CRM-Auswahl – Wie Sie das zu Ihrem Vertrieb passende CRM-System finden
Zeitaufwendige manuelle Prozesse, keine einheitliche Datenbasis, ineffizienter Informationsaustausch – all das sind Probleme, mit denen Unternehmen konfrontiert werden. Bei diesen Herausforderungen können CRM-Systeme helfen. Was ist jedoch bei der CRM-Auswahl zu beachten? Das erfahren Sie in diesem Artikel. CRM-Systeme müssen zum Vertriebsmodell und den Anforderungen der Mitarbeiter sowie ihrer Kunden passen. Gerade in kleineren und mittleren Unternehmen (KMU) sind CRM-Systeme noch nicht allzu weit verbreitet, obwohl gerade KMU von der Digitalität der Systeme und der Optimierung von Unternehmensprozessen profitieren können.
Was sind CRM-Systeme?
Das Customer-Relationship-Management (CRM) meint Strategien zur Stärkung der Beziehungen und Interaktionen zwischen einem Unternehmen und seinen Kunden. CRM-Systeme unterstützen Vertriebsabteilungen dabei, Leads zu generieren, mit ihren Kunden in Kontakt zu bleiben, Kundendaten stetig zu digitalisieren und zu aktualisieren, Prozesse zu optimieren und die Rentabilität sowie den Umsatz zu steigern.
Wann braucht ein Unternehmen ein CRM-System?
An sich lässt sich sagen, dass Unternehmen jeder Größe von einem CRM-System profitieren. Vor allem Vertriebe mit einer vielschichtigen und intensiven Kundenbetreuung, die voraussetzt, dass jeder Mitarbeiter von überall zu jeder Zeit Zugriff auf aktuelle Kundendaten erhält, benötigen eine CRM-Software als Unterstützung.
Außerdem können durch diese Systeme Prozesse, wie zum Bespiel der Newsletter-Versand, automatisiert und neue Mitarbeiter schnell in Vorgänge eingearbeitet werden.
Verschiedene Vertriebsmodelle als Kriterien für ein CRM-System
Das individuelle CRM-System sollte abhängig von Ihrem Vertriebsmodell ausgewählt werden. Unter anderem die Vertriebsgröße ist für das System und dessen Kosten entscheidend. Falls die CRM-Software vor allem für die Lead-Generierung und das Erfolgs-Controlling genutzt werden sollte, sind Systeme sinnvoll, die Sales-Funnel-Tools zur Vertriebssteuerung und Funktionen für das Berichtwesen besitzen.
Falls Sie das CRM-System insbesondere für die Kundenbetreuung nutzen wollen, sind Softwares sinnvoll, die viele Tools zur Verbindung von Kundenservice, Marketing sowie Buchhaltung beinhalten und beispielsweise Newsletter automatisch versenden können.
Die Anforderungen an Ihr CRM-System sollten vorher in einem Kickoff-Workshop mit Mitarbeitern und dem Vorstand festgelegt werden. Fragen wie: Wann benötigen Mitarbeiter Zugriff auf Kundendaten – im Homeoffice, nur im Office oder auch mobil? Wie sollten Ihre Daten laut der DSGVO gespeichert werden? Wie benutzerfreundlich sollte die Software sein?, sollten dabei beantwortet werden.
Vor dem Kauf eines CRM-Systems sollten außerdem verschiedene CRM-Anbieter und deren Demo-Versionen ausprobiert werden.
Welche Standardfunktionen sollte jedes CRM-System mitbringen?
Es gibt einige Funktionen, die von Vertrieb zu Vertrieb oder von Abteilung zu Abteilung individuell sind und die nicht jede CRM-Software beinhalten muss. Sie stellen eher optionale Tools dar, die von manchen Unternehmen dazu erworben werden können. Es gibt allerdings Funktionen, die jedes CRM-System enthalten sollte:
- Adressen und Stammdaten der Kunden sowie übersichtliche Kontakthistorien
- Datenimportfunktionen
- Schnelle Datenerfassungen und einfache Implementierungen
- Filtermechanismen nach eigenen Kriterien
- Ablage von E-Mails und Notizen
- Aufgaben und Wiedervorlagen
- Gemeinsamer Kalender sowie Kommentarfunktionen
- Möglichkeiten zur Angebots- und Umsatzplanung
- Gutes Preis-Leistungs-Verhältnis
- Skalierbare Software, die automatisch aktualisiert werden kann
Die 5 besten CRM-Systeme
Wir haben Ihnen hier eine Liste mit den best-bewerteten CRM-Systemen zusammengestellt.
Salesforce
Salesforce ist ein cloudbasiertes CRM-System mit KI-Integration für Unternehmen aller Größe, insbesondere aber für KMU. Mit Salesforce lassen sich personalisierte Marketingkampagnen erstellen, Kundendaten von überall abrufen und so Marketing und Vertrieb vereinen. Salesforce kann 30 Tage kostenlos getestet werden und hat ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis. Außerdem lässt es sich individuell an Kunden sowie Mitarbeiter anpassen.
monday sales CRM
monday sales CRM unterstützt Sie bei allen Aktivitäten des Kundenmanagements. Die Software ist flexibel aufgebaut und entsprechend Ihrer Bedürfnisse anpassbar. Durch das System können Vertriebsaktivitäten zentralisiert und in einer Datenbank gebündelt werden. monday sales CRM kann kostenlos getestet werden und ist zudem als mobile App verfügbar.
Combit
Combit unterstützt in den Bereichen Management, Marketing, Vertrieb und Kundenbetreuung. Die Software ist sehr gut anpass- und integrierbar. Außerdem bestehen keine Einschränkungen bezüglich der Anzahl an verwalteten Kontakten oder Datenmengen. Informationen und Daten der Leads oder Kunden können in einem System mit Windows-Benutzeroberfläche angelegt, verwaltet und genutzt als auch Lösungserweiterungen, beispielsweise für ERP, Eventmanagement oder Drittsoftwares installiert werden.
Creatio
Creatio ist eine Low-Code-Plattform für Prozessmanagement und CRM, insbesondere für mittelständische und große Unternehmen. Marketing-, Vertriebs- und Dienstleistungsaktivitäten können durch die Software auf einer einheitlichen Plattform verwaltet werden.
HubSpot
HubSpot verhilft zu einer schnellen und effizienten Digitalisierung von Vertriebsprozessen und unterstützt bei der Automatisierung von Workflows. Durch das CRM-System lassen sich eigene Lead-Pipelines erstellen und verwalten und in das Software-eigene Lead-Scoring-System integrieren. Es gibt eine kostenlose Testversion und auch die daran anschließende Version ist schon ab 0 Euro verfügbar.
Fazit: Bei CRM-Auswahl Software testen und auf Vertriebsmodelle achten
CRM-Systeme können Vertriebe bei der Generierung von Leads, der Kontaktierung von Kunden und der Automatisierung von Unternehmensprozessen unterstützen. Bei der Auswahl eines CRM-Systems ist es wichtig, verschiedene Softwares zu testen, die Größe des Unternehmens zu beachten und vor der Installation festzulegen, wo genau das CRM-System ansetzen soll.
Kostenlose Websession
Wenn Sie IT-Unterstützung bei der Optimierung Ihrer Vertriebsprozesse benötigen, dann kontaktieren Sie uns gerne. Wir haben das entsprechende Prozessknowhow und die Erfahrung in unterschiedlichsten Branchen. In einer kostenlosen Websession können wir über Ihre Herausforderungen und Anforderungen sprechen.
FAQ
Warum sollten KMU ein CRM-System nutzen?
CRM-Systeme helfen KMU, Prozesse wie die Kundendatenpflege und den Newsletter-Versand zu automatisieren, Kundendaten zentral zu speichern und die Zusammenarbeit im Team zu verbessern. Das spart Zeit und steigert die Effizienz im Vertrieb.
Wie finde ich das passende CRM-System?
Definieren Sie Anforderungen wie Mobilzugriff, Benutzerfreundlichkeit und DSGVO-Konformität in einem Workshop mit Ihrem Team. Testen Sie dann Demo-Versionen verschiedener Anbieter, um das System zu finden, das am besten zu Ihren Prozessen passt.
Welche Funktionen sind unverzichtbar?
Ein gutes CRM-System sollte Kundendaten verwalten, Aufgaben planen, Filtermechanismen bieten, Umsätze planen und leicht skalierbar sein. Es sollte die tägliche Arbeit erleichtern und flexibel an Ihre Bedürfnisse anpassbar sein.
