3. Juli 2018

Unnötige Dokumente als Salesforce Attachments verhindern

Wer kennt das nicht? Sie nutzen Salesforce schon seit längerer Zeit und immer wieder finden Sie Datensätze (z. B. Kunden, Kontakte oder Leads) mit unzähligen Anhängen (Salesforce Attachments), die keinen Nutzen bieten.

Viele Anhänge machen Ihr Salesforce System irgendwann unübersichtlich. Außerdem belegen Dokumente Ihren begrenzten Dokumentenspeicher, welchen Sie natürlich auch bei Salesforce nachbestellen können. Die Kosten hierfür sind hierfür vergleichsweise hoch, sodass Sie sich den Invest in mehr Speicherplatz gut durchdenken sollten.

Beispiele für Salesforce Attachments

Wir schauen uns mal ein Beispiel an, wie viele unnötige Dokumente in Salesforce aussehen könnte. Hierzu habe ich einen Screenshot für Sie:

Übersicht von Dokumenten als Salesforce Attachments

Auf einen Blick lassen sich sehr viele Images erkennen. Es sind die kleinen Icons, die jeder aus seinem Mail-Footer kennt:

Signatur mit Icons

Gründe für unnötige Dokumente in Salesforce

Sie werden mir wohl zustimmen, dass niemand unnötige Dokumente in seinen IT-Systemen benötigt. Dies gilt natürlich auch für Salesforce als Cloudlösung und ist hier sogar noch wichtiger. Hierfür gibt es mehrere Gründe:

Wie auf dem Screenshot erkennbar, haben Sie hier keinen Mehrwert. Die Menge der Einträge stört, da diese den Blick auf relevante Dokumente erschweren. Jeder Anwender möchte zudem eine einfache und logische Übersicht haben, sodass ein 360°-Blick auf einen Kunden recht einfach möglich ist.
Außerdem belegen diese Dokumente den File Storage von Salesforce. Normalerweise ist dieser ausreichend groß. Wenn Sie jedoch sehr viele Mails versenden und auch andere Dokumente bei Ihren Daten ins Salesforce laden, dann wird der Speicher irgendwann knapp.
Dokumente können im Standard vom User nur einzeln gelöscht werden. Bei mehrere Tausend Mails am Tag möchte dies keiner mehr manuell machen, sodass eine programmierte Lösung wünschenswert ist.

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Salesforce ist bei Ihnen schon im Einsatz oder Sie überlegen, ob Salesforce das richtige CRM-System für Ihr Unternehmen ist? Sie sind sich aber nicht sicher, ob Salesforce mehr ist als nur ein Datenspeicher?

Wie kann ich meine Dokumente in Salesforce aufräumen?

Wie bereits oben beschrieben, möchte niemand manuell tausende Dokumente löschen. Der zeitliche Aufwand hierfür wäre enorm. Trotzdem sollte ein strukturiertes Aufräumen stattfinden, um effizient arbeiten zu können und unnötigen Zukauf von Speicherplatz zu vermeiden. Wir von mindforce haben hierfür mit Salesforce Attachment Cleanup die richtige Lösung für Sie. Gern beraten wir Sie persönlich dazu.