Anforderungen der EU-DSGVO in Salesforce abbilden
Moderner Vertrieb trotz Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Wie geht das? Mit dem Inkrafttreten der EU Datenschutzverordnung wurden bei vielen mehr Unklarheit gesäht, als aus der Welt geschafft. Einen speziellen Fall möchten wir hier klarstellen und Ihnen eine mögliche Lösung für die technische Umsetzung bieten.
Bitte beachten Sie, dass es sich hierbei nicht um eine verbindliche Rechtsberatung handelt, sondern lediglich eine Empfehlung unsererseits.
Anforderung
Grundsätzlich darf jegliche Art von Werbe-E-Mails nur nach vorheriger Zustimmung durch den Empfänger versendet werden. Hierbei spielt es keine Rolle ob es sich dabei um Endkunden (B2C) oder Unternehmenskontakte (B2B) handelt. Die DSGVO unterscheidet auch nicht zwischen bloßen Interessenten und Bestandskunden.
Die DSGVO besagt also, dass Nutzer Ihr explizites Einverständnis geben müssen, wenn personenbezogene Daten gespeichert werden und können selbst entscheiden, ob Sie per Mail, telefonisch oder auf sonstigem Wege kontaktiert werden dürfen. Einfach gesagt, doch die Umsetzung fällt vielen Unternehmen zunächst schwer.
Das Problem: Ohne zentrales System zur Datenhaltung wird es fast unmöglich überhaupt zu wissen, welche Daten gespeichert werden oder nicht.
So wird die harmlose Exceltabelle mit Kundendaten auf dem Laptop Ihres Mitarbeiters – oder noch schlimmer: geteilt via Dropbox oder einem anderen Clouddienst – schnell zum Datenschutzrisiko für das Unternehmen. Es drohen empfindliche Strafen.
Eine lokale oder geteilte Excelliste stellt ein enormes Datenschutzrisiko dar, es drohen Strafen.
Ein CRM System wird oft als schlimmster Alptraum von Datenschutzbeauftragten gesehen, hier ist allerdings das Gegenteil der Fall. Erst durch die transparente Datenhaltung, können überhaupt erst Aussagen über die Einhaltung der DSGVO getroffen werden. Das vorliegende Problem lässt sich im laut Gartner besten CRM – Salesforce – recht simpel lösen, hier ein Vorschlag.
Lösungsvorschlag
Die Kundendaten in der Salesforce Sales Cloud sind an sog. Kontakt-Objekte geknüpft und somit eindeutig einer Person zugeordnet. Dieser Person können Sie mit wenigen Klicks die für Sie benötigten Zusatzinformationen zuordnen. Richten Sie bspw. einzelne Felder ein mit Häkchen für:
- Darf telefonisch kontaktiert werden
- Darf angemailt werden
- Darf Postwerbung erhalten
- Informationen dürfen gespeichert werden
Wenn Sie sich gerade in der Umstiegszeit befinden, lässt sich das auch durchaus ausbauen. Wenn Sie gerade untersuchen, welcher Kunde welche Kontaktmöglichkeiten bietet, bietet sich eine Picklist an mit den Werten:
Darf telefonisch kontaktiert werden:
- Ja
- Nein
- Abfrage ausstehend
Auch hier wird die Pflege denkbar einfach, dsa Ganze könnte in Salesforce bspw. so aussehen:
Salesforce Datenschutz konform
Die entsprechenden Infos können bspw. live während eines Kundentelefonats abgefragt werden und schnell und einfach eingepflegt werden.
Wenn Sie das nächste Mal also eine Mail- oder Telefonkampagne erstellen, können Sie anhand dieser Felder direkt kategorisch Kontakte ausschließen und landen nicht in Gefahr, Kontakte fälschlicherweise anzuschreiben oder anzurufen.
Ich stehe Ihnen mit meiner Erfahrung gerne zur Verfügung.
Sie erreichen uns unter 0211-175403-22 oder unter info@mind-force.de.
Ich freue mich von Ihnen zu hören!
