Leichte Systemintegration: Datentransfer zuverlässig und in Echtzeit
Falls Ihr Unternehmen neben einem ERP- auch ein CRM-System nutzt, ist Ihnen das folgende Problem möglicherweise nur zu gut bekannt: Wie lassen sich Daten, die in beiden Lösungen benötigt werden, möglichst einfach, schnell und zuverlässig von einem System in das andere übertragen? Die leichte Softwareintegration ist einer von vier Lösungsansätzen für diese Problematik. In diesem Blogpost erfahren Sie, was genau sich hinter der leichten Softwareintegration verbirgt, welche Vorteile die leichte Integration zwischen SAP und Salesforce bietet und für welche Anwendungsszenarien sie geeignet ist.
Die meisten Unternehmen greifen in ihrem operativen Geschäft auf eine umfangreiche Systemlandschaft zurück. Oft umfasst diese neben dem ERP-System auch eine separate CRM-Lösung. Im Arbeitsalltag ist eine strikte Trennung der beiden Systeme jedoch nur selten sinnvoll. Obwohl CRM- und ERP-Software andere Grundziele verfolgen, gibt es dennoch Informationen, die in beiden Bereichen benötigt werden. Es ist daher wichtig, dass die im ERP- und im CRM-System hinterlegten Datensätze identisch sind.
Welche grundsätzlichen Möglichkeiten für den Datenaustausch gibt es?
Um die Deckungsgleichheit der Datensätze zu garantieren ist es ratsam, beide Systeme miteinander zu verknüpfen. Diese sogenannte Integration kann auf verschiedenen Eben stattfinden, von denen jede eine Reihe von Vor- und Nachteilen mit sich bringt:
- Manueller Datenaustausch
- Systemunterstützter Datenaustausch
- Leichte Integration
- Vollständige Integration
Obwohl diese vier Stufen aufeinander aufbauen, sind sie nicht als kontinuierlicher Prozess zu verstehen. Jede Stufe hat eine Daseinsberechtigung. Daher lässt sich nicht pauschal sagen, dass alle Unternehmen, die Salesforce in ihre bestehende Softwarelandschaft integrieren möchten, eine Integration auf Stufe vier anstreben sollten.
Vor einigen Tagen habe ich Ihnen bereits die manuelle Datenintegration und die systemunterstützte Datenintegration als einfache Methoden des Datenaustauschs vorgestellt. Heute liegt mein Fokus auf der leichten Integration: Als dritte Stufe des Datenaustauschs stellt sie einen wichtigen Schritt auf dem Weg zur vollständig integrierten Softwarelandschaft dar.
Die leichte Integration: Die ideale Lösung für den automatischen Abgleich umfangreicher Datensätze?
Die ersten beiden Stufen der Softwareintegration erfordern einen hohen Anteil manueller Tätigkeiten seitens ihrer Anwender, um Daten von einem System in ein anderes zu übertragen. Im Vergleich dazu lässt der Anteil manueller Tätigkeiten in leicht integrierten Systemen stark nach und wird durch automatisierte Abgleichungsvorgänge ersetzt.
Für welche Szenarien sind leicht integrierte Systeme geeignet?
Eine leicht integrierte Systemlandschaft zwischen SAP und Salesforce hat daher das Potenzial, Ihre Mitarbeiter zu entlasten und ihre Produktivität zu steigern, ist jedoch nicht für jedes Unternehmen und Anwendungsszenario geeignet. Eine leichte Integration Ihrer Systeme lohnt sich erst ab einer vergleichsweise großen zu verarbeitenden Datenmenge, die Ihre Mitarbeiter auf dem manuellen Wege nicht mehr effizient verwalten können. Zudem ist die Einführung einer leicht integrierten Softwarelandschaft überhaupt erst dann sinnvoll, wenn Ihr Unternehmen bereits über fest etablierte Arbeitsprozesse und klar definierte Zuständigkeitsbereiche verfügt. Sind diese nicht vorhanden, lässt sich eine automatisierte Schnittstelle zwischen zwei oder mehr verschiedenen Systemen kaum implementieren.
Werden diese Grundvoraussetzungen erfüllt, sind die Funktionen, die leicht integrierte Systeme in Ihrem Unternehmen übernehmen können, vielfältig. So eignen sie sich beispielsweise ausgesprochen gut für den Massenimport und -Export von Daten. Hierfür wird ein zusätzliches Tool benötigt – besonders gängig sind hier die Anwendungen APEX Dataloader, Dataloader.io oder Data Import Wizard. Jede der drei Anwendungen hat ihre eigenen Vor- und Nachteile:
Dataloader
Der Dataloader erlaubt Ihnen, Daten aus der Salesforce-Cloud zu exportieren sowie Daten in Salesforce zu importieren. Um das Tool nutzen zu können, muss allerdings zunächst eine lokale Installation erfolgen. Der große Vorteil des Dataloaders besteht darin, dass Import- und Exportvorgänge über die Kommandozeile eingeplant werden können. Der Nachteil: Die Nutzeroberfläche des Dataloaders ist gewöhnungsbedürftig.
Dataloader.io
Das Tool Dataloader.io liegt als Cloud-Lösung vor. Es übernimmt dieselben Funktionen wie der Dataloader, ergänzt um einige Komfortfunktionen. In der kostenlosen Variante gibt Dataloader.io Ihnen die Möglichkeit, 10.000 Datensätze pro Monat zu importieren. Übersteigt Ihr Anwendungsbedarf dieses Limit, müssen Sie eine Zusatzlizenz erwerben.
Data Import Wizard
Die Funktionalität des Data Import Wizards beschränkt sich – dem Namen entsprechend – auf den Datenimport in Salesforce. Möchten Sie auch Daten exportieren, müssen Sie auf andere Mittel zurückgreifen. Hier ist beispielsweise denkbar, Daten mittels automatisch erstellter Reports zu exportieren. Der große Vorteil des Data Import Wizards besteht darin, dass er direkt in die Salesforce-Oberfläche eingebettet und lizensiert ist. Er stellt daher eine einfache und übersichtliche Möglichkeit dar, um beispielsweise Leads in das System zu importieren.
Gut zu wissen: Unsere Fachmail-Serie
In unserer Mail-Serie geben unsere Experten Tipps, wie Sie einen manuellen, langsamen und fehleranfälligen Austausch von Daten vermeiden. So müssen die Fachabteilungen nicht mehr auf veralteten Daten reporten. Einmal in der Woche wird sie Ihnen zugesendet und Sie können sich jederzeit auch wieder austragen.
Die leicht integrierte Softwarelandschaft: Datentransfer zuverlässig und in Echtzeit
Grundsätzlich bietet eine leichte Softwareintegration zwischen SAP und Salesforce in allen Anwendungsszenarien Vorteile, in denen eine hohe Prozessreife sowie große Datenmengen vorherrschen und ein hoher Detailgrad der im System hinterlegten Daten gefordert ist. Letzteres ist beispielsweise dann der Fall, wenn Bewegungsdaten in Echtzeit erfasst und systematisiert werden sollen.
Zur Datenweitergabe zwischen den Systemen dient in der Regel ein zusätzliches Tool. Welche Lösung hier die beste ist, lässt sich jedoch pauschal nicht sagen: Einen objektiv besten Data Loader gibt es nicht. Abhängig von Ihren persönlichen Anforderungen bringt jedes Tool eine Reihe von Vor- und Nachteilen mit sich.
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