Salesforce Dokumente mit S-Docs
Wozu S-Docs? Von Haus aus bietet Salesforce Mittel zur Dokumentenerzeugung, wie z.B. bei der Angebotserstellung, mit nur wenigen Klicks. Während die native Dokumentenerzeugung mit Salesforce eigenen Bordmitteln in simplen Fällen meist ausreichend ist, sind diese oftmals doch zu stark eingeschränkt in ihren Fähigkeiten, wenn die Dokumente für Ihr Anliegen angepasst werden sollen.
Was ist S-Docs?
In diesem Fall lohnt es sich auf die erweiterten Fähigkeiten von Software zurückzugreifen, die genau dafür entwickelt wurden. S-Docs ist eine native Salesforce App, mit der komplett anpassbare Dokumente (als PDF, Worddatei, …) in Salesforce erstellt werden können, ohne dass diese jemals Salesforce verlassen. Die App können Sie einfach über den AppExchange innerhalb weniger Minuten installieren. S-Docs Dokumente sind nicht auf Standardobjekte, wie z.B Angebote oder Verträge beschränkt, sondern können komplett frei auch für jedwede eigenen Objekte erstellt werden, wie z.B. bei der Generierung von Meetingprotokollen.
Der S-Docs Funktionsumfang
Um mit S-Docs Dokumente zu erzeugen, müssen Sie als erstes eine Vorlage erstellen. Diese können direkt in der S-Docs App in Salesforce erstellt werden. Der Vorlage können Sie nicht nur einen Namen und eine Beschreibung hinzufügen, sondern auch bestimmen, ob das daraus eine PDF oder z.B. eine Worddatei erstellt werden sollen. Die erstellte Vorlage kann dann mit dem sog. “Template Editor” bearbeit werden. Mit diesem können Sie, ähnlich wie in Word, Texte, Tabellen, oder Bilder in die Vorlagen einfügen und formatieren.
Der Template-Editor
Per Knopfdruck werden Platzhalter für Felder in die Vorlage eingefügt, wie z.B. den Namen des Ansprechpartners oder auch das aktuelle Datum. Diese Platzhalter werden dann bei der Erstellung des Dokuments automatisch befüllt. Auf die gleiche Art, können auch Tabellen (“Related Lists”) designed und hinzugefügt werden. In unserem Angebotsbeispiel, wären das beispielsweise die einzelnen Angebotsbelegposten. Durch einen Klick auf den “Erstelle Angebot” Button erzeugt S-Docs eine PDF und stellt diese zum Download zur Verfügung.
Bedingte Darstellung von Inhalten
In manchen Fällen ist es hilfreich Inhalte nicht immer darzustellen, sondern nur unter bestimmten Bedingungen. So wollen Sie vielleicht nur dann Informationen über Rabatte in ihre Vorlage einfügen, wenn überhaupt ein Rabatt gewährt wird. Mit dem sog. “render”-Feature von S-Docs ist dies kein Problem, da Sie für jegliche Inhalte steuern können, ob und wann diese dargestellt werden sollen.
Die Grenzen des S-Docs Template Editor und darüber hinaus
Obwohl der S-Docs Template Editor bereits mehr Möglichkeiten bietet als der hauseigene Editor, hat auch damit die Anpassbarkeit von Vorlagen ihre Grenzen. Dies ist zum Beispiel dann der Fall, wenn Sie eine Tabelle mit Daten befüllen wollen, die nicht mit der Vorlage direkt in Verbindung stehen (z.B. allgemein gültige Angebotsbedingungen). Ein weiteres Hindernis ist, wenn Sie eine aus zwei Ebenen bestehende Hierarchie darstellen wollen (z.B. jedes Angebot enthält Angebotsbelegposten. Jeder Angebotsbelegposten kann wiederum verschiedene Preise haben, je nach Zeitraum und Menge). In diesen Fällen ist es möglich auf fortgeschrittene Funktionen zurückzugreifen und die Vorlage direkt als HTML Dokument im Editor zu bearbeiten. Auf diese Art kann die maximale Flexibilität genutzt werden. Unten sehen Sie einen Vergleich zwischen dem Standardangebotstemplate (links) und einem in kürzester Zeit erstellten S-Docs Template (rechts).
Zusammenfassung
Mit S-Docs können Sie anpassbare Vorlagen für jegliche Dokumente erstellen. Im Gegensatz zu den vorhandenen Bordmitteln, sind Ihnen dabei kaum Grenzen gesetzt. So können sie das Design komplett selber Festlegen, ohne an das vorgefertigte Salesforce Layout gebunden zu sein. Selbst wenn Sie an die Grenzen des integrierten Layout Editor gelangen, können Sie diese mit HTML/CSS nochmals weiter erweitern. Eine weitere Auflistung an S-Docs Features finden sie auf der offiziellen Firmenwebsite.
Sollten wir ihr Interesse an der Dokumentenerstellung mit S-Docs geweckt haben, zögern sie nicht mit uns in Kontakt zu treten.
