Wie Sie CSV-Dateien vom FTP-Server nach Salesforce importieren
Der Datenaustausch zwischen SAP und Salesforce gestaltet sich häufig schwierig. Ich verrate, wie auf FTP-Servern hinterlegte CSV-Dateien den Datenimport von SAP nach Salesforce vereinfachen und welche Tools Sie dafür benötigen.
Häufig besteht das Ziel der Synchronisation von SAP mit Salesforce im täglichen Abgleich separater Datenbanken. Viele Unternehmen möchten zu diesem Zweck jedoch keinen großen Entwicklungsaufwand betreiben, sondern sind auf der Suche nach einer möglichst einfachen Lösung.
Ein naheliegender Ansatz besteht darin, eine CSV-Datei mit den benötigten Daten aus SAP zu exportieren. Diese wird dann auf einem aus dem Internet ansprechbaren FTP-Server hinterlegt, von wo aus Salesforce darauf zugreifen kann. Das Problem an dieser Herangehensweise: Salesforce kann von sich aus keine CSV-Dateien von FTP-Servern importieren. Glücklicherweise lässt sich dieses Problem mithilfe externer Lösungen umgehen.
Option 1: Zwischenschaltung teurer externer Tools
Die wohl einfachste Möglichkeit, CSV-Dateien von FTP-Servern in Salesforce zu importieren besteht darin, ein Drittanbietertool – wie etwa Daterloader.io – zwischenzuschalten. Diese Lösung ist nicht nur schnell umsetzbar, sondern überzeugt außerdem mit einer einfachen Wartung.
Aber: Bei großen Datenmengen kann diese Lösung recht kostspielig werden – so kostet die Nutzung von Dataloader.io beispielsweise bis zu 300 US-Dollar pro Monat. Für diesen Preis erhalten Sie zwar auch Zugriff auf diverse Zusatzfunktionen, diese sind jedoch für die meisten Anwendungsfälle irrelevant. Zudem machen sich Unternehmen, die auf diese Option zurückgreifen, langfristig von externen Dienstleistern abhängig.
Option 2: Zwischenschaltung der FTP Connector-App auf Heroku
Deutlich sinnvoller ist die Zwischenschaltung der von Mindsquare entwickelten FTP Connector-App, die auf der zu Salesforce gehörenden Plattform Heroku hinterlegt ist. Sie stellt diverse REST-Schnittstellen zur Verfügung, um auf die auf dem FTP-Server hinterlegten CSV-Dateien zuzugreifen und konvertiert diese anschließend in ein JSON-Format. Letzteres lässt sich auf unkomplizierte Art und Weise in Salesforce importieren.
Um Zugriff auf den FTP Connector zu erhalten, wird neben einem Lizenzschlüssel, den Mindsquare zur Verfügung stellt, ein Set an Zugangsdaten benötigt. Sowohl der Lizenzschlüssel als auch die Login-Daten werden im HTTP Request im Header an die App übergeben. Hierzu gehören
- der Username für den FTP-Server,
- das Passwort für den FTP-Server,
- die Adresse des FTP-Servers,
- der Pfad der Datei auf dem FTP Server
- sowie optional ein Trennzeichen der CSV-Datei, ein sogenannter Delimiter. Hierbei kann es sich wahlweise um einen TAB, ein Komma oder einen senkrechten Strich (|) handeln. Der Einsatz eines Delimiters hat den Vorteil, dass sich CSV-Dateien mit ihrer Hilfe in verschiedenen Formaten verarbeiten lassen.
Abbildung 1: Beispielhafte Architektur bei einem unserer Kunden.
Das abschließende Konvertieren der Daten in Salesforce Records erfolgt dann in Salesforce selbst. Hierzu wird ein einfaches Datenmapping unter Verwendung von Custom Metadata Types vorgenommen. Dieses Vorgehen birgt den Vorteil, dass die Systemadministratoren Ihres Unternehmens auch Änderungen vornehmen können, ohne zusätzlichen Entwicklungsaufwand zu betreiben. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, fallspezifische Mappings mit Apex-Klassen zu erweitern.
Vorteile der Datensynchronisation mithilfe von der FTP Connector-App und Heroku
Zur Synchronisation von SAP mit Salesforce auf die FTP Connector-App zurückzugreifen hat gegenüber anderen Lösungen eine Vielzahl an Vorteilen.
Unabhängigkeit von Drittanbietertools
Im Gegensatz zu anderen Tools, wie etwa dem bereits erwähnten Daterloader.io, handelt es sich bei Heroku um eine von Salesforce zugekaufte Plattform. Unternehmen, die auf diese Option zurückgreifen, machen sich daher nicht von externen Dienstleistern abhängig und die Daten werden nicht außerhalb von der Salesforce Plattform verarbeitet.
Hohe Datenschutzstandards
Bei der Datensynchronisation mithilfe der App werden Daten immer nur weitergereicht und niemals zwischengespeichert. Als Nutzer müssen Sie sich daher keine Gedanken über das Abgreifen der Daten machen. Da Heroku auf einer Server-Instanz in Europa läuft, ist die Plattform außerdem DSGVO-Konform.
Einfache Integrierbarkeit und Anpassbarkeit
Ähnlich wie Dataloader.io bietet auch die FTP Connector App viele schnelle und unkomplizierte Möglichkeiten zur Integration mit Salesforce. Im Vergleich zu Dataloader.io bietet die App jedoch den entscheidenden Vorteil, dass sie sich ohne großen Entwicklungsaufwand für die Systemadministratoren an die individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens direkt aus Salesforce heraus anpassen lässt – denkbar ist beispielsweise der Einbau von zusätzlichen Features oder Mappings.
Gegebenenfalls müssen die Schnittstellen der App aufgrund von Salesforce- oder SAP-Updates in unregelmäßigen Abständen gewartet werden. Falls Sie Ihre interne IT-Abteilung entlasten möchten, lässt sich diese Aufgabe jedoch problemlos an einen externen Dienstleister abgeben. Wir bieten Ihnen gerne unsere Dienste an.
Gut zu wissen: Unsere Fachmail-Serie
In unserer Mail-Serie geben unsere Experten Tipps, wie Sie einen manuellen, langsamen und fehleranfälligen Austausch von Daten vermeiden. So müssen die Fachabteilungen nicht mehr auf veralteten Daten reporten. Einmal in der Woche wird sie Ihnen zugesendet und Sie können sich jederzeit auch wieder austragen.
Schnell, unkompliziert, anpassbar: Der Datenabgleich zwischen SAP und Salesforce mithilfe der FTP Connector-App und Heroku
Möchten Sie einen Datenimport aus SAP in Salesforce, bietet es sich häufig an, eine CSV-Datei mit den benötigten SAP-Daten zwischenzeitlich auf einem FTP-Server zu hinterlegen. Um Salesforce den Zugriff auf diesen Server zu ermöglichen, stellt die Zwischenschaltung der FTP Connector-App auf Heroku als Verbindungsglied eine verlässliche Lösung dar: Ihr Vorteil liegt nicht nur in der schnellen Implementierbarkeit, sondern auch der Vielzahl damit verbundener Anpassungsoptionen.
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