Optimale Einsatzplanung mit Field Service Management-Lösung
Aufträge im Außendienst erfordern eine Menge Organisation. Wie viele Aufträge kann ein Außendienstmitarbeiter am Tag erbringen? In welcher Reihenfolge ergibt die Abarbeitung am meisten Sinn? Was tun, wenn der Außendienstmitarbeiter ein Problem nicht gelöst bekommt? Das sind nur einige der Fragen, mit denen sich das Field Service Management beschäftigt. Eine technische Lösung für genau diesen Bereich verspricht einige Vorteile. Welche das sind, erfahren Sie im folgenden Beitrag.
Strukturierte Termin- und Tourenplanung
Eine Field Service Management-Lösung bietet sowohl Ihren Mitarbeitern im Außendienst als auch Ihren internen Dispatchern Vorteile. Mit Blick auf Ihre internen Dispatcher wird das Planen des Personalbedarfs sowie von Einsatzaufträgen einfacher und übersichtlicher.
Abbildung 1: Termin- und Routenplanung mit der Field Service Management-Lösung von Salesforce.
Eine Software zur Service-Einsatzplanung ermöglicht es Ihren Dispatchern mit Hilfe einer integrierten Karte sowie einer Umkreissuche, Routen für Ihre Mitarbeiter im Außendienst zu planen. Letztere können dann selbst entscheiden, in welcher Reihenfolge sie die Einsätze abarbeiten möchten. Neben den automatischen Echtzeitplanungen, runden Alarmtonmöglichkeiten Ihren effizienten Field Service ab. Außerdem verhindert die Einsatzplanungs-Software, dass Mitarbeiter für den falschen Einsatz eingeteilt wird. Insgesamt vermeiden Sie allgemein mehr Fehler, sparen Zeit und setzen Ihre Ressourcen effizienter ein.
Schnelle Rechnungserstellung
Mit Hilfe der mobilen Auftragsabwicklung, stehen Ihren Mitarbeitern alle notwendigen Informationen für das Erstellen von Rechnungen zur Verfügung – und das in Echtzeit! Bei einem herkömmlichen Außendienstprozess gibt der Außendienstmitarbeiter die Daten erst am Ende des Tages manuell ein. Dabei kommt es jedoch oft zu fehlerhaften Eingaben.
Mit einer entsprechenden Software können Ihre Außendienstmitarbeiter Daten, wie die gebrauchte Zeit, das verwendete Material sowie die Unterschrift auf dem Servicebericht, direkt an Ihre Verwaltung senden. Die Verwaltung hat dann die Möglichkeit, mit Hilfe dieser Informationen sofort eine Rechnung zu erstellen. Darüber hinaus bietet eine Serviceeinsatz -Software den Vorteil, Nachverfolgungen anzuzeigen. Dadurch ist es Ihren Mitarbeitern – egal ob im Außendienst oder im Büro – möglich, jegliche Einsätze und Ersatzteile nachzuverfolgen. Insgesamt sorgen Sie damit für mehr Transparenz, die wiederum zu mehr Effizienz führt.
Höhere Kundenzufriedenheit dank Transparenz mit Field Service Management
Auch Ihre Kunden profitieren von der Möglichkeit, Prozesse nachverfolgen zu können. Denn mit Hilfe einer Field Service Management Software können Ihre Außendienstmitarbeiter Einsatzformulare direkt per Mail an Ihre Kunden senden. Welche Informationen die Einsatzformulare enthalten, können Sie selbst entscheiden. Die Software verfügt sogar über bereits erstellte Vorlagen für Wartungen, Reparaturen oder Kundenbefragungen, die Sie sich zu Nutze machen können. Darüber hinaus freuen sich Kunden auch über Informationen zu den benutzten Ersatzteilen oder über Vorher-/Nachher-Fotos als Beweis für die durchgeführten Arbeiten und den Preis für den Einsatz.
Integriertes Wissensmanagement
Nicht nur die Organisation des Außendienstes kann eine Field Service Management Lösung optimieren. Stattdessen profitiert auch die eigentliche Durchführung von den Funktionen einer solchen Software. Einer dieser Vorteile liegt in dem integrierten Wissensmanagement. Außendienstmitarbeiter sind ständig neuen Herausforderungen ausgeliefert, bei denen nicht selten komplexes Fachwissen gefragt ist.
Wie kann die Software also helfen? Sie liefert einen umfassenden Einblick in die Kundendaten, der Kundenhistorie sowie Informationen über das zu reparierende Gerät. Durch die Bereitstellung dieser Informationen werden Ihre Außendienstmitarbeiter bei der Fehler- und Problemanalyse unterstützt. Bei Bedarf ist es den Mitarbeitern außerdem möglich, bestehende Informationen anzupassen, zu erweitern oder zu korrigieren. Die großen Vorteile liegen hierbei erneut in der Echtzeit-Übermittlung von Daten, einer qualitativ hochwertigeren Arbeit sowie der Möglichkeit, auch offline auf alle notwendigen Informationen zugreifen zu können.
Ergänzender Support von Experten
Nicht jeder Außendienstmitarbeiter kann immer die richtige Lösung parat haben. Deshalb lohnt es sich, in solchen Fällen Unterstützung von Experten einzuholen. Neben der herkömmlichen Unterstützung durch das Telefon, bietet eine Field Service Management Software darüber hinaus auch die Möglichkeit von Augmented-Reality-Anwendungen. Dabei wird ein Experte per Video dazugeschaltet, um sich visuell einen Eindruck von der Problemlage verschaffen zu können. Besonders bei komplexeren Problemen dürfte diese Art der Unterstützung einen enormen Vorteil verschaffen.
Zusammengefasst: Was sind die Vorteile einer Field Service Management-Lösung?
Die Vorteile einer Lösung für das Field Service Management liegen in verschiedenen Bereichen: Planung oder Durchführung des Außendienstes. Im Folgenden haben wir Ihnen die zentralen Vorteile zusammengefasst dargestellt:
- Große Zeitersparnis und effiziente Ressourcenplanung
- Datenübermittlung in Echtzeit
- Transparente Prozesseinblicke
- Qualitativere Leistungen
- Nutzbar im On- und Offline-Modus
- Höhere Kundenzufriedenheit dank Nachverfolgung
Gut zu wissen: Unsere Fachmail-Serie
In unserer Mail-Serie geben unsere Service-Experten Tipps, wie Sie mit der Salesforce Service Cloud u. a. eine zentrale Kundenkommunikation schaffen und die Servicemitarbeiter entlasten. Einmal in der Woche wird sie Ihnen zugesendet und Sie können sich jederzeit auch wieder austragen. Die Mail-Serie eignet sich auch, wenn Sie noch nicht die Service Cloud im Einsatz haben und einfach neugierig auf die Möglichkeiten sind.
Fazit: Was sollten Sie sich über eine Field Service Management-Lösung merken?
Nutzen Sie die Vorteile einer Field Service Management-Lösung, um Ihren Außendienst zu optimieren. Mit Hilfe der technischen Unterstützung können Sie jegliche Prozessschritte effizienter gestalten: ob durch die Hinzunahme von Experten in kniffligen Problemlagen, der strukturierten Planung von Einsätzen und des Personalbedarfs oder der Beschaffung von notwendigem Wissen. Durch all diese Möglichkeiten sorgen Sie insgesamt für Zufriedenheit auf beiden Seiten: sowohl beim Kunden als auch bei Ihren Mitarbeitern. Noch Fragen? Dann kontaktieren Sie uns gerne persönlich.
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