Salesforce-Einführung in der Praxis
Eine Salesforce-Einführung ist komplex und umfangreich. Wenn man sich vorher noch nie mit dem Thema auseinandergesetzt hat, können einen die ganzen Informationen und Fachwörter erstmal überfordern. Damit Sie die Thematik besser verstehen, erklären wir Ihnen den Ablauf einer Salesforce-Einführung in den einzelnen Schritten anhand eines Beispiels.
Das Unternehmen
Ein Kunde von uns, ein Unternehmen aus der Personalrekrutierungsbranche, benötigte Hilfe bei der Salesforce Einführung und wir haben ihn dabei unterstützt. Es sollte ein Consent-Management (Einwilligungen auf Webseiten) über mehrere Kanäle und ein Double-Opt-In Prozess eingeführt werden. Zudem sollten wir eine Schnittstelle zum bereits bestehenden Stammdatensystem schaffen.
Die Vorgehensweise
Unsere Empfehlung war eine iterative Erarbeitung der Thematik mit der Nutzung der SCRUM-Methode. Bei der SCRUM-Methode bestimmt das Unternehmen einen Product Owner, welcher mit dem Unternehmen und den Prozessen sehr gut vertraut ist. Der Product Owner erstellt zusammen mit einem SRUM-Master und einem Team, in diesem Beispiel beides von uns gestellt, einen genauen Plan für die Implementierung.
Die Vorgehensweise wird in folgende Schritte unterteilt:
Analyse
Bei der Analyse schauten wir uns genau an, wie die Prozesse momentan im Unternehmen laufen, und wie Salesforce dabei unterstützen kann. Die Prozesse bei unserem Kunden waren sehr umständlich. Double-Opt-Ins wurden nur händisch ausgefüllt und über verschiedene Kanäle gesammelt, anstatt einen zu nutzen, der alles abdeckt. Bei der Salesforce Planung wurde deutlich, dass der Standard nicht ausreicht, da dieser nicht alles abdeckt.
Planung
In der Planung erstellten wir einen genaueren Projektplan, basierend auf der SCRUM-Methode. Zusammen mit dem Product Owner erstellten wir ein Product Backlog und entwickelten einen sogenannten „Sprint Plan“ für die Implementierung. Unter Sprints versteht man kurze Zeitabstände, meist 1-4 Wochen, die die Implementierung in kleine Schritte unterteilt. Wir schauten, welche Features von Salesforce wir brauchen und welche wir erstmal auslassen können.
Implementierung
In diesem Schritt setzen wir die SCRUM-Methode um. Wir beschlossen, dass ein Sprint 2 Wochen dauert und hatten so alle 2 Wochen 3 Meetings mit dem Kunden. Einen Review- und einen Retroperspektive-Termin, wo darüber gesprochen wurde, was geklappt hat, was optimiert werden kann und wie die bisherigen Umsetzungen funktionieren, und einen Planning Termin, bei dem wir den nächsten Sprint besprachen. Außerdem fand jeden Tag Dailys mit dem Product Owner, unserem Team und dem Scrum Master statt. Diese Vorgehensweise ermöglichte uns, schnell zu handeln, wenn Probleme aufkamen. Innerhalb von 3 Monaten setzten wir alles um und danach ging es zur GoLive-Vorbereitung.
GoLive-Vorbereitung
Den letzten Sprint mussten wir anders planen. Es mussten Schulungsvorbereitungen und Dokumentationen abgegeben werden. Mitarbeiter, die mit dem System arbeiten sollen, wurden geschult, um sie auf den Betrieb vorzubereiten. Außerdem wurde eine Testdokumentation durchgeführt.
GoLive
Die Anpassungen, die beschlossen wurden, wurden an einem bestimmten Tag in das Produktivsystem überspielt. Mit dem GoLive-Schritt begann für uns die Hyper-Care Phase. In der ersten Woche standen wir direkt zur Verfügung, um verschiedene Probleme und Bugs direkt zu lösen.
Betrieb
Nachdem die ersten Tage mit dem System im Betrieb gut liefen, gaben wir das Unternehmen von unserer Projektumsetzung an den Service und Support weiter. Diese vereinbaren mit dem Kunden verschiedene Innovationstermine. Diese dienen dazu, zu schauen, wie wir das Unternehmen besser unterstützen können. Zum Beispiel könnte unser Kunde von der Marketing-Cloud profitieren.
Fazit: So funktioniert die Salesforce Einführung in der Praxis
Auf den ersten Blick wirkt eine Einführung sehr komplex, schaut man sich jedoch die einzelnen Schritte genauer an und geht strukturiert vor, kann es jeder leicht verstehen. Achten Sie auf eine gute Planung und trauen Sie sich Unterstützung zu holen, die Ihnen bei dieser Planung unter die Arme greifen kann.
