Robert Richter
9. Dezember 2021

Aufgaben mit Robotic Process Automation (RPA) automatisieren

Die modernen Unternehmensprozesse sind immer mehr durch Automatisierungen gekennzeichnet. Das ist auch nicht besonders verwunderlich, da Automatisierungen große Vorteile mit sich bringen. RPA (Robotic Process Automation) ist eine besondere Art der Automatisierung. Wann das für Sie nützlich ist und welche Vorteile sich daraus ergeben, erfahren Sie im folgenden Beitrag.

RPA – was ist das überhaupt?

RPA ist eine Form der Automatisierung, bei der Roboter menschliche Aktionen nachbilden. Diese Form der Automatisierung unterscheidet sich z. B. hinsichtlich der automatischen Weiterleitung von Kundenanfragen an Serviceagenten. Der Unterschied: bei RPA hat man den Eindruck, ein Mensch würde den Computer bedienen. Sie können also nachverfolgen, wie der Pfeil auf dem Desktop hin und her geschoben wird und somit verschiedene Aktionen ausführt.

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Automatisieren Sie Ihre Prozesse, um sich auf Ihr Kerngeschäft zu konzentrieren.

Damit Sie einen Überblick davon bekommen, bei welchen Aufgaben sich eine Automatisierung überhaupt eignet, erläutern wir Ihnen das kurz im Folgenden:

Welche Aufgaben sind automatisierbar?

Bei der Frage, welche Aufgaben automatisierbar sind, gilt die folgende Dreierregel: Die Aufgabe sollte:

  • Manuell (es gibt viele Einzelschritte, die nacheinander durchgeführt werden müssen)
  • Regelbasiert (die Aufgabe sollte durch ein Regelwerk niedergeschrieben sein) und
  • Wiederholbar (die Aufgabe sollte oft anfallen, damit sich der Einsatz eines Roboters lohnt)

sein.

Im Folgenden finden Sie einige Beispiele für Anwendungsmöglichkeiten von Automatisierungen:

  • Ticketbearbeitung und Dispatching
  • Passwörter zurücksetzen auf Anfrage
  • Pflege von Daten im ERP- oder CRM-System
  • Einlesen und Bearbeiten von Rechnungen oder Aufträgen
  • Monitoring und Bearbeitung eines Mailpostfaches
  • Reports generieren und versenden
  • Testszenarien abarbeiten
Arbeiten Sie noch mit Excel, möchten aber Ihre Prozesse verschlanken, damit Sie und Ihre Mitarbeiter schneller und effektiver arbeiten können? Das können Sie mit den Automatisierungsmöglichkeiten in Salesforce und weiteren RPA-Funktionen (Robotic Process Automation). Das Ergebnis: Sie und Ihre Mitarbeiter können sich von Excel lösen und schneller arbeiten.

Wann eignet sich eine RPA?

Damit Sie die folgenden Ausführungen besser nachvollziehen können, nehmen Sie doch bitte die Abbildung 1 zur Hilfe:

RPA

Auf der X-Achse sehen Sie die Komplexität einer Aufgabe. Auf der Y-Achse die Häufigkeit des Anfallens einer Aufgabe.

Im linken Sektor können Sie dann erkennen, dass Aufgaben wenig kompliziert sind, dafür aber oft anfallen. Hier können also Aufgaben automatisiert werden, die einer simplen Logik folgen. Als Beispiel würde sich hier erneut die Weiterleitung von Kundenanfragen an Serviceagenten eignen.

Im rechten Sektor hingegen sehen Sie, dass Aufgaben sehr komplex sind und nicht oft anfallen. Für die Bearbeitung solcher Aufgaben eignen sich besonders Menschen, da die Komplexität den Menschenverstand benötigt. Darüber hinaus ist auch eine geringe Häufigkeit der Aufgaben ein Grund für die Ablehnung einer Automatisierung.

Im mittleren Sektor können Sie schließlich ein Gleichgewicht aus Komplexität und Häufigkeit erkennen. Für diese Art von Aufgaben eignet sich die RPA. Zum einen fallen die Aufgaben häufig genug an, sodass sich der Einsatz von RPA-Kandidaten lohnt; zum anderen sind die Aufgaben auch nicht zu komplex, sodass RPA-Kandidaten die Aufgaben erledigen können.

Was sind Vorteile einer RPA?

Bis zu 70 % aller Unternehmensprozesse sind automatisierbar. Der große Vorteil liegt demnach darin, dass Ihre Mitarbeiter sich z. B. intensiver mit Aufgaben aus dem rechten Sektor der Abbildung 1 beschäftigen können – also Aufgaben, die zu komplex für Automatisierungen sind. Der ROI (Return on Investment) erfolgt sogar bereits nach 3-6 Monaten. Das heißt: das Geld, welches Sie für die Anschaffung und Einrichtung der RPA-Kandidaten ausgeben, haben Sie nach den ersten drei bis sechs Monaten wieder drin. Warum? Weil der Einsatz von Automatisierungen zu einer größeren Effizienz und somit zu mehr Umsatz führt.

Und falls Sie sich um technische Einrichtungsmöglichkeiten Sorgen machen – keine Panik! Es gibt einfache Kick-Start RPA’s, mit denen Sie bei simplen Aufgaben starten.

Hier die wichtigsten Vorteile im Überblick:

  • Kosteneinsparung: (Keine Sorge! Mitarbeiter werden nicht ganz ersetzt, sondern an andere Aufgaben weitergeleitet)
  • Compliance-Steigerung
  • Skalierbarkeit und 24/7 Verfügbarkeit
  • Ausfallsicher

RPA in SalesforceRPA

Servicetrace ist ein Anbieter speziell für RPA. Dieses Unternehmen wurde erst Kürzlich von MuleSoft aufgekauft, das wiederum ein Tochterunternehmen von Salesforce ist. Was das bedeutet? Salesforce scheint auf Automatisierungen in Form von RPA zu setzen und diese zukünftig mehr in den Einsatz zu bringen.

Praxisbeispiel

In Salesforce hat die RPA bereits viel Effizienz generiert. Im Folgenden ein kurzes Beispiel, wie RPA sich bewährt hat:

Wenn Daten in einer Excel-Tabelle vorliegen, müssen diese (ohne RPA) manuell in Salesforce eingetragen werden. Das kann – je nach Datentyp – eine Menge Arbeit sein. RPA würde diesen Prozess erheblich erleichtern. Die Menge an Daten spielt dabei keine Rolle – Technik benötigt schließlich keine Pausen. Wenn Sie der RPA bei der Arbeit zusehen könnten, würden Sie beobachten können, wie sie einzelne Daten aus der Excel-Tabelle entnimmt und in Salesforce in den entsprechenden Feldern einträgt.

Fazit

Und – überzeugt? Nutzen auch Sie die Vorteile der RPA, schließlich können Sie klein anfangen und die Automatisierung dann bei Bedarf ausweiten. Falls Sie noch weitere Fragen haben oder mehr über RPA in Salesforce wissen möchten, kontaktieren Sie uns gerne.

Robert Richter

Robert Richter

Mein Name ist Robert Richter, ich berate Kunden beim Thema Vertrieb- und Service mit dem Schwerpunkt Salesforce.

Sie haben Fragen? Kontaktieren Sie mich!



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