So unterstützt RPA Ihre Unternehmensprozesse – ein Praxisbeispiel
Robotic Process Automation (RPA) ist eine IT, die Aufgaben vollautomatisch erledigt. Aber wie sieht so ein Einsatz in der Praxis aus? Im Folgenden zeigen wir Ihnen anhand eines Praxisbeispiels, unter welchen Umständen der Einsatz von RPA eine Menge Effizienz verspricht.
Wie sieht der Prozess des Praxisbeispiels aus, der durch RPA optimiert werden soll?
In dem Praxisbeispiel handelt es sich um ein mittelständisches Unternehmen in der Lebensmittelherstellung. Kunden des Unternehmens sind u. a. große Handelsketten wie Aldi, NORMA, etc. Bevor das Unternehmen RPA eingesetzt hat, sah der Verkaufsprozess wie folgt aus:
- Einige Mitarbeiter waren im Außendienst tätig. Dort haben sie Kunden vor Ort ihre Produkte verkauft. Bei Geschäftsabschlüssen haben die Mitarbeiter dann die entsprechenden Verkaufsdetails in das CRM-System von Salesforce eingetragen.
- Andere Mitarbeiter waren im Office tätig und haben die Verkaufsinformationen aus dem CRM-System in das ERP-System von SAP übertragen. Dadurch wurde die Produktion und die Verpackung entsprechender Produkte in Gang gesetzt.
Was sind die Herausforderungen dieses Prozesses?
In dem oben genannten Verkaufsprozess des Beispielunternehmens konnten wir einige Stellen identifizieren, die einen Optimierungsbedarf hatten:
- Der Prozess war fehleranfällig: Der zweite Schritt des Prozesses bestand daraus, dass Mitarbeiter Informationen aus dem CRM-System in das ERP-System übertragen haben. Dabei kam es des Öfteren vor, dass Mitarbeiter Fehler beim Kopieren der Daten unterlaufen sind.
- Es gab eine schlechte Reaktionszeit: Da der Prozess von menschlichen Arbeitsschritten abhing, fiel die Reaktionszeit entsprechend schlecht aus. Denn: die Mitarbeiter hatten auch andere Aufgaben, um die sie sich kümmern mussten oder sie waren schlichtweg nicht 24/7 im Dienst.
- Die Arbeit doppelte sich: Der Verkaufsprozess bestand aus derselben Tätigkeit (nur an zwei verschiedenen Stellen), nämlich das Eintragen von Verkaufsinformationen in ein System.
- Der Prozess war für Kunden nicht transparent: Der Verkaufsprozess lief hinter verschlossenen Türen ab. Somit war es Kunden nicht möglich, nach der Bestellung weitere Informationen zum Bestellvorgang (wie z. B. Eingangsbestätigung, Versanddatum, Ankunftsdatum/-uhrzeit, etc.) zu erhalten.
Was war die Lösung?
Als Lösung schlugen wir dem Unternehmen vor, im zweiten Prozessschritt RPA einzusetzen. Somit werden die Aufgaben im Backoffice (die zuvor von Mitarbeitern durchgeführt wurden) nun vollautomatisch durch einen Softwareroboter ausgeführt. Der Roboter ist in der Lage, sich die Daten selbstständig aus dem CRM-System zu beschaffen und dann in das ERP-System zu übertragen.
Welcher Mehrwert ergab sich durch die gewählte Lösung?
Die oben genannten Herausforderungen des Verkaufsprozesses konnten durch den Softwareroboter bewältigt werden. Im Folgenden finden Sie einen Überblick:
- Fehleranfälligkeit: Der Softwareroboter unterliegt einem technisch festgelegten Regelwerk, weshalb es nur selten zu Fehlern beim Kopieren der Daten kommt.
- Reaktionszeit: Ein Roboter hat keine Bedürfnisse, weshalb er 24/7/365 reaktionsfähig ist.
- Überlappende Arbeit: Die Mitarbeiter, deren Aufgaben durch den Softwareroboter übernommen werden, können sich anderen Aufgaben intensiver widmen.
- Transparenz: Der große Vorteil einer RPA liegt darin, dass der Roboter ohne großen Aufwand Informationen an den Kunden senden kann. Somit können die Kunden eine transparente Einsicht in ihren Bestellvorgang erhalten.
Fazit
In dem Beispielunternehmen gab es einige Stellen, die durch den Einsatz des Softwareroboters optimiert werden konnten. Die dadurch gewonnene Effizienz ist kaum zu leugnen. Möchten Sie auch erfahren, ob und an welchen Stellen der Einsatz von RPA in Ihrem Unternehmen sinnvoll ist? Wir beraten Sie gerne!
