Order-to-Cash
Inhalt
Order-to-Cash: einfach erklärt
Order-to-Cash (auch O2C oder OTC genannt) ist ein zentraler Prozess innerhalb eines Unternehmens, welcher essenziell für den Unternehmenserfolg ist. Es beschreibt alle Vorgänge vom Eingang eines Auftrags von Kundenseite bis hin zum Zahlungseingang bei Ihrem Unternehmen. Der Prozess findet also zwischen Ihrem Unternehmen und Ihren Kunden statt.
Durch die Beteiligung vieler Akteure ist Order-to-Cash ein komplexer Prozess, welcher viel Zeit und Kosten fordert, aber vor allem ein geeignetes digitales System. Wichtig für diese Systeme ist die Flexibilität und intuitive Anwendbarkeit. Das System sollte die einzelnen Prozessschritte zentral und nachvollziehbar für Sie abbilden und Ihnen eine Möglichkeit zur Kommunikation bieten.
Ein guter Order-to-Cash-Prozess kann die Zufriedenheit Ihrer Kunden erhöhen und die Effizienz der innerbetrieblichen Abläufe steigern. Zudem können Sie mit einem geeigneten System die Fehleranfälligkeit reduzieren.
Wichtig für den optimalen Ablauf von Order-to-Cash-Prozessen innerhalb von Unternehmen sind folgende Punkte:
- Interne Abstimmung
- Transparenz der Vorgänge
- Optimierte Prozessabläufe
- Aktualität aller Daten
Ablauf des Order-to-Cash-Prozesses
Der Prozess des Order-to-Cash ist in der Regel eine Reihe von hintereinander ablaufenden Arbeitsschritten. Dabei laufen die Schritte nacheinander unter Beteiligung unterschiedlicher Akteure und Abteilungen ab. Die einzelnen Phasen sind:
Die Pre-Sales Aktivitäten
Unter den Pre-Sales Aktivitäten versteht man alle Aktionen, die noch vor der Auftragsabwicklung stattfinden. Dazu zählt die Kontaktaufnahme zwischen Ihrem Unternehmen und einem potenziellen Kunden. Falls daraus ein Wunsch nach einem Angebot entsteht, geht es im nächsten Schritt um die Abwicklung des Auftrags.
Die Auftragsabwicklung
Im nächsten Schritt halten Sie alle relevanten Informationen zur Bestellung fest, wie z. B. folgende Informationen:
- Preis
- Eckdaten zum Produkt oder zur Dienstleistung
- Angaben zur Liefermenge
- Angabe zum Liefertermin
- Informationen zu den Zahlungsbedingungen
Der Versand
In der Regel müssen Sie die Produkte erst verpacken und können sie dann zum Versand bereitstellen. Nach der Auftragsabwicklung ist das Produkt bereit für den Versand und wird an den Kunden geliefert. Sie informieren in diesem Schritt den Kunden über den Versandvorgang (und gegebenenfalls über den Lieferzeitpunkt). Beachten Sie hierbei auch die Dokumentation des Versandvorgangs, z. B. bezüglich Verpackungs- und Transportangaben.
Die Fakturierung
Die Finanzabteilung Ihres Unternehmens erstellt eine Rechnung und sendet diese an den Kunden. Dieser Schritt kann gegebenenfalls auch zu einem früheren Zeitpunkt im OTC-Prozess erfolgen. Ihre Rechnung sollte relevante Informationen wie Produkt, Menge, Preis, Kundeninformationen enthalten. Im System wird die Rechnung dann zunächst als offen gekennzeichnet.
Der Kunde bezahlt daraufhin die Rechnung und der Betrag wird an Ihr Unternehmen überwiesen. Ist die Zahlung eingegangen, wird sie mit der offenen Rechnung abgeglichen und gilt als abgeschlossen.
Order-to-Cash leicht gemacht mit Salesforce CPQ
Bei dem Order-to-Cash-Prozess handelt es sich um einen komplexen und abteilungsübergreifenden Prozess. Es kann entlang der Wertschöpfungskette eine ganze Reihe an möglichen Fehlern geben, nicht zuletzt aufgrund von bürokratischen Hürden.
Salesforce CPQ ist ein Teil der Salesforce Revenue Cloud. Sie können Salesforce CPQ verwenden, um die Abläufe eines Order-to-Cash-Prozesses zu automatisieren und die Effizienz in allen Abteilungen Ihres Unternehmens zu steigern. Die Salesforce Revenue Cloud ist ein System, das alle Aspekte der Vertriebs- und Finanzfunktionen Ihres Unternehmens vereint.
Abbildung 1: Screenshot der Salesforce CPQ Lösung. Salesforce CPQ kann auch auf dem Handy genutzt werden.
Sie können durch die Nutzung von Salesforce CPQ folgende Fehlerquellen minimieren:
- Verlorene Aufträge
- Auftragsfehler
- Nicht erfüllbare Aufträge aufgrund von unzureichenden Lagerbeständen
- Fehler bei der Rechnungsstellung und Fakturierung
- Verlorene oder falsch abgelegte Zahlungen
Durch die von dem System zur Verfügung gestellten Daten können Sie Abläufe innerhalb Ihres Unternehmens besser verwalten. Diese Daten können für Sie auch wichtig werden, wenn es um Datenanalyse, Prognosen oder langfristige Planungen geht.
In den folgenden Bereichen können Sie von Salesforce CPQ profitieren:
- Auftragsmanagement
- Fakturierung
- Schnellere Zahlungsvorgänge
- Umsatzrealisierung
- Berichte und Analysen
Vorteile & Hürden
Richtig eingesetzt kann Ihnen Order-to-Cash zu einem gesteigerten Unternehmenserfolg verhelfen. Durch die Komplexität der Vorgänge gibt es Aspekte, die Sie in der Ausführung von Order-to-Cash-Prozessen beachten müssen.
Vorteile
Es gibt eine ganze Reihe an Vorteilen, wenn Sie effizient ablaufende Order-to-Cash-Prozesse in Ihr Unternehmen und die Arbeitsabläufe integrieren:
- Verringerung von Durchlaufzeiten: Durch die Verknüpfung und Automatisierung von einzelnen Arbeitsschritten im System können Sie die Durchlaufzeiten für einen Order-to-Cash-Prozess reduzieren.
- Effizienteres Arbeiten: Das System reduziert durch automatisierte Arbeitsabläufe die Menge an manuell durchzuführenden Tätigkeiten und schafft damit ein effizienteres Arbeiten.
- Reduzierung von Fehlerquellen: Durch automatisch ablaufende Prozesse können Sie die Fehleranfälligkeit in vielen Schritten reduzieren.
- Bereitstellung von Informationen: Das System stellt Ihnen Berichte und Analysen zur Verfügung. Diese können Sie nutzen, um auf einer geeigneten Datengrundlage Prognosen zu erstellen oder Entscheidungen zu treffen.
- Erhöhung der Produktivität: Eine geeignete Order-to-Cash-Lösung kann Ihre Mitarbeitenden entlasten. Sie können damit mehr Kapazitäten für andere relevante Tätigkeiten schaffen und Ressourcen gezielter einsetzen.
Hürden
Durch die Komplexität von Order-to-Cash und die Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Prozessschritten gibt es mögliche Fehlerquellen und -anfälligkeiten.
Folgende Gründe können dazu führen, dass die Order-to-Cash-Prozesse in einem Unternehmen nicht optimal ablaufen:
Mangelhafte interne Abstimmung
Damit Sie eine effiziente Arbeitsweise in Ihrem Unternehmen implementieren können, ist es wichtig, eine kommunikative Zusammenarbeit unter den Mitarbeitenden und Abteilungen zu pflegen. So können Sie verhindern, dass bestimmte Arbeitsabläufe zu viel Zeit in Anspruch nehmen oder Verantwortlichkeiten nicht eindeutig kommuniziert werden.
Mangelnde Transparenz der Vorgänge
Durch die Beteiligung verschiedener Akteure am Gesamtablauf ist es wichtig, dass Sie alle Informationen zu den bereits durchgeführten Schritten angemessen dokumentieren. Alle Beteiligten benötigen Zugriff auf die Dokumentation, um Missverständnisse oder Informationsasymmetrien vorzubeugen. Das kann sonst zu Ineffizienz oder Fehlern führen.
Mangelhafte Prozessabläufe
Gerade lange und komplexe Prozessabläufe sind sehr fehleranfällig – insbesondere wenn sie abteilungs- und personenübergreifend stattfinden. Sind die Abläufe nicht optimal aufeinander abgestimmt oder fehlt eine geeignete Kommunikation, kann das negative Folgen auf den Unternehmenserfolg haben.
Durch diese Umstände können beispielsweise Verzögerungen im Betriebsablauf auftreten, was in Lieferverzögerungen resultieren und zur Unzufriedenheit des Kunden führen kann.
Mangelhafte Aktualität aller Daten
Damit Sie relevante Entscheidungen sinnvoll treffen können, ist es wichtig, das auf einer entsprechenden Datengrundlage zu tun. Berufen Sie sich auf aussagekräftige Informationen, welche die Situation zu dem relevanten Zeitpunkt repräsentieren. Die Aktualität der Daten ist daher unabdingbar.
Fazit
Damit Sie effiziente Arbeitsabläufe in Ihrem Unternehmen schaffen können, ist der Einsatz von Order-to-Cash – unterstützt von einem entsprechenden System – essenziell. Das System begleitet alle Aktivitäten entlang der Wertschöpfungskette Ihres Unternehmens und unterstützt Ihre Mitarbeitenden in der Ausführung bestimmter Aufgaben.
Sie können Salesforce CPQ dazu nutzen, um Order-to-Cash-Prozesse zu automatisieren und zu vereinfachen. So können Sie beispielsweise auch Personalressourcen an anderen Stellen sinnvoller einsetzen, mögliche Fehlerquellen eliminieren und eine effizientere Arbeitsweise durchsetzen.
Kostenlose Websession
Falls Sie weitere Fragen zu Order-to-Cash oder Salesforce CPQ haben oder noch mehr erfahren wollen, kontaktieren Sie uns gerne persönlich.
FAQ
Was bedeutet Order-to-Cash?
Order-to-Cash (O2C) ist ein unternehmensinterner Prozess vom Kundenauftrag bis zum Zahlungseingang. Ein geeignetes digitales System, das Flexibilität, Transparenz und Kommunikation ermöglicht, ist entscheidend für einen effizienten Ablauf. Ein optimierter O2C-Prozess steigert die Kundenzufriedenheit, verbessert interne Abläufe und reduziert Fehleranfälligkeit.
Was sind die Vorteile von Order-to-Cash?
Effiziente Order-to-Cash-Prozesse bieten Vorteile wie verkürzte Durchlaufzeiten, effizienteres Arbeiten durch Automatisierung, geringere Fehleranfälligkeit und die Bereitstellung von umfassenden Informationen zur Prognoseerstellung und Entscheidungsfindung. Dadurch wird die Produktivität gesteigert und Ressourcen effektiver genutzt.
Wie unterstützt Salesforce den Order-to-Cash-Prozess?
Salesforce CPQ automatisiert den Order-to-Cash-Prozess, minimiert Fehlerquellen wie verlorene Aufträge, Auftragsfehler, Lagerbestandsprobleme, Fehler bei der Rechnungsstellung und Zahlungsprobleme. Es ermöglicht eine effiziente Verwaltung und Integration von Vertriebs- und Finanzfunktionen, bietet umfassende Daten für bessere Ablaufverwaltung, Datenanalyse, Prognosen und langfristige Planungen, und bringt Vorteile in den Bereichen Auftragsmanagement, Fakturierung, schnelle Zahlungsvorgänge, Umsatzrealisierung sowie Berichte und Analysen.
