4 Tipps, wie Sie Ihren Fuhrpark effizienter verwalten
Ihren Fuhrpark zu verwalten nimmt zu viel Zeit in Anspruch? Wenn Sie notwendige Daten haben möchten, müssen Sie erstmal mehrere Excel-Tabellen durchforsten, um daran zu kommen? Mit den richtigen Tipps können Sie Ihren Fuhrpark effizienter verwalten und so Zeit sowie Kosten sparen.
In Unternehmen kommen die unterschiedlichsten Fahrzeuge zum Einsatz. Ob der innerbetriebliche Transport von Rohstoffen mithilfe von Gabelstaplern oder die Anreise zum Kundentermin per Pkw – viele Unternehmensaktivitäten sind auf das Vorhandensein einer zuverlässigen Fahrzeugflotte angewiesen. Doch deren Betrieb kann hohe Kosten verursachen. Effizientes Fuhrparkmanagement sorgt aktiv dafür, dass diese Ausgaben nicht höher ausfallen als notwendig, indem es Einsparpotenziale erkennt und ausnutzt. Dazu muss es Schwachstellen bei der Investition und beim Betrieb der Fahrzeugflotte identifizieren und beseitigen. Wie das funktioniert, erfahren Sie hier.
1. Machen Sie sich alle Aspekte des Fuhrparkmanagements bewusst
Eine Fahrzeugflotte effizient zu verwalten bedeutet, sie wirtschaftlich zu führen und rechtliche Bestimmungen einzuhalten. Das Fuhrparkmanagement beschäftigt sich daher mit weitaus mehr als nur mit dem Beschaffen und Instandhalten der Ihrem Unternehmen zur Verfügung stehenden Fahrzeuge, sondern umfasst eine Vielzahl an Aufgaben:
- Beschaffen von Fahrzeugen
- Führen und Verwalten der Fahrzeug-Akten, wie etwa Fahrzeugbrief, Kauf- oder Leasingverträgen und Versicherungsunterlagen
- Regelmäßige Wartung der Fahrzeuge
- Routenplanung und Verwaltung des Belegungskalenders für Poolfahrzeuge
- Kontrolle des Tankverhaltens
- Führen der Fahrtenbücher
- Führerscheinkontrolle der Fahrer
- Einhaltung von Sicherheitsregeln: Ladungssicherheit, Briefing der Fahrer
Die Organisation eines Fuhrparks ist also komplex und geht über die reine Anschaffung und Pflege der Fahrzeuge weit hinaus. Nicht selten unterschätzen Unternehmen den Aufwand, der selbst mit der Verwaltung einer kleinen Flotte einhergeht. Legen Sie daher direkt zu Beginn fest, welche Aufgaben das Fuhrparkmanagement in Ihrem Unternehmen übernehmen soll. Versuchen Sie von Anfang an, einzuschätzen, wie viel Zeit- und Arbeitsaufwand die Verwaltung Ihrer Fahrzeugflotte mit sich bringen wird. So können Sie unangenehme Überraschungen später besser vermeiden.
2. Übergeben Sie das Fuhrparkmanagement an einen eigens dafür zuständigen Mitarbeiter
In vielen Fällen übertragen Unternehmen die Verwaltung des Fuhrparks an den Vertrieb oder an Human Resources. Je nach Größe des Fuhrparks ist es jedoch sinnvoll, einen separaten Fuhrparkverwalter einzusetzen. Dieser kann ein fester Mitarbeiter Ihres Unternehmens sein, aber auch die Beauftragung eines externen Dienstleisters ist möglich. Hierbei handelt es sich häufig um eine Leasinggesellschaft oder um die Fuhrpark-Abteilung eines großen Automobilherstellers.
3. Arbeiten Sie trend- und produktivitätsorientiert
Ihr Fuhrparkmanagement muss dafür sorgen, dass die richtigen Fahrzeuge zum benötigten Zeitpunkt in ausreichender Zahl am Ort des Bedarfs zur Verfügung stehen. Nur so können alle Unternehmensprozesse reibungslos ablaufen und hohe Ausfallkosten vermieden werden.
Gleichzeitig soll der Fuhrpark Ihres Unternehmens wirtschaftlich eingesetzt werden. Es gilt, Ausgaben zu senken und alle Fahrzeuge möglichst effizient zu nutzen. Hierbei ergeben sich verschiedene Optimierungsoptionen:
- Senkung der Anschaffungs- und Instandhaltungskosten von Fahrzeugen
- Optimierung der Betriebskosten der einzelnen Fahrzeuge
- Minimierung der Ausfallzeiten und Erhöhung der Auslastung von Fahrzeugen
Im Zuge dieser Optimierungsprozesse ist es sinnvoll, aktuelle Entwicklungen im Mobilitätssektor im Auge zu behalten und gegebenenfalls Trends aufzugreifen. Hierbei kann es sich beispielsweise um den verstärkten Einsatz von Fahrzeugen mit alternativen Energieantrieben handeln. Auch die Nutzung von Mobilitätslösungen abseits des Pkws kann dazugehören – so etwa das Bereitstellen von Fahrrädern, Fahrkarten für den öffentlichen Personennah- und Fernverkehr oder Corporate Carsharing-Angeboten. Letztere sind insbesondere dann eine attraktive Option, wenn die Art des Dienstwagens keine Rolle spielt. Geht es lediglich darum, die Unternehmensmobilität für möglichst viele Mitarbeiter zu gewährleisten, ermöglichen Poolfahrzeuge dank ihrer Flexibilität eine besonders hohe Auslastung der Flotte. So können Sie Ihren Fuhrpark effizienter verwalten.
4. Verwalten Sie Datensätze nicht in Excel, sondern in einer gesonderten Fuhrparkmanagement-Software
Viele Unternehmen erledigen ihr Fuhrparkmanagement mit Excel. Das mag vielleicht bei kleinen Fuhrparks funktionieren, bei größeren Flotten kann es jedoch zu Problemen führen: Wie bereits erwähnt ist das Fuhrparkmanagement ein überaus dynamischer Prozess und umfasst eine Vielzahl von Teilaspekten. Das Tabellenkalkulationsprogramm Excel ist jedoch nicht dafür konzipiert, derart komplexe und dynamische Prozesse auf effektive Art und Weise zu analysieren und zu automatisieren.
Hinzu kommt die Gefahr, unbeabsichtigt Daten zu löschen oder zu verändern. Aufgrund dieser Fehleranfälligkeit ist ein ausschließlich in Excel geführtes Fahrtenbuch nicht gesetzeskonform und kann zu Konflikten mit dem Finanzamt führen. Wer Excel nutzen und sich rechtlich absichern möchte, muss daher häufig zusätzlich Papierakten anlegen – und hat somit doppelte Arbeit.
Eine Alternative stellt die Nutzung einer speziellen Fuhrparksoftware dar. Sie ermöglicht es Ihrem Unternehmen, alle relevanten Daten und Dokumente an einem Ort zu sammeln, auszuwerten und Potenziale zur Effizienzsteigerung zu erkennen. So vereinfacht eine Fuhrparksoftware alle mit der Fahrzeugflotte zusammenhängenden Aktivitäten. Viele Tools übernehmen dabei nicht nur die Verwaltung aller Fahrzeuge, die digitale Belegerfassung und die Erstellung rechtssicherer Fahrtenbücher. Auch eine integrierte Führerscheinkontrolle sowie die Routenplanung und -dokumentation sind gängige Bestandteile vieler Anwendungen zum Fuhrparkmanagement.
Ein großer Vorteil spezieller Fuhrparkmanagement-Tools besteht darin, dass viele Daten automatisch erfasst werden und die manuelle Dateneingabe, etwa was Festhalten von Kilometerständen und Fahrtrouten, entfällt. Auf Grundlage der gesammelten Daten lassen sich einheitliche und topaktuelle Datensätze erstellen, die das Treffen faktenbasierter Entscheidungen ermöglichen. Sie können die Daten in der Mobilitätsmanagement-Plattform nicht nur analysiert, sondern auch zu einem Reporting zusammenfassen und exportieren. Der Einsatz einer Fuhrparkmanagement-Software ist daher ein sinnvoller Schritt für alle Unternehmen, die ihren Fuhrpark effizienter verwalten möchten.
Dank Flexibilität und Software-Anwendungen zur effizienteren Fuhrparknutzung
Ein Fuhrpark macht Arbeit, weil er viele Verpflichtungen mit sich bringt. Insbesondere das Einhalten von gesetzlichen Rahmenbedingungen und Vorgaben seitens des Finanzamts verursacht häufig unvorhergesehene Mengen an Arbeitsaufwand. Es ist daher wichtig, den unternehmenseigenen Fuhrpark möglichst effizient zu verwalten. Vor allem für Unternehmen mit großer Fahrzeugflotte kann es eine attraktive Option sein, deren Verwaltung an einen externen Dienstleister abzugeben. Digitales Fuhrparkmanagement mit einer Software ist dagegen auch für kleine Unternehmen eine gute Lösung. Unabhängig von der Größe des Fuhrparks ist es zudem sinnvoll, über alternative Mobilitätslösungen, wie etwa das Bereitstellen von Fahrkarten für den Nah- und Fernverkehr oder die Einführung einer Corporate Carsharing-Strategie nachzudenken. Sie ermöglichen dank ihrer flexiblen Einsetzbarkeit eine besonders hohe Auslastung der Flotte.
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