Vertriebssoftware ist eine digitale Lösung, die Kundendaten, Verkaufschancen und Vertriebsprozesse zentral bündelt und strukturiert. Moderne CRM-Systeme unterstützen Teams dabei, Leads zu verfolgen, Aufgaben zu automatisieren und mithilfe von Daten und KI fundierte Entscheidungen zu treffen. Erfahren Sie, welche Funktionen eine Vertriebssoftware bietet, worauf es bei der Auswahl ankommt und wie Sie Ihre Vertriebsprozesse effizienter gestalten können.
Das Wichtigste im Überblick
- Vertriebssoftware bündelt Kundendaten, Verkaufschancen, Aktivitäten und Termine zentral in einer CRM-Lösung.
- Cloudbasierte CRM-Systeme ermöglichen den ortsunabhängigen Zugriff auf relevante Vertriebsdaten und unterstützen die Zusammenarbeit im Team.
- Moderne Vertriebssoftware bildet die Sales Pipeline ab, verwaltet Leads und Verkaufschancen und unterstützt die Analyse wichtiger Vertriebskennzahlen.
- Automatisierungen reduzieren wiederkehrende Aufgaben und können Vertriebsmitarbeitende bei der täglichen Arbeit entlasten.
- KI-Funktionen können unter anderem Verkaufschancen priorisieren, Kundengespräche zusammenfassen und nächste Schritte im Vertriebsprozess vorschlagen.
- Bei der Auswahl einer Vertriebssoftware sollten Unternehmen neben Funktionen auch Datenqualität, Integrationsmöglichkeiten, Unternehmensgröße, Budget und konkrete Vertriebsprozesse berücksichtigen.
Die unterschiedlichen Systeme
Die Herausforderung besteht darin, eine große Datenmenge effektiv und effizient zu verwalten, die wiederum von verschiedenen Tools und Geräten verarbeitet wird. Die Integration der Daten an einem Ort hilft dabei, die Kommunikation mit dem Kundenstamm zu verbessern, Geschäftsprozesse zu optimieren und Rentabilität zu steigern.
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Um das zu ermöglichen, gibt es verschiedene Systeme, wobei sich CRM-Systeme seit Jahren in einer Zeit des unaufhaltsamen Wachstums befinden. Cloudbasierte CRM-Lösungen haben sich in vielen Unternehmen als Standard etabliert.
- CRM ist das Customer Relationship Management, was als ein strategischer Ansatz fungiert, der zur vollständigen Planung, Steuerung und Durchführung aller interaktiven Prozesse mit den Kunden genutzt wird. Das CRM-System vereint Daten des Kundenstamms und der Leads in einer Datenbank. Die Unternehmen können damit Interaktionen und Vorgänge rund um Akquisition und Kundenbetreuung aufzeichnen, steuern und analysieren. Dadurch erleichtert dieses System den verschiedenen Nutzern im Unternehmen den Zugriff auf die Daten und ermöglicht, dass Informationen immer up to date sind.
- Das ERP, kurz Enterprise Ressource Planning, vereint dagegen als Komplettlösung integrierte Anwendungen, um Geschäftsprozesse zu verwalten, zu steuern und zu analysieren. Das ERP-System hat das Gesamtunternehmen im Fokus und ist somit recht umfassend, während ein CRM-System im Vertrieb und in der Kundenbetreuung eingesetzt wird.
CRM-Systeme konzentrieren sich auf Kundenbeziehungen, Vertrieb und Marketing, während ERP-Systeme zentrale interne Geschäftsprozesse wie Finanzen, Einkauf, Produktion oder Logistik abbilden. Über Schnittstellen und gemeinsame Datenmodelle werden beide Systeme zunehmend miteinander verbunden.
CRM zum Kundenbeziehungsmanagement
Das Akronym CRM steht für Customer Relationship Management und ist mit Kundenbeziehungsmanagement gleichzusetzen. Es bezeichnet die Ausrichtung Ihres Unternehmens auf Ihren Kundenstamm und umfasst sämtliche Tätigkeiten zur Pflege der Lead- und Kundenbeziehungen, um spezifische Vertriebs- oder Marketingziele zu erreichen.
Im alltäglichen Geschäft trägt es dazu bei, die Kundenzufriedenheit zu erhöhen und steigende Umsätze zu erzielen. Genau hier setzt die Vertriebssoftware an. Denn die Software ist eine speziell auf den Vertrieb zugeschnittene Datenbank-Software, die eine automatisierte Erfassung sämtlicher Stammdaten Ihrer Kunden und der betreffenden Vorgänge ermöglicht. Sie ist Teil des CRM-Systems, mit dem Sie die Interaktionen vom ersten Kontakt bis zum Kaufabschluss verfolgen und alle wichtigen Informationen strukturieren, sammeln und nachvollziehbar bearbeiten können.
Was sind Vorteile einer CRM-Vertriebssoftware?
Die Vertriebssoftware ist ein Ort für alles: Kundenkontakte, mögliche Verkaufschancen, Aktivitäten und Termine. Cloudbasierte CRM-Lösungen ermöglichen den Zugriff auf relevante Vertriebsdaten unabhängig vom Arbeitsplatz, sofern entsprechende Berechtigungen und eine Verbindung verfügbar sind.
Die CRM-Vertriebssoftware kann Ihrem Vertriebsteam dabei helfen, jegliche Termine mit den Kunden im Blick zu behalten und die Aufgaben zu priorisieren. Alle gesammelten Daten lassen sich mit wenigen Klicks automatisch in wöchentliche oder monatliche Berichte verwandeln, die die wichtigsten Kennzahlen visualisieren.
Mithilfe einer Vertriebssoftware werden Ihre Kundendaten segmentiert, gefiltert und Verkaufschancen kriterienbasiert identifiziert. Ihrem Vertriebsteam wird damit stundenlanges Zusammensuchen und Aufbereiten von Daten aus verschiedenen Dokumenten und unstrukturierten, irgendwo abgelegten Listen erspart.
Eine CRM-Vertriebssoftware ermöglicht das Teilen von Kalendern, Dokumentvorlagen und E-Mail-Integrationen für alle Teammitglieder. Sie garantiert eine hohe Aktualität, gleichzeitig erreicht die Kommunikation zwischen dem Vertrieb und dem Vertriebsmanagement ein höheres Niveau. Ein CRM ermöglicht den verschiedenen Nutzern in Ihrem Unternehmen auch, dass sie jederzeit auf die Daten zugreifen können.
Die Integration der Daten an einem Ort wiederum hilft dabei, die Kommunikation mit Ihrem Kundenstamm zu verbessern, Geschäftsprozesse zu optimieren und somit die Rentabilität Ihres Unternehmens zu steigern. Der Zweck ist dabei immer derselbe: Es geht darum, Geschäftsbeziehungen zu verbessern und bei der Arbeit mit Daten effizienter zu verfahren. Eine Vertriebssoftware ist daher ein wesentlicher Bestandteil der CRM-Strategie jedes Unternehmens.
Eine Vertriebssoftware ist der Ausgangspunkt, um langfristige Kundenbeziehungen aufzubauen. Sie erhalten einen breiten Einblick in die Bedürfnisse, Probleme und Verhaltensweisen dank aller relevanten Details zu den einzelnen Kontakten, die in der CRM-Software gespeichert und angezeigt werden. Diese Erkenntnisse können Sie und Ihr Unternehmen nutzen, um diese Personen zielgerichtet und persönlich anzusprechen.
Welche Funktionen hat eine Vertriebssoftware?
Moderne Vertriebssoftware unterstützt Unternehmen dabei, Kundendaten zu verwalten, Verkaufschancen zu verfolgen und Vertriebsprozesse strukturiert abzubilden. Zu den wichtigsten Funktionen gehören:
- Pflege von Stamm- und Kontaktdaten
- Speicherung von Kundenhistorien und Interaktionen
- Verwaltung von Leads und Verkaufschancen
- Darstellung und Steuerung der Sales Pipeline
- Aufgaben-, Termin- und Dokumentenverwaltung
- Reporting und Analyse wichtiger Vertriebskennzahlen
- Schnittstellen zu anderen Systemen und Anwendungen
- Automatisierung wiederkehrender Vertriebsaufgaben
- KI-gestützte Funktionen für Prognosen, Empfehlungen und Datenanalysen
Künstliche Intelligenz erweitert klassische CRM-Funktionen zunehmend um automatisierte Unterstützung. Je nach Lösung kann sie beispielsweise Verkaufschancen priorisieren, Kundengespräche zusammenfassen, CRM-Daten ergänzen oder nächste Schritte im Vertriebsprozess vorschlagen. Dadurch lassen sich administrative Aufgaben reduzieren und Vertriebsmitarbeitende können sich stärker auf die Kundenbetreuung konzentrieren.
Eine Untersuchung von McKinsey & Company aus dem Jahr 2023 zeigt, wie groß das Potenzial für effizientere Vertriebsprozesse ist. Nicht verkaufsbezogene Aufgaben beanspruchen demnach rund zwei Drittel der Arbeitszeit von Vertriebsteams. Unternehmen mit hoher Vertriebsproduktivität setzen deshalb verstärkt auf Automatisierung und konnten laut Studie bis zu 20 % zusätzliche Vertriebskapazität schaffen.
Welche Funktionen tatsächlich verfügbar sind, hängt von der jeweiligen Software, der gewählten Edition und der Integration in die bestehende Systemlandschaft ab. Unternehmen sollten deshalb nicht nur den Funktionsumfang, sondern auch Datenqualität, Integrationsmöglichkeiten und konkrete Vertriebsprozesse bei der Auswahl berücksichtigen.
CRM-Tools im Vertrieb
Diese Systeme optimieren den Vertriebsprozess eines Unternehmens. Dies gelingt durch Funktionen, die es Ihrem Vertriebsteam ermöglichen, die Sales Pipeline zu veranschaulichen. Dadurch lassen sich jene Geschäfte identifizieren, die Ihre sofortige Aufmerksamkeit bedürfen oder solche, die die rentabelsten Verkaufschancen erwarten lassen.
CRM-Tools sind sowohl in großen Firmen als auch kleineren Unternehmen überaus praktisch, aber insbesondere für Unternehmen mit vielen Kontakten von Vorteil. Diese können sie ohne die richtige CRM-Software nämlich nicht effektiv organisieren.
Aber die richtige Software für Ihre CRM-Maßnahmen zu finden, ist gar nicht so leicht. Neben unzähligen Anbietern gibt es große Unterschiede hinsichtlich der Preisgestaltung und des Funktionsumfangs. Welches CRM-System für Ihr Unternehmen die beste Wahl ist, hängt daher von Ihrer Unternehmensgröße, Ihrem Budget und den von Ihnen benötigten Funktionen ab.
Während sich einfache und eher günstige Customer-Relationship-Management-Systeme oftmals auf die Verwaltung von Kontakten fokussieren und limitieren, sind komplexe und kostenintensivere Softwares für die Organisation von komplexen Marketing- und Vertriebsprozessen geeignet. Ein gründlicher Vergleich der CRM-Softwares ist daher für Sie unabdingbar.
Die Vor- und Nachteile der Tools im Überblick
Noch nie war es so einfach, den Umsatz mit einer smarten Einsetzung von Tools zu steigern. Noch nie war es so einfach, den Umsatz mit einer smarten Einsetzung von Tools zu steigern. Mit den richtigen Vertriebstools kann Ihr Vertrieb mit weniger Aufwand für das Unternehmenswachstum sorgen, jederzeit und überall.
Fazit
Die Wahl einer Vertriebssoftware sollte sich an den tatsächlichen Anforderungen des Unternehmens orientieren. Eine passende Lösung schafft klare Prozesse, vernetzt wichtige Daten und erleichtert den Überblick über Leads und Verkaufschancen. Automatisierung und KI eröffnen dabei zusätzliche Möglichkeiten, Vertriebsaufgaben zu vereinfachen und Mitarbeitende gezielt zu unterstützen. Künftig wird vor allem entscheidend sein, wie intelligent Unternehmen ihre Daten für effizientere Vertriebsprozesse nutzen.
Dieser Artikel erschien bereits im November 2022. Der Artikel wurde am 25.09.2026 erneut geprüft und mit leichten Anpassungen aktualisiert.
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FAQ
Welche Arten von Vertriebssoftware gibt es?
Es gibt zwei verschiedene Arten von Vertriebssoftware: Customer Relationship Managament Systeme und ERP-Systeme. Ein CRM-System besitzt Schnittstellen zum ERP-System und wird – je nach Definition – auch als Teil einer ERP-Lösung betrachtet.
Was sind die wichtigsten Funktionen einer Vertriebssoftware?
Die wichtigsten Funktionen einer Vertriebssoftware sind unter anderem: Pflege von Stamm- und Kontaktdaten, Speicherung der Kundenhistorie, Kontaktpunkten und Transaktionen, Kundensegmentierung mit Filtern, sowie Aufgaben- und Projektmanagement.
Wer kann mir beim Thema Vertriebssoftware helfen?
Wenn Sie Unterstützung zum Thema Vertriebssoftware benötigen, stehen Ihnen die Experten von Mindforce, dem auf dieses Thema spezialisierten Team der mindsquare AG, zur Verfügung. Unsere Berater helfen Ihnen, Ihre Fragen zu beantworten, das passende Tool für Ihr Unternehmen zu finden und es optimal einzusetzen. Vereinbaren Sie gern ein unverbindliches Beratungsgespräch, um Ihre spezifischen Anforderungen zu besprechen.
