Frank Y. Nedwed
 - 11. März 2021

SAP-Salesforce-Integration: Datenaustausch in Echtzeit und ohne Störungen

Sie möchten Salesforce in Ihre SAP-Landschaft integrieren, wissen aber nicht, wie? Ich verrate Ihnen, welche Integrationsmöglichkeiten es gibt und worin ihre Vor- und Nachteile bestehen.

SAP und Salesforce: Das sind doch zwei Systeme, wie sie unterschiedlicher kaum sein könnten?  Dieser Auffassung sind viele Unternehmen – und verschenken damit eine Menge Potenzial. Denn obwohl beide Anwendungen innerhalb eines Unternehmens verschiedene Funktionen übernehmen, können sie ihre volle Leistungsfähigkeit erst gemeinsam entfalten. Es ist daher ausgesprochen sinnvoll, beide Anwendungen zu einer übergreifenden Softwarelandschaft zu vereinen.

Unternehmen, die ein ERP- und ein CRM-System im Einsatz haben, beschäftigen sich oft mit der Frage, wie die Daten aus dem ERP-System zuverlässig, schnell und einfach in das CRM-System gelangen – und andersherum.

Warum der manuelle Austausch von Datenzwischen SAP und Salesforce keine gangbare Dauerlösung ist und wie Sie diesen Prozess automatisieren können, erfahren Sie hier.

Warum ist die Integration Ihrer Salesforce-Anwendung in Ihre SAP-Landschaft ratsam?

Die meisten Unternehmen greifen in ihrem operativen Geschäft auf eine umfangreiche Systemlandschaft zurück – eine gängige Kombination ist die aus einem ERP-System von SAP mit einer CRM-System von Salesforce. Während das ERP-System dazu dient, allgemeine Geschäftsprozesse, wie etwa Finanzdaten, Lieferketten und die Personalverwaltung zu verarbeiten, übernimmt Salesforce die Aufgabe, Ihre Mitarbeiter bei der Abbildung und Gestaltung von Kundenbeziehungen und kundennaher Prozesse zu unterstützen.

Im Arbeitsalltag ist eine strikte Trennung der beiden Systeme jedoch nur selten sinnvoll: Obwohl CRM- und ERP-Software andere Grundziele verfolgen, gibt es dennoch Informationen, die in beiden Bereichen von Nöten sind. Der zentrale Unterschied zwischen beiden Lösungen liegt also weniger in den darin hinterlegten Daten als vielmehr in der Frage, wie diese verarbeitet und eingesetzt werden.

So schränkt die manuelle Datenpflege Ihre Produktivität ein

Da beide Anwendungen mitunter auf dieselben Informationen zugreifen, ist es wichtig, dass die im ERP- und im CRM-System hinterlegten Datensätze identisch sind. Eine permanente Datensynchronisation ist also absolut essenziell, um die langfristige Funktionsfähigkeit beider Systeme zu gewährleisten. Diese Datensynchronisation erfolgt häufig manuell, denn SAP und Salesforce müssen unabhängig voneinander erworben werden und sind daher nicht von Haus aus miteinander verknüpft. Das Problem: Die manuelle Datenpflege mindert die Produktivität Ihrer Mitarbeiter – und das gleich in dreierlei Hinsicht.

Enormer Ressourcenaufwand

Die manuelle Pflege von Datensätzen kostet enorm viel Zeit – Zeit, die Ihre Mitarbeiter lieber in erfolgversprechendere Tätigkeiten investieren würden. So ergab beispielsweise eine Salesforce-Studie aus dem Jahr 2018, dass Vertriebsmitarbeiter rund zwei Drittel ihrer Arbeitszeit in einfache Verwaltungstätigkeiten, wie etwa die Dateneingabe und -Aktualisierung, investieren müssen. Nur ein Drittel fließt dagegen in ihre eigentliche Kerntätigkeit: das Verkaufen.

Geringe Geschwindigkeit

Die Geschwindigkeit, mit der Daten aktualisiert werde können, hängt ganz von der Arbeitsgeschwindigkeit Ihrer Mitarbeiter ab. Aber egal, wie geschult und motiviert Ihre Mitarbeiter auch sein mögen – die Geschwindigkeit, mit der sie die Pflege der Systemlandschaft vorantreiben, wird einer softwarebasierten, automatisierten Datensynchronisation immer unterlegen sein.

Hohe Fehleranfälligkeit

Werden Daten per Hand von einer Datenbank in die andere übertragen, ist die Fehleranfälligkeit besonders hoch. Die Datensynchronität ist dann nicht mehr gewährleistet.

Die Lösung dieses Problems: SAP-Salesforce-Integration

Der manuelle Austausch von Daten zwischen Salesforce und Ihrer SAP-Landschaft schränkt also die Produktivität Ihrer Mitarbeiter ein und ist daher keine Dauerlösung. Glücklicherweise gibt es für dieses Problem eine einfache Lösung: die Integration von Salesforce in Ihre SAP-Landschaft. Mit ihrer Hilfe können Ihre Mitarbeiter von beiden Systemen aus in Echtzeit auf einen einheitlichen und top-aktuellen Datensatz zugreifen. Sie müssen daher keine Zeit mehr an manuellen Dateneingaben oder notwendige Systemwechsel verschwenden.

Salesforce ist auf die Integration von Unternehmenssoftware ausgerichtet. Daher verfügt die Cloud-Lösung über umfangreiche APIs,  mithilfe derer andere Systeme mit der Anwendung kommunizieren können. Einige Connectoren sind standardmäßig in  Salesforce integriert, so beispielsweise die Schnittstellen für die Ticketing- und Projektmanagement-Lösung Jira sowie für das e-Signing-Tool DocuSign. Doch auch die Verknüpfung mit anderen Anwendungen ist möglich. Unterstützt wird die Integration standardisierter Protokolle wie beispielsweise HTTP, HTTPS, SOAP und REST. So ist es möglich, so gut wie jede Technologie mit Salesforce zu integrieren – also auch die Synchronisation Ihrer SAP-Landschaft mit Salesforce.

SAP und Salesforce Integration

Salesforce ist das beste aktuell erhältliche CRM. Bei vielen Unternehmen gehören jedoch neben den Vertriebsdaten noch einige andere Daten dazu.

Welche Arten von Integration zwischen SAP und Salesforce sind möglich?

Welche Möglichkeit zur Integration von Salesforce in Ihre SAP-Landschaft für Ihr Unternehmen optimal ist, hängt von Ihren individuellen Softwaregegebenheiten und Nutzungsanforderungen ab. Es gibt jedoch drei grundlegende Arten der Systemintegration, die sich für den Großteil aller gängigen Szenarien eignen.

Oberflächenintegration

Im Zuge einer Oberflächenintegration wird die Nutzeroberfläche einer Anwendung in ein anderes System integriert. Der Austausch zwischen den beiden Systemen findet für den Nutzer unbemerkbar im Hintergrund statt. Daher entsteht für den Endanwender der Eindruck, dieser würde in einer einzigen Anwendung arbeiten. Mithilfe dieser Technik können Kunden Systeme wie Salesforce zu einem Single Point of Entry ausbauen.

Prozessintegration

Im Gegensatz zur Oberflächenintegration werden im Zuge einer Prozessintegration nicht nur Daten ausgetauscht. Stattdessen dient die Synchronisation der verschiedenen Anwendungen dazu, unterschiedliche Schritte eines übergreifenden Arbeitsprozesses abzubilden, auszuwerten und weiterzuleiten. Ein gängiger Anwendungsfall hierfür ist die Angebotsverbuchung: Wird in Salesforce ein Angebot angenommen, kann es an SAP übermittelt werden. Dort findet dann die Verbuchung statt. So können Sie Aufträge automatisch erstellen und dann wiederum an Salesforce zurückmelden.

Datenintegration

Eine Datenintegration von Salesforce in Ihre SAP-Landschaft gibt Ihnen die Möglichkeit, Stammdaten – also beispielsweise Kundenadressen oder Ansprechpartner – und Bewegungsdaten, wie etwa Transaktionsdaten z. B. von Auftragseingängen, zwischen mehreren Systemen zu synchronisieren. Das System führt dabei sämtliche Daten und Informationen aus den unterschiedlichen Anwendungsdatenbanken in einer einzigen Ansicht zusammen. Dabei wird ein Prozess durchlaufen, der die Aufnahme, die Bereinigung, das Zuordnen und die Transformation der Daten passend zum Zielsystem beinhaltet.

Mit der Oberflächenintegration, der Prozessintegration und der Datenintegration gibt es drei verschiedene Ansätze, um Salesforce in Ihre SAP-Landschaft zu integrieren.

Welche Integrationsmethoden gibt es?

Egal, ob Sie sich für eine Oberflächen-, Prozess- oder Datenintegration entscheiden – auch im Hinblick auf die Umsetzung der verschiedenen Integrationstypen gibt es verschiedene Möglichkeiten, Salesforce in Ihre SAP-Landschaft einzubinden:

Oberflächenintegration durch Verlinkung der Anwendungen

Die relevanten Anwendungen können über einen 1:1-Verbindung ohne den Einsatz einer Middleware miteinander verknüpft werden. Dabei werden Webservices auf Seiten von Salesforce und dem zu integrierenden System bereitgestellt. Beide Systeme nutzen die Webservices des jeweils anderen, um Daten auszutauschen oder Prozesse in Gang zu setzen. Um Benutzern den Wechsel zu erleichtern, sollten Sie jedoch ein gemeinsames Identity Management (IdM) verwenden. Auf diese Weise können sich Benutzer im gesamten System mit denselben Zugangsdaten anmelden. Idealerweise besteht sogar eine Single Sign-on Lösung mit einem einzigen, gemeinsamen Login.

Diese Möglichkeit zur Integration von Salesforce in Ihre SAP-Landschaft bietet sich insbesondere dann an, wenn Ihre Mitarbeiter lediglich eine schnelle und unkomplizierte Einsicht in die in einem anderen System hinterlegten Daten benötigen. Das am häufigsten verwendete Beispiel, das UI-Integration nutzt, ist ein externes Dokumententool. Dieses ordnet den Objekten in Salesforce Dokumente auf einem externen Content Server zu. Dieselbe Oberfläche lässt sich dann beispielsweise auch in SAP R3 oder S4 integrieren. So lassen sich von  verschiedenen Zugriffspunkten aus Zugänge zu der Software bereitstellen.

7 Todsünden einer Salesforce Einführung

Die 7 größten Todsünden im Rahmen einer Salesforce-Einführung haben wir für Sie zusammengestellt – damit Sie es besser wissen und Ihr Projekt zum Erfolg führen können.

Programmierung eigener Schnittstellen zur Integration von SAP in Salesforce

Die Programmierung von Schnittstellen, sogenannten APIs, ermöglicht die Zusammenarbeit verschiedener Softwaresysteme, indem diese Daten miteinander austauschen.  Um diesen Austausch zu ermöglichen, ist eine Netzwerkarchitektur für Middleware notwendig, die Anwendungen für komplexere Architekturen zur Verfügung stellt. Sie macht die Integration verteilter Services in einer Anwendungslandschaft eines Unternehmens möglich. Üblicherweise werden hierfür SOAP- und REST-basierte APIs verwendet. Die Entwicklung eigener Schnittstellen bietet Ihnen den Vorteil, dass Sie selbst entscheiden können, auf welche Weise Ihre SAP-Landschaft mit Salesforce verbunden ist und welche Funktionen sich aus dem Datenaustausch ergeben. Sowohl Prozess- als auch Datenintegration sind auf diese Weise möglich. Aber Achtung: Änderungen, wie etwa Softwareupdates bei einem der Systempartner, können dazu führen, dass eine Schnittstelle nicht mehr ordnungsgemäß funktioniert. In diesen Fall sind Anpassungen erforderlich.  Angesichts der Tatsache, dass Salesforce dreimal jährlich Softwareupdates durchführt, kann so ein enormer Test- und Wartungsaufwand auf Ihr System zukommen.

Integration über eine Middleware

Die wohl geeigneteste Möglichkeit zur Integration von Salesforce in Ihre SAP-Landschaft ist die Nutzung einer sogenannten ESB-Software, die als Middleware eingesetzt wird. Weit verbreitet sind beispielsweise die Anwendungsplattformen MuleSoft, SAP PI/PO und SAP Cloud Integration. Mit ihrer Hilfe ist sowohl die Prozess- als auch die Datenintegration möglich. Da die meisten Unternehmen ohnehin bereits eine SAP PI, SAP PO oder DSIE Cloud Integration mitlizensiert haben, ist die Integration über eine Middleware  häufig ein sinnvoller Ansatz.

Doch auch für Unternehmen, bei denen dies nicht der Fall ist, kann sich dieser Schritt lohnen. Streben Sie beispielsweise den Übergang von einer On-Premise-Lösung innerhalb Ihrer unternehmenseigenen Firewall in die Cloud an, ist die Wahl einer Middleware-Integration sinnvoll. Sie ist für die die Umsetzung dieses Prozesses besonders gut geeignet. Ein weiterer großer Vorteil dieses Lösungsansatzes besteht in seiner Anwenderfreundlichkeit: Einmal eingerichtet und konfiguriert, lässt sich eine mithilfe einer ESB-Software synchronisierte Softwarelandschaft leicht warten und skalieren. Planen Sie, zukünftig weitere Integrationen in Ihrer Softwarelandschaft durchzuführen, ist es daher sinnvoll, diese Integrationen mithilfe einer Middleware vorzunehmen.  Außerdem sind, im Gegensatz zu anderen Integrationsmöglichkeiten, auch große Datenvolumen problemlos abbildbar. Jedoch wird in vielen Fällen zusätzliche Hardware , beispielsweise ein Server, benötigt – wobei es allerdings auch Cloud-Middlewares gibt, die dies nicht voraussetzen. Je nach Ausgangslage können die Kosten für ESB daher sehr hoch ausfallen.

Unser E-Book zum Thema Automatisierung des Workflow Managements

E-Book: Automatisierung des Workflowmanagements

Automatisieren Sie Ihre Prozesse, um sich auf Ihr Kerngeschäft zu konzentrieren.

SAP-Salesforce-Integration: So steigert automatische Datensynchronisation Ihre Produktivität

Im Arbeitsalltag ist es nur selten sinnvoll, die individuellen Komponenten Ihrer Softwarelandschaft strikt voneinander zu trennen. Häufig  werden dieselben Daten in verschiedenen Anwendungskontexten und -Tools benötigt. Das trifft beispielsweise auf Kundendaten zu: Sie werden einerseits im ERP-Kontext für Lieferkettenprozesse genutzt. Andererseits dienen sie gleichzeitig im CRM-Umfeld als Grundlage für Kundenstrategien, Gesprächsprotokolle, etc. Um die Aktualität der in beiden Systemen hinterlegten Datensätze zu gewährleisten, ist daher eine umfangreiche Datenpflege notwendig. Diese manuell durchzuführen, ist jedoch kaum praktikabel, da dieser Prozess die Produktivität Ihrer Mitarbeiter stark einschränkt. Deutlich sinnvoller und nachhaltiger ist die Einrichtung einer automatischen Datensynchronisation.

Salesforce ist auf die Integration von Unternehmenssoftware ausgerichtet und verfügt daher über eine umfangreiche Möglichkeiten für  mithilfe derer andere Systeme mit der Anwendung kommunizieren können – so beispielsweise auch Ihre SAP-Landschaft. Die Integrationsarten und -Methoden  sind dabei vielfältig; einen allgemeingültigen „One size fits all“-Ansatz gibt es also nicht. Welches Vorgehen für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist, hängt daher ganz von den technischen Gegebenheiten und den Anforderungen Ihrer Mitarbeiter ab.

Automatischer Datenaustausch zwischen SAP und Salesforce für vollständige Kundendaten

Unsere Lösung sorgt für eine einfache, automatische, zuverlässige Synchronisierung zwischen den Systemen. So sehen Sie alle Kundendaten in beiden Systemen!

Frank Y. Nedwed

Frank Y. Nedwed

Mein Name ist Frank Y. Nedwed und ich bin begeisterter Projektleiter und Consultant bei mindsquare. Neben meiner Leidenschaft Ihrer Abteilung das Leben leichter zu machen und Projekte zum Erfolg zu führen, interessiere ich mich insbesondere für Forschungs- und Anwendungsthemen rund um die digitale Transformation.

Sie haben Fragen? Kontaktieren Sie mich!



Das könnte Sie auch interessieren

Prozessoptimierung ist ein Muss für alle Clouds und vor allem Einführungen, denn die Ergebnisse können nur so gut sein, wie die Daten und Prozesse auf denen sie beruhen. Die beste Cloud wird Ihnen zu keinen Erkenntnissen verhelfen, wenn die Daten […]

weiterlesen

Sie haben Einstein Analytics eingeführt und möchten Daten aus einer externen Anwendung synchronisieren? Oder Sie möchten sie alternativ aus einer externen Datenbank synchronisieren? Einstein Analytics bietet verschiedenste Konnektoren für Anwendungen, Datenbanken und externe Salesforce Organisationen. Wie Sie externe Daten mit […]

weiterlesen

Schreiben Sie einen Kommentar

Bitte füllen Sie alle mit * gekennzeichneten Felder aus. Ihre E-Mail Adresse wird nicht veröffentlicht.





Angebot anfordern
Preisliste herunterladen
Expert Session
Support