Mirko Mutic
8. September 2021

So erstellen Sie Salesforce Leads aus Excel mit Power Automate

Salesforce Leads

Leads sind der Startpunkt des klassischen Vertriebsprozesses in Salesforce. In Salesforce gibt es verschiedene Möglichkeiten, Leads anzulegen. Dafür bringt Salesforce zum Beispiel Web-to-Lead mit sich. Die erlaubt es, Leads aus Web-Formularen zu erstellen. Aber was ist zu tun, wenn Sie darüber hinaus noch andere Anforderungen für eine automatische Lead-Erstellung haben? Ich möchte Ihnen heute einen Use Case mit Microsoft Power Automate vorstellen. Damit können Sie Leads aus einer Excel-Tabelle erstellen.

Meiner Erfahrung aus der Praxis nach kommen viele Firmen und Teams, trotz Nutzung von modernen und für sie angepassten IT-Systemen, nie wirklich von Excel weg. In einer Gruppe von Personen mit verschiedenen fachlichen Hintergründen, die nicht unbedingt IT sein müssen, ist Excel häufig ein gemeinsamer Nenner – etwas mit dem fast jeder arbeiten kann. Daher halte ich es für nützlich einen Weg zu haben, mit dem Sie aus einer einfachen Excel-Tabelle Leads erfassen können. So können Sie Leads erfassen, ohne dabei zwingend mit Salesforce arbeiten zu müssen. Dabei hilft Ihnen Microsoft Power Automate.

Salesforce ist bei Ihnen schon im Einsatz oder Sie überlegen, ob Salesforce das richtige CRM-System für Ihr Unternehmen ist? Sie sind sich aber nicht sicher, ob Salesforce mehr ist als nur ein Datenspeicher?

Was ist Power Automate?

Power Automate ist zusammen mit Power BI und PowerApps, ein Produkt der Microsoft Power Platform. Aufgabe dieser Anwendung ist es, wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren. Eine Vielzahl von verschiedenen Konnektoren erlauben die Anbindung an Drittsysteme, wie z. B. Salesforce. In der Web-Oberfläche können Sie einen Flow erstellen, der den Prozess abarbeitet.

Warum sollten Sie Power Automate nutzen?

Mit großer Wahrscheinlichkeit nutzen Sie bereits das eine oder andere Microsoft Office Produkt. Die Einrichtung von Power Automate im Rahmen von Office 365 ist nur ein kleiner Mehraufwand, der aber im Gegenzug einen großen Mehrwert durch die bereits erwähnten Konnektoren liefert.

Mit Power Automate können Sie Flows intuitiv gestalten, die sowohl auf Änderungen in Ihrer Salesforce Org reagieren, also auch Änderungen in der Org vornehmen. Diese Flows funktionieren ähnlich wie die regulären Salesforce Flows, nur eben über Systemgrenzen hinweg. Es ist die wahrscheinlich eleganteste Lösung Geschehnisse in Salesforce mit Office-, Google- oder einer der vielen anderen Anwendungen zu verknüpfen.

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Wie kann ich Salesforce Leads mit Daten aus einer Excel-Tabelle anlegen?

Die Gestaltung eines Power Automate Flows ist unkompliziert. Das Tool können Sie in der Office 365 Umgebung im Browser öffnen. Die verschiedenen Aktionen und Trigger sind in einem Flussdiagramm abgebildet. Über ein „+“ können Sie weitere Aktionen hinzufügen.

Der Flow in der untenstehenden Abbildung wird einmal am Tag ausgeführt. In dem Fenster ‚List rows present in a table‘ habe ich den Speicherort der Excel-Tabelle und deren Dateinamen spezifiziert. Wichtig ist hier, dass diese Tabelle auf einem OneDrive liegt.

Anschließend wird in dem Fenster ‚Create Object Scope‘ festgelegt, dass mit den Daten aus der Excel ein neuer Record in Salesforce angelegt werden soll.

Salesforce Leads: Flow

Abbildung 1: Beispiel Flow in Power Automate

Einmal am Tag wird dann für jede Zeile in der Excel-Tabelle ein Lead in Salesforce angelegt:

Salesforce Leads: Excel-Tabelle

Abbildung 2: Beispielhafte Excel-Tabelle

Salesforce Leads: Lead in Salesforce

Abbildung 3: Lead wurde in Salesforce erstellt

Salesforce Lizenzkosten dank Power Automate sparen

Da Sie mit hoher Wahrscheinlichkeit Office Produkte in Ihrem Unternehmen nutzen, ist die Automatisierung mit Power Automate nur ein kleiner Mehraufwand und eventuell etwas Aufpreis in Office-Lizenzen. Dafür können Ihre Mitarbeiter aber Leads aus Excel erfassen, wozu sie nicht einmal Salesforce Nutzer sein müssen, was wiederum Salesforce Lizenzkosten sparen könnte.

Auch Sie können Power Automate nutzen, um Ihren spezifischen Anwendungsfall in einem Prozess abzubilden und Aktionen wie Benachrichtigungen, Aufgabenerstellung, Terminsynchronisation u. v. m. in Systemen außerhalb von Salesforce durchzuführen.

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Bei Fragen zur Umsetzung oder Konzeption möchten wir Ihnen weiterhelfen. Kommen Sie dafür gerne mit Rückfragen auf mich zu.



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