User Experience in Salesforce mit Quick Actions verbessern
Damit die hauseigene Salesforce-Organisation auch von allen Mitarbeitern gerne genutzt wird, ist es besonders wichtig, eine gute User Experience zu gewährleisten.
Salesforce bietet in seinem Umfang sehr viele Möglichkeiten an, das System in dieser Hinsicht anzupassen und zu verbessern. Im Folgenden sollen vor allem Tipps aufgezeigt werden, die einfach und auch ohne Programmiererfahrung von jedem Administrator in kürzester Zeit umgesetzt werden können.
Prozessautomatisierung und Steigerung der User Experience durch Quick Actions
Ein wichtiger Bestandteil zur Verbesserung der User Experience können sogenannte Quick Actions sein. Mit diesen ist es möglich, Buttons zu definieren, die beispielsweise im Seitenlayout von Objekten an oberster Stelle angezeigt werden. Durch einen einfachen Klick können dann neue Einträge erstellt werden, die automatisch mit dem Hauptobjekt assoziiert sind, sodass ein Nutzer sich nicht mehr darum kümmern muss, beispielsweise eine neue Rechnung zu einer Bestellung manuell hinzuzufügen. Auch ist es so zum Beispiel mit nur einem Klick möglich, gleich mehrere Felder des Objekts automatisch abzuändern. Dies ist vor allem dann sinnvoll, wenn immer die selben Felder zu gleichen Werten abgeändert werden sollen. Als Salesforce Administrator empfiehlt es sich, solche Quick Actions immer aufgabenorientiert zu benennen (bspw. „Neue Rechnung“). Dadurch erkennt der Anwender sofort, wofür der Button gedacht ist. Außerdem müssen Objekte, auf denen Quick Actions angezeigt werden sollen, Feed Tracking aktiviert haben.
Allgegenwärtige Aufgaben mit Global Actions ausführen
Des Weiteren gibt es die Möglichkeit, Global Actions zu erstellen. Diese sind von so gut wie überall in der Salesforce Organisation erreichbar und können dann verschiedenste Funktionen abbilden. Dazu zählt unter anderem auch das Erstellen von neuen Objekteinträgen oder aber das Aufrufen von Flows und Lightning Components. Der Vorteil dieser Actions liegt vor allem darin, bestimmte Vorgänge – wie das Erstellen eines Anrufprotokolls zum Kunden, der gerade am Telefon ist – sehr schnell und unkompliziert umzusetzen, ohne vorher erst zu einer bestimmten Stelle in der Organisation navigieren zu müssen.
Global Quick Actions in Salesforce
Für den Salesforce Administrator ist es in diesem Zusammenhang vor allem wichtig zu wissen, dass es bei Global Actions einige Einschränkungen gibt. Einerseits beeinträchtigt diese Art von Actions die Ladezeit der gesamten Organisation, sodass es sich empfiehlt, maximal neun solcher Actions anzulegen. Andererseits werden in der Salesforce App lediglich die ersten vier Actions auch in der Action Bar angezeigt. Eine Priorisierung der einzelnen Actions ist also sehr wichtig und man sollte sich nicht verleiten lassen, für alles Quick Actions anzulegen – denn das wird nur das Gegenteil einer guten User Experience zufolge haben.
