Salesforce-SAP-Integration
Als Salesforce Berater und Projektleiter erhalten wir von Kunden oft die Anfrage, Teile ihrer On-Premise oder Cloud-Systemlandschaft wie z. B. SAP mit Salesforce zu synchronisieren und somit eine Integration von Daten, Oberflächen oder ganzen Prozessen herzustellen. Welche Möglichkeiten für die Salesforce-SAP-Integration bestehen und was die Vor- sowie Nachteile der einzelnen Lösungen sind, erfahren Sie hier.
Inhaltsverzeichnis
SAP-Integrationsarten
Grundsätzlich existieren drei Arten von Integrationen, die von Salesforce unterstützt werden:
Datenintegration: Hierbei werden Stammdaten (Kundenadressen oder Ansprechpartner) oder Bewegungsdaten (Transaktionsdaten z.B. von Auftragseingängen) zwischen den Systemen ausgetauscht und gegebenenfalls synchronisiert.
Oberflächenintegration: Die Oberfläche von System A wird bei der Oberflächenintegration in System B integriert. Dadurch hat der Nutzer das Gefühl, auf nur einem System zu arbeiten. Ein Beispiel dafür ist die Integration von BI-Berichten aus Systemen wie QlikView in Salesforce, um auf jedem Account Umsatzaufschlüsselungen anzuzeigen. Mithilfe der Technik können Kunden Systeme wie Salesforce zu einem Single Point of Entry ausbauen.
Prozessintegration: Statt nur Daten auszutauschen, werden unterschiedliche Prozesse bei der Prozessintegration in diversen Systemen mit Antworten und weiteren Prozessschritten ausgelöst. Ein Anwendungsfall kann die Angebotsverbuchung sein. Wird in Salesforce ein Angebot angenommen, kann es an SAP übermittelt werden, wo es dann verbucht wird. Aufträge können automatisch erstellt und dann wiederum an Salesforce zurückgemeldet werden.
Salesforce bietet eine umfangreiche API (Enterprise WSDL out of the box), um anderen Systemen die Kommunikation zu erlauben. Unterstützt werden in der Integration standardisierte Protokolle wie HTTP, HTTPS, SOAP und REST. Es ist möglich, so gut wie jede Technologie mit Salesforce zu integrieren. Neben SAP haben wir sogar schon AS400-Systeme aus den 1980er-Jahren mit Salesforce verbunden.
Datenintegration
Der häufigste Wunsch unserer Kunden ist der nach Datenintegration. Daher gehen wir im Folgenden näher auf den Prozess und die Best Practice für die Salesforce-SAP-Integration ein. Dieser lässt sich in fünf Schritte gliedern:
- Analyse von Anforderungen und Daten
- Wahl der Methode zur Datenintegration und des geeigneten Integrationstools
- Implementierung
- Test der Synchronisation
- GoLive: Transport auf Produktivumgebungen
Integrationsprozess
Nach dem GoLive ist ein fortlaufendes Monitoring der Datenintegration zu empfehlen.
Datenanalyse
Grundsätzlich gilt: „Erst grübeln, dann dübeln!“ Vor der Umsetzung ist es wichtig, die zu integrierenden Daten genau zu analysieren und die Anforderungen an die Datenintegration exakt aufzunehmen. Folgende Fragen sollten Sie sich unter anderem stellen:
- Um welche Daten handelt es sich?
- Mit welchem Datenvolumen ist zu rechnen?
- Welche Daten sollen auf welchem System synchronisiert werden?
- Welches System ist für welche Daten das führende System?
- Soll eine komplette Synchronisierung realisiert werden oder sollen gegebenenfalls Daten von einem System im anderen überschrieben werden?
- Handelt es sich um Stammdaten (ändern sich recht selten) oder Bewegungsdaten (häufige Änderung)?
Diese Analyse ist Grundlage für den nächsten Schritt der Evaluation einer geeigneten Integrationsmethode.
Integrationsmethode
Grundsätzlich steht eine Vielzahl verschiedener Integrationsmethoden für die Salesforce-SAP-Integration zur Verfügung. Die zwei bekanntesten Verfahren sind die Salesforce-Integration über Webservices und die Integration über ESB. Beide Methoden haben ihre Vor- und Nachteile.
Integration Webservices
Hier ist die Idee direkt eine 1:1-Verbindung zwischen den zu integrierenden Systemen aufzubauen, ohne eine Middleware hinzuzuziehen. Dabei werden Webservices auf Seiten von Salesforce und dem zu integrierenden System bereitgestellt. Beide Systeme konsumieren die Webservices des jeweils anderen, um Daten auszutauschen oder Prozesse zu starten.
Vorteile der Integration über Webservices:
- Webservices sind standardisierte Services. Das heißt, beide Systeme sprechen die gleiche Sprache
- Salesforce liefert bereits eine Reihe von Webservices
- Die Entwicklung und Generierung neuer Webservices wird unterstützt
- Die Echtzeit-Synchronisierung einzelner Datensätze ist leicht abbildbar
Nachteile:
- Für beide Systeme muss der Konsum der Services individuell entwickelt werden. Dieser ist nur mit viel Aufwand realisierbar
- Die Wartung erweist sich als schwierig und teuer, besonders wenn die Schnittstellen Veränderungen unterliegen
- Monitoring und Login über diese Schnittstellen sind schwierig zu implementieren
- Bei sehr großem Datenvolum erweist sich diese Art der Integration als problematisch
Salesforce-SAP-Integration: Salesforce Konsumierung von SAP Webservices
Integration ESB
Eine geeignetere Methode ist die Nutzung einer sogenannten ESB (Enterprise Service BUS) Software, die als Middleware eingesetzt wird. Die meisten ESB liefern bereits Konnektoren für Salesforce mit. Zusätzlich beherrschen die meisten ESB die Integration von Webservices, mit deren Hilfe sich auch Fremdsysteme wie z.B. CAD-Systeme oder Produktkonfiguratoren bei überschaubarem Aufwand integrieren lassen.
Vorteile:
- Es gibt eine ganze Reihe geeigneter, etablierter und teilweise sogar kostenfreier ESB
- Einmal eingerichtet und konfiguriert, lässt sich die Synchronisation leicht warten und monitoren
- Logging und Monitoring ist bei den meisten ESB vorhanden
- Es muss nur eine Verbindung durch das geschützte Firmennetz geschleust werden
- Auch große Datenvolumen sind bei der ESB Integration problemlos abbildbar
- Der Aufbau eines Sternschemas und einer gebündelten Kommunikation ist über eine EBS möglich
Nachteile:
- Je nach Ausgangslage können die Kosten für ESB sehr hoch ausfallen
- Bei den meisten ESB ist eine Echtzeit-Synchronisation nicht möglich
- Es wird teilweise zusätzliche Hardware (z.B. ein Server) benötigt
Salesforce SAP Integration mit ESB
Integrationstool
Ist die Analyse der Daten abgeschlossen und die Integrationsmethode gewählt, gilt es, ein geeignetes Integrationstool zu finden. Dabei gibt es viele ESB auf dem Markt, die für eine Integration mit Salesforce in Frage kommen. Bei der Auswahl der Tools sollten deshalb folgende Faktoren mit in Ihre Bewertung einfließen:
- Welche Kosten entstehen – für Lizenzen, Hardware, Service, Support, Schulungen, Connectoren und Plugins?
- Welche Protokolle werden unterstützt?
- Handelt sich sich um ein On-Premise Tool oder ein Cloud Tool? Bei On-Premise Tools benötigen Sie einen Server, Platz im Rechenzentrum, Freigaben usw. Bei einem Cloud Tool entfallen Kosten für Wartungs- und Hardwarekosten und auch Freigaben gestalten sich einfacher.
- Ist das Tool intuitiv zu benutzen oder erfordern die Editoren viel Einarbeitungszeit?
- Können Sie das Tool auch für andere Systeme im Unternehmen einsetzen?
- Gibt es Module für Reporting und Monitoring?
- Sind Module für Eskalationen vorhanden, falls es zu Problemen kommt?
Als Ausgangspunkt für Ihre Recherche nach einem passenden Datenintegrationstool können wir Ihnen drei etablierte Tools empfehlen. Die einzelnen Anbieter sollten Sie anhand Ihrer spezifischen Anforderungen individuell prüfen:
Talend Open Studio
- Kostenloses Open-Source-Tool.
- Grafisches Mapping mit Drag&Drop.
- Auto-Mapping-Funktion.
- Möglichkeit, individuelle Queries zu erstellen.
- Erweiterte Einstellungen in der MySQL-Datenbank.
Magic XPI Software
- Grafische Benutzeroberfläche.
- Leistungsstarke Sicherheits- und Verschlüsselungstools.
- Online-Monitoring-Funktionen.
- Automatisierte Bearbeitung von Ausnahmen und Fehler in Geschäftsprozessen.
SKYVVA Dataloader
- Native Force.com-App im typischen Salesforce-Look.
- Grafisches Drag&Drop-Mapping.
- Unterstützt Multiobjekt-Upload.
- Automatische Alerts bei Fehlern.
- Verwendet Salesforce-Formeln für Datenbearbeitung, Monitoring, Benachrichtigungen etc.
Grundsätzlich gilt: Schauen Sie, ob Sie ein geeignetes Tool bereits im Unternehmen verwenden. Nutzt Ihr Unternehmen beispielsweise SAP, hat es möglichweise SAP PI oder SAP SCPI im Einsatz, die auch für die Salesforce-SAP-Integration Verwendung finden können.
Integration SAP PI
Wenn Sie SAP PI oder SAP HCI (HANA Cloud Integration) mit Salesforce verwenden wollen, benötigen Sie in der Regel ein Plugin. Denn aufgrund des Authentifizierungsmechanismus der Salesforce Webservices ist es nicht ohne weiteres möglich, die SAP PI oder SAP SCPI an Salesforce anzuschließen. Diese Kosten für erforderliche Plugins sind allerdings überschaubar. Ob es sich lohnt, die vorhandenen Schnittstellen zu nutzen, muss im Einzelfall geprüft werden.
Vor- & Nachteile
Vorteile
- Sie benötigen kein zusätzliches System und keine zusätzliche Hardware im Haus
- Die SAP PI ist seit mehr als 10 Jahren am Markt und erprobt
- Die SAP PI beherrscht gängige Standards wie SOAP und XML
- Es gibt ein breites Spektrum an Knowhow-Trägern zum Thema SAP PI (z.B. unsere Kollegen von RZ10 – unserem Fachbereich SAP Basis und Security)
Nachteile
- Die Kosten der SAP PI sind sehr hoch und abhängig vom Datenvolumen sowie der Anzahl der Prozessoreinheiten
- Es ist ein hoher Level an SAP-Knowhow für die Verwendung erforderlich
- Die SAP PI ist besonders für kleinere Integrationsszenarien zu groß und mächtig. Sie lohnt sich in der Regel nicht für Mittelstandskunden
Als Ausgangspunkt für Ihre Recherche nach einem passenden Datenintegrationstool können wir Ihnen drei etablierte Tools empfehlen. Prüfen Sie die einzelnen Anbieter anhand Ihrer spezifischen Anforderungen.
SAP-Salesforce-Anbindung mit MuleSoft
Um eine erfolgreiche Integration mit Mulesoft zu gewährleisten, sind mehrere Schritte notwendig. Zuerst sollte ein solides Basiswissen aufgebaut werden, indem interne Mitarbeiter grundsätzlich über Mulesoft geschult werden. Dadurch wird eine Basis geschaffen, um anschließend Geschäftsprozesse zu identifizieren und zu visualisieren sowie Auskunftsgeber und Wissensträger zu identifizieren. Ein weiterer wichtiger Schritt ist die Erfassung der Systemlandschaft, einschließlich Systemen, APIs, Einschränkungen und Sicherheitsaspekten. Abschließend müssen bei der Entscheidung zur Umsetzung Faktoren wie Lizenzkosten, erwartetes Volumen, benötigte Ressourcen und Unterstützung, Zeitrahmen, K.O.-Kriterien und Risiken berücksichtigt werden.
Wissen aufbauen
Um eine effektive Evaluation durchzuführen, sollte das Projektteam ein grundlegendes Verständnis für die Technologie haben. Mulesoft hat spezifische Eigenheiten, die verstanden werden sollten, um die richtigen Fragen stellen zu können. Ein Beispiel ist die Aufteilung eines Prozesses in 3 APIs, was von einem Mulesoft-Experten erklärt werden sollte, um das Team auf Augenhöhe mitwirken zu lassen:
- Experience API – Übersicht an Aufträge über Salesforce wird angefragt
- Process API – Kundenaufträge und Auftragserfüllung wird in 2 Prozesse unterteilt
- System API – Prozesse werden in Schnittstellen übersetzt
Geschäftsprozesse sammeln
Um die technischen Herausforderungen bei der Implementierung einer Middleware zu bewältigen, müssen die betroffenen Geschäftsprozesse im Voraus dargestellt werden. In dieser Phase gibt es oft Erkenntnisse, die die Implementierung erschweren oder vereinfachen können. Zum Beispiel kann die teilweise Betrachtung eines End-to-End-Prozesses im Nachgang komplexer sein als ursprünglich angenommen, oder wichtige Wissensträger können außen vorgelassen werden. Daher ist das Wissen der Projektteilnehmer, sowohl fachlich als auch politisch innerhalb der Organisation, entscheidend für den späteren Projekterfolg.
Systemlandschaft erfassen
Nachdem die Anforderungen und die zu abbildenden Prozesse für Mulesoft definiert wurden, beginnt die technische Analyse. Diese umfasst Fragen wie:
- Welche Systeme müssen integriert werden?
- Welche Art von Schnittstelle ist erforderlich?
- Welcher Mulesoft-Konnektor wird benötigt?
- Wie groß sind die zu erwartenden Datenmengen im späteren Betrieb?
- Wie können die Aufrufe effektiv orchestriert werden, um eine hohe Wartbarkeit und Erweiterbarkeit zu gewährleisten?
- Gibt es Testsysteme für jedes System, die für die Entwicklung verwendet werden können, und welche Systeme werden in Zukunft folgen?
Es wird empfohlen, in dieser Phase einen „”Proof of Concept“” mit der Mulesoft-Testversion zu erstellen, um weitere Hindernisse, wie Probleme bei der Authentifizierung oder Abfragegeschwindigkeit, zu identifizieren und die Umsetzbarkeit zu bestätigen.
Umsetzung
Alle gesammelten Erkenntnisse werden im letzten Schritt zusammengeführt, um eine Entscheidung für oder gegen die Umsetzung zu treffen. Dabei werden die fixen und variablen Kosten sowie deren Skalierung nach aktuellem Wissensstand berücksichtigt. Es wird geprüft, ob es noch Herausforderungen (organisatorisch, technisch) oder Risiken gibt und ob die Lösung auch bei hoher Datenlast (z. B. Jahresendgeschäft) zuverlässig und performant ist. Die benötigte Umsetzungszeit und der Zeitrahmen für die Unterstützung im Fehlerfall werden ebenfalls ermittelt. Es wird auch überlegt, welche Ausbildungsprogramme oder externen Kosten für die Sicherstellung des Betriebs anfallen könnten.
Neue Lizenzregelung
SAP hat kürzlich ein neues Lizenzmodell eingeführt, um die „”indirekte Nutzung“” von Daten bei der Integration von Nicht-SAP-Systemen in das ERP-System von SAP neu zu regeln. Wenn andere Softwaresysteme, wie z. B. Salesforce, auf Daten in SAP zugreifen und diese weiterverarbeiten, kann SAP für diese Zugriffe zusätzliche Lizenzen und Wartungsgebühren erheben. Es ist daher wichtig, sicherzustellen, dass SAP-Infrastrukturen korrekt lizenziert sind und dass alle Kommunikationsbeziehungen zwischen den Systemen vor der Salesforce SAP Integration sorgfältig analysiert werden. Eine gründliche Bewertung kann dann in die Entscheidungen bei der Salesforce Integration einbezogen werden, um unerwartete Kosten zu vermeiden.
FAQ
Welche Salesforce-SAP-Integrationsarten gibt es?
Es gibt drei verschiedene Integrationsarten: Datenintegration, Oberflächenintegration und die Prozessintegration. Es ist möglich, so gut wie jede Technologie mit Salesforce zu integrieren. Salesforce ist dahingehend sehr integrationsoffen.
Welche Integrationsmethoden gibt es bei der Salesforce-SAP-Integration?
Es gibt verschiedene Integrationsmethoden für die Salesforce-SAP-Integration. Die zwei gängigsten Methoden sind die Integration über ESB und die Integration über Webservices. Beide Methoden haben Vor- und Nachteile.
Fazit
Die Integration von Systemen mit Salesforce über Punkt-zu-Punkt Verbindungen mittels Webservices ist nur zu empfehlen, wenn sich das Datenvolumen in Grenzen hält und eine Echtzeitintegration notwendig ist. Die Nachteile dieser Methode überwiegen in den meisten Fällen. Allein das Problem der umständlichen Wartbarkeit stellt in vielen Fällen ein KO-Kriterium dar.
Zu empfehlen ist daher in der Regel der Einsatz einer ESB. Für einfache Integrationsszenarien ohne Echtzeitintegration können sogar kostenfreie Open-Source-Lösungen wie Talend Open Studio eingesetzt werden. Die meisten ESB liefern bereits eine Vielzahl verschiedener Konnektoren mit, so dass z.B. auch die Integration von Legacy-Systemen wie AS400 mit überschaubarem Aufwand möglich ist.
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