Frank Y. Nedwed
7. Juni 2021

SAP-Salesforce-Integration: So wird Ihr Projektmanagement zum Erfolg

Bei der von SAP-Salesforce-Integrationsprojekten müssen viele Aspekte beachtet werden.

Integrationsprojekte gelten als undurchsichtig und risikoreich. Viele Unternehmen scheuen sich daher davor, diese Herausforderung anzunehmen. Das ist schade, denn eine gelungene Softwareintegration bietet viele Vorteile. Damit Sie wissen, wie auch Ihr SAP-Salesforce-Integrationsprojekt ein Erfolg werden kann, stelle ich Ihnen in dieser Beitragsreihe die fünf gängigsten Herausforderungen und Best Practices im Zusammenhang mit Integrationsprojekten vor. Der heutige Beitrag widmet sich den Stolperfallen, die das Projektmanagement von SAP-Salesforce-Integrationsprojekten zu bieten hat.

Welche Probleme können im Projektmanagement von Integrationsprojekten auftreten?

Viele Unternehmen machen den Fehler, Integrationsprojekte als „normale“ Projekte zu planen, ohne Erfahrungswerte in die Planung einfließen zu lassen. Im Vergleich zu anderen IT-Projekten, wie beispielsweise einer Salesforce-Eigenentwicklung oder einer Custom Transaktion in SAP, gibt es bei der Planung und Umsetzung von Integrationsprojekten jedoch einige zusätzliche Dinge zu beachten.

Manche Unternehmen sind sich gar nicht bewusst, welche Chancen hinter der SAP-Salesforce-Integration stecken. Laut Studien können Sie durch solch eine Integration z. B. den Umsatz um ca. 29 % steigern.

Ein Integrationsprojekt als „normales“ Projekt zu planen kann daher dazu führen, dass interne Aufwände bei der Umsetzung letztlich unterschätzt werden, was sich negativ auf die Einteilung zeitlicher, personeller und finanzieller Ressourcen auswirken kann. Hinzukommt, dass die Projektbeteiligten ihr Know-how mitunter überschätzen. Das kann beispielsweise dann der Fall sein, wenn hinzugezogene externe Berater zwar Experten im Bereich Salesforce sind, sich aber mit SAP nicht auskennen – oder umgekehrt. Auch die Prozessreife im Unternehmen wird aus IT-Sicht häufig überschätzt. Wenn ein Unternehmen noch nicht über etablierte interne Workflowprozesse verfügt, ist es kaum möglich, eine vollständig integrierte Softwarelandschaft zu schaffen, in der der Datenaustausch zwischen allen Systemen automatisiert, strukturiert und fehlerfrei abläuft. Wenn derartige Risiken nicht antizipiert werden, besteht die Gefahr in die T&M-Falle zu tappen. Das Resultat: ein nie endender Entwicklungsprozess.

Was macht Integrationsprojekte so komplex?

Integrationsprojekte zeichnen sich durch einen großen internen Zeit- und Arbeitsaufwand aus, der auf die Komplexität der zugrundeliegenden Systeme zurückzuführen ist. Beim Management von Integrationsprojekten zwischen SAP und Salesforce müssen daher unter anderem die folgenden Fragen berücksichtigt werden:

Benötigen Sie Rückkanäle?

Die Datenübertragung zwischen SAP und Salesforce funktioniert nicht nur in eine Richtung – etwa dann, wenn Daten aus SAP in das Salesforce-System übertragen werden sollen. Mitunter kann es sinnvoll sein, zusätzlich einen Rückkanal einzurichten. Dabei kann es sich beispielsweise um eine Verifikationsnachricht handeln, die bestätigt, dass die gesendeten Daten ordnungsgemäß in Salesforce „angekommen“ sind, oder auch um die Möglichkeit, in Salesforce hinterlegte Daten in SAP einzuspeisen.

Soll der Datentransfer geplant oder in Echtzeit stattfinden?

Die Antwort auf diese Frage hängt stark vom Verwendungszweck der Daten ab. Möchten Sie beispielsweise eine Produktverfügbarkeitsabfrage durchführen, werden in der Regel unmittelbare und aktuelle Informationen zum Warenbestand benötigt.

Handelt es sich bei Ihrem SAP-System um eine On-Premise- oder um eine Cloud-Lösung?

Sie setzen in Ihrem Unternehmen eine On-Premise-Lösung von SAP ein? Dann sollten Sie dieser Frage besonders viel Beachtung schenken. Häufig erschwert die Firewall, die Ihr On-Premise-System schützt, der Cloud-Lösung Salesforce den Zugriff auf die in SAP hinterlegten Daten. Die Herausforderung bei der Umsetzung eines Integrationsprojekts besteht in diesem Fall darin, Salesforce den Zugriff auf Ihre On-Premise-Landschaft zu gewähren, ohne gleichzeitig die Landschaft für unterwünschte Sicherheitsrisiken zu öffnen.

SAP und Salesforce Integration

Salesforce ist das beste aktuell erhältliche CRM. Bei vielen Unternehmen gehören jedoch neben den Vertriebsdaten noch einige andere Daten dazu.

Welche Middleware möchten Sie einsetzen?

Der Einsatz einer Middleware ist eine gängige Art und Weise, den Datenaustausch zwischen SAP und Salesforce zu ermöglichen. Die Auswahl an Anbietern ist groß und jedes Tool bietet seine eigenen Vor- und Nachteile. Beim Projektmanagament von SAP-Salesforce-Integrationsprojekten sollten Sie sich daher eingehend darüber informieren, welche Middleware für Ihre Zwecke am besten geeignet ist.

Welche Schnittstellen-Technologien möchten Sie nutzen?

BAPI, IDoc, REF, BULK, SOAP oder doch lieber REST – die Wahl der Schnittstellen, mit denen Sie Ihre Systeme miteinander verknüpfen, hat Konsequenzen. Von ihnen hängt ab, welche Art und welchen Umfang der Datenaustausch und die Datenverarbeitung zwischen Ihren Systemen annehmen können.

Bei der von SAP-Salesforce-Integrationsprojekten müssen viele Aspekte beachtet werden.

Abbildung 1: Geplanter oder real-time Datenabgleich, On-Premise- oder Cloud-Lösung, Schnittstellenwahl… Bei der Planung und Umsetzung von SAP-Salesforce-Integrationsprojekten müssen viele Aspekte beachtet werden.

Diese und weitere Fragen können für Unsicherheit sorgen, weshalb Sie sich im Zuge der Projektplanung unbedingt darüber Gedanken machen sollten.

Diese Faktoren werden bei der Planung von Integrationsprojekten häufig unterschätzt

Sie sehen: Die Planung von Integrationsprojekten ist ein ausgesprochen komplexer Prozess, bei dem selbst kleine Details große Auswirkungen auf das Gesamtergebnis haben können. Diese Komplexität führt dazu, dass insbesondere die Konzeptionsphase samt Prozessharmonisierung sowie die Testphasen häufig drastisch unterschätzt werden. Für diese beiden Aspekte der Projektumsetzung muss daher unbedingt ausreichend viel Zeit eingeplant werden. Dazu gehört auch, großzügige Zeitfenster für die Unterweisung der Endnutzer sowie für finale Systemanpassungen einzuplanen. Häufig werden letzte Anpassungs- und Optimierungspotenziale erst dann deutlich, wenn das System sich bereits im Einsatz befindet. Um derartige Anpassungen vornehmen zu können, endet ein gut geplantes Integrationsprojekt nicht mit dem Go-Live, sondern erst einige Zeit später.

So vermeiden Sie Stolperfallen im Projektmanagement von SAP-Salesforce-Integrationsprojekten

Integrationsprojekte sind komplex und verursachen daher einen enormen Zeit- und Arbeitsaufwand. Um diesen zu reduzieren, ist es ratsam, sich bereits in der Planungsphase an etablierten Best Practices zu orientieren. Die Erfahrungen und Best Practices anderer Unternehmen mit ähnlichen Integrationsprojekten im Hinblick auf Projektablauf, -phasen und -organisation sowie die Abschätzung von Zeit- und Ressourcenaufwand bieten hier eine wertvolle Orientierungsmöglichkeit. Zudem empfiehlt es sich, einen Projektleiter zu Rate zu ziehen, der sich mit beiden Systemen gut auskennt und daher jederzeit den Überblick über die gesamte Systemlandschaft hat. Um nicht versehentlich in eine T&M-Falle zu treten lohnt es sich, einen externen Dienstleister mit Souveränität zum Festpreis hinzuzuziehen. Er unterstützt Sie beim Projektmanagement, damit ihr SAP-Salesforce-Integrationsprojekt ein garantierter Erfolg wird. Wir bieten gerne unsere Dienste an.

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Frank Y. Nedwed

Frank Y. Nedwed

Mein Name ist Frank Y. Nedwed und ich bin begeisterter Projektleiter und Consultant bei mindsquare. Neben meiner Leidenschaft Ihrer Abteilung das Leben leichter zu machen und Projekte zum Erfolg zu führen, interessiere ich mich insbesondere für Forschungs- und Anwendungsthemen rund um die digitale Transformation.

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