RPA übernimmt sogar Gesamtprozesse – ein Kundenbeispiel
RPA (Robotic Process Automation) ist eine Künstliche Intelligenz, die menschliches Handeln simuliert. Wie RPA Ihre Auftragsbearbeitung unterstützt, zeigen wir Ihnen anhand folgendem Praxisbeispiel:
Was ist die Herausforderung des Kunden aus dem Praxisbeispiel?
Der Kunde aus dem vorliegenden Praxisbeispiel ist ein Großkonzern im Automobilsektor. Diese Branche lebt bekanntlich davon, dass eingehende Aufträge zeitnah bearbeitet werden müssen.
Nun war es in dem Unternehmen so, dass die Aufträge in schwankenden Zyklen eintrafen. Mal kamen sehr viele Aufträge gleichzeitig, während es Zeiten gab, in denen wenige Aufträge eingingen. Problematisch waren die Zeiten, in denen viele Aufträge gleichzeitig eingingen. Denn das Unternehmen konnte die Aufträge nicht alle zeitnah bearbeiten.
Zudem befand sich das Unternehmen in einer Phase, in der viele Mitarbeiter abgewandert sind – und somit auch das Knowhow. Durch den Mangel an Wissen brauchte das Unternehmen schließlich noch mehr Zeit für die Bearbeitung der Anfragen.
Was war unsere empfohlene Lösung?
Unser Vorschlag: Den gesamten Prozess von Eingang bis Archivierung der eingehenden Aufträge vollautomatisch durch einen Roboter (RPA) ausführen lassen.
Wie genau das aussieht, verdeutlicht die folgende Darstellung:
Abbildung 1: Beispiel für den Ablauf einer vollautomatischen Auftragsbearbeitung
Im ersten Schritt:
- öffnet der Roboter die Mail,
- schaut, ob diese eine angehängte PDF-Datei enthält und
- filtert die Mail auf die notwendigen Informationen.
Im zweiten Schritt:
- überträgt der Roboter die Daten aus der Mail und überführt diese in das SAP-System,
- ergänzt diese durch „Wissen“, das ihm durch ein festgelegtes Regelwerk zugänglich ist und
- kann somit selbstständig einen Auftrag auslösen.
Im dritten Schritt:
- schließt der Roboter die Opportunity im CRM-System von Salesforce (da der Auftrag bereits erhalten wurde).
Im vierten Schritt:
- aktualisiert der Roboter die geführte Excel-Tabelle mit den neu generierten Daten.
Im letzten Schritt:
- versendet der Roboter das Reporting an den Abteilungsleiter oder andere wichtige Stakeholder.
Wie Sie sehen, kann der Softwareroboter jeden einzelnen Schritt vom Eingang eines neuen Auftrags bis hin zum Versenden des Reportings übernehmen. Dadurch können sich die Servicemitarbeiter mit anderen wichtigeren Aufgaben intensiver auseinandersetzen.
Was war der Mehrwert der eingesetzten RPA?
- Skalierung durch Roboter: Der Einsatz von RPA kann an die Schwankungen der Aufträge angepasst werden.
- Maximale Reaktionszeit von 10 Minuten: Die Wartezeit aller Kunden wurde auf 10 Minuten reduziert.
- Knowhow Konservierung: Träger des Knowhows sind nicht mehr länger nur Menschen. Der Vorteil: Wenn Mitarbeiter abwandern, bleibt das Knowhow trotzdem bestehen. Denn: Roboter wandern nicht ab, sondern sind so lange im Betrieb, wie Sie es sich wünschen.
- Kein Backlog mehr: Aufträge stauen sich nicht mehr an, da der Roboter die Bearbeitungszeit enorm verkürzt. Der Vorteil: Kunden erhalten die Bearbeitung ihrer Aufträge in der gewünschten und notwendigen Zeit.
Fazit über RPA in der Auftragsbearbeitung
RPA hilft Ihnen dabei, die Prozesse in der Auftragsbearbeitung vollautomatisch zu übernehmen. Die Vorteile liegen in der großen Zeitersparnis und der damit verbundenen Effizienz. Aber RPA lässt sich auch in anderen Bereichen einsetzen: z. B. in der Bestell- oder Rechnungsbearbeitung. Wenn Sie mehr über die Einsatzmöglichkeiten von RPA erfahren möchten, kontaktieren Sie uns persönlich – wir beraten Sie gerne!
