausch von Daten vermeiden. So müssen die Fachabteilungen nicht mehr auf veralteten Daten reporten. Einmal in der Woche wird sie Ihnen zugesendet und Sie können sich jederzeit auch wieder austragen.
Manueller Datenaustausch zwischen SAP und Salesforce
Die manuelle Pflege zweier separater, unterschiedlicher Datenbanken stellt die einfachste Form des Datenaustauschs zwischen zwei Systemen dar. Besonders häufig anzutreffen ist diese Form des Datenaustauschs in Unternehmen, die erst seit kurzer Zeit Salesforce nutzen und bislang kaum feste Prozesse etabliert haben.
Diese Vorteile hat der manuelle Datenaustausch
Insbesondere für Unternehmen, die sich mit ihrem neuen Salesforce-System erst vertraut machen müssen, kann es durchaus Vorteile haben, den Datenaustausch zwischen Ihrem CRM- und ERP-System manuell vorzunehmen: Der manuelle Datenaustausch ist ausgesprochen einfach und kommt gänzlich ohne Einführungs- oder Lizenzkosten aus. Da Ihre Mitarbeiter die Übertragung von Daten von einem System in das andere übernehmen, besteht außerdem für alle zu übertragenden Informationen eine menschliche Validierungsinstanz. Ihre Mitarbeiter können also sicherstellen, dass die übertragenen Daten tatsächlich vollständig und korrekt in den dafür vorgesehenen Datenbanken hinterlegt werden. Insbesondere im Falle von komplexen Zusammenhängen zwischen den unterschiedlichen Datenbanken kann sich dieses Vorgehen lohnen. Dies kann beispielsweise der Fall sein, wenn eine in Salesforce hinterlegte Produktbezeichnung in Form der dazugehörigen Artikelnummer ins ERP übertragen werden soll.
Mit diesen Nachteilen müssen Sie rechnen
Der manuelle Austausch von Daten zwischen CRM und ERP kann für Ihr Unternehmen also durchaus vorübergehend sinnvoll sein. Dennoch ist diese Option in vielen Fällen dauerhaft kaum tragfähig, was hauptsächlich auf drei damit verbundene Schwierigkeiten zurückzuführen ist: Einerseits ist der manuelle Datenaustausch mit einem hohen Zeitaufwand verbunden, da sich ein oder mehrere Mitarbeiter permanent um die Aktualisierung Ihrer Datensätze kümmern muss. Andererseits ist ein System, das auf den manuellen Austausch von Daten setzt, extrem fehleranfällig. Fehlerhaft eingetragene Informationen – wie etwa aufgrund von Tippfehlern – wirken sich negativ auf die Qualität Ihrer Datensätze aus. Beide Aspekte führen zudem dazu, dass die Nutzerakzeptanz für manuelle Übertragungssysteme häufig sehr gering ist.
Manuelle Datenübertragung: Ein sinnvoller Ansatz für den Start in die Softwareintegration
Falls Ihr Unternehmen neben einem ERP-System auch über ein CRM-Tool verfügt, oder falls Sie darüber nachdenken, Ihr bestehendes System um ein CRM zu ergänzen, ist häufig eine Integration der beiden Systeme sinnvoll: Sie ermöglicht den Datenaustausch zwischen beiden Systemen und gibt Ihnen so die Möglichkeit, das Potenzial Ihrer Softwarelandschaft voll auszuschöpfen. Der manuelle Datenaustausch stellt dabei die einfachste von vier Formen des Datenaustauschs zwischen SAP und Salesforce dar. Da dieses System ohne Einführungskosten auskommt, eignet es sich besonders gut für Unternehmen, die noch nicht über etablierte Verarbeitungsprozesse verfügen. Da Ihre Mitarbeiter die Datenübertragung hier manuell vornehmen, eignet sich dieser Ansatz zudem besonders gut für komplexe Systemzusammenhänge. Aber Achtung: Die Fehleranfälligkeit der manuellen Datenübertragung ist vergleichsweise hoch.
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