CRM-Integration mit SAP S/4HANA: So werden Vertrieb, Service und Backoffice wirklich „End-to-End“
CRM und SAP S/4HANA verfolgen dasselbe Ziel, Kunden gut bedienen, laufen aber oft getrennt: Im CRM entstehen Leads, Gespräche, Angebote und Tickets, in S/4HANA werden Auftrag, Lieferung, Rechnung und Preise sauber abgewickelt. In der Praxis führt das zu Doppelpflege, Rückfragen und widersprüchlichen Stammdaten. Eine gute Integration beseitigt diese Reibungsverluste und schafft eine durchgängige End-to-End-Prozesskette.
Was Integration in der Praxis wirklich bringen muss
Eine CRM–S/4HANA-Integration ist nicht „nice to have“, wenn sie nur Daten hin- und herschiebt. Sie ist dann wertvoll, wenn sie dafür sorgt, dass Menschen ihre Arbeit ohne Umwege erledigen können.
Damit Ihr Vertrieb im CRM schneller arbeitet, während S/4HANA im Hintergrund zuverlässig Preise, Verfügbarkeiten, Aufträge und Daten liefert.
Das bedeutet zum Beispiel: Vertrieb sieht im CRM nicht nur „Deal gewonnen“, sondern kann auch sagen, ob und wann geliefert wird. Service muss nicht raten, welches Gerät beim Kunden steht, sondern hat Installations- und Seriennummern sauber im Zugriff. Und das Backoffice bekommt weniger Sonderfälle, weil die Daten vorne korrekt sind.
Die typischen Integrationsfälle – und warum sie oft unterschätzt werden
Stammdaten sind meist der erste Stolperstein. In S/4HANA ist der Business Partner zentral, viele CRMs modellieren Kunden und Kontakte aber anders. Wenn hier nicht klar ist, wer welche Information „besitzt“, entstehen Dubletten und schleichende Datenfehler. Darum lohnt sich früh die Entscheidung: Wo liegt die führende Quelle für Kunde, Ansprechpartner, Adressen, Zahlungsbedingungen oder Produktdaten?
Bei Angebot und Auftrag trennt sich häufig die Theorie von der Realität. Natürlich kann man ein Angebot im CRM schreiben und anschließend im ERP abwickeln – das ist oft sinnvoll. Kritisch wird es aber, sobald Themen wie Verfügbarkeit, Steuerlogik, Werke, Konditionen oder Kreditlimit ins Spiel kommen. Dann muss das System, das diese Regeln zuverlässig beherrscht (meist S/4HANA), entweder direkt eingebunden werden oder die führende Rolle im jeweiligen Schritt übernehmen. Integration heißt hier nicht „Daten kopieren“, sondern „Regeln dort ausführen, wo sie hingehören“.
Der dritte Klassiker sind Status-Rückmeldungen. Wenn im CRM am Ende nur steht „Auftrag angelegt“, ist das für den Vertrieb kaum besser als gar nichts. Wertvoll wird es erst, wenn Lieferstatus, Teillieferungen, Faktura-Status oder Rückstände so zurückgespielt werden, dass man im Kundengespräch sofort klar reagieren kann – ohne „Ich frage mal intern nach“.
In diesem Webinar geben wir einen Überblick darüber, wie Unternehmen CRM-Systeme sinnvoll in ihre bestehende SAP-Landschaft integrieren können. Wir beleuchten die Herausforderungen, die mit dem Auslaufen des Supports für SAP CRM 2027 verbunden sind, und stellen zukunftsfähige Alternativen vor. Außerdem gehen wir auf die Integration in bestehende IT-Strukturen sowie auf wichtige Aspekte der Datensicherheit und Systemstabilität ein.
Architektur: Entscheidend ist nicht die Technik – sondern die Entkopplung
Man kann CRM und S/4HANA direkt miteinander sprechen lassen. Das geht schnell, ist aber selten langfristig angenehm: Jede kleine Änderung am Datenmodell oder Prozess kann mehrere Schnittstellen betreffen und irgendwann kennt niemand mehr alle Abhängigkeiten.
In der Praxis zahlt sich ein Integrationslayer aus – also eine Schicht, die APIs bündelt, Felder sauber mappt, Versionen handhabbar macht und Fehler nachvollziehbar protokolliert. Das ist nicht nur „schöner“, sondern reduziert das Risiko, dass die Integration beim nächsten Release zum Flaschenhals wird.
Wenn du Prozesse mit vielen Statusänderungen hast (Lieferungen, Service, Logistik), ist zusätzlich ein event-getriebener Ansatz spannend: S/4HANA stößt Ereignisse an, das CRM reagiert. Dadurch müssen nicht ständig synchrone Abfragen laufen, und die Systeme hängen weniger eng aneinander.
Echtzeit vs. „läuft später“: Eine Entscheidung, die Geld spart
Nicht alles muss sofort passieren – aber manche Dinge schon. Eine grobe Orientierung, die sich in Projekten bewährt:
- Echtzeit lohnt sich, wenn der Nutzer im Moment eine Entscheidung treffen muss (Preis, Verfügbarkeit, Auftrag anlegen).
- Asynchron ist oft besser, wenn es um Rückmeldungen und Status geht (Liefer- und Rechnungsstatus, Service-Rückläufe, Dokumente).
Damit vermeiden Sie unnötige Wartezeiten im Frontend und bekommen trotzdem aktuelle Informationen ins CRM.
Die stillen Problemzonen: Preise, Varianten, Dokumente
Preisfindung ist selten ein simples Feld. Rabatte, Rahmenverträge, kundenspezifische Konditionen, Staffelungen – wenn das CRM hier „ungefähr“ rechnet, endet es schnell in Diskussionen. Entweder man repliziert Regeln sauber (aufwendig), oder man sorgt dafür, dass das CRM Preise dort abruft, wo sie verbindlich sind.
Ähnlich ist es bei Varianten und Konfiguration (CPQ). Wenn Produkte konfigurierbar sind, muss klar sein, wo konfiguriert wird und wie das Ergebnis als „bestellbar“ in S/4 ankommt – ohne Interpretationsspielraum.
Und dann sind da noch Dokumente und Anhänge: Angebote, Spezifikationen, Vertragsanlagen. Wenn niemand festlegt, wo diese Dinge dauerhaft liegen und wie referenziert wird, entsteht ein Flickenteppich aus Links, Duplikaten und „final_final.pdf“.
Security und Betrieb: Das wird oft „nach hinten“ geschoben
Gerade weil CRM und ERP zentrale Kundendaten bewegen, sollte Security kein Nachgedanke sein. Saubere Authentifizierung, Rechte nach dem Minimalprinzip und nachvollziehbares Logging sind Pflicht. Nicht, weil es schick ist, sondern weil sonst jede spätere Prüfung unangenehm wird.
Genauso wichtig ist der Betrieb: Was passiert, wenn eine Nachricht nicht ankommt? Wer sieht es? Wer entscheidet, ob man erneut sendet oder manuell korrigiert? Eine Integration, die keine klare Fehlerstrategie hat, produziert irgendwann „Schattenprozesse“.
Fazit
CRM und SAP S/4HANA nebeneinander zu betreiben ist normal. Sie so zu verbinden, dass Menschen spürbar weniger Aufwand haben, ist der eigentliche Gewinn. Wenn Datenhoheit, Preis-/Produktlogik und Rückmeldungen sauber gelöst sind, entsteht ein durchgängiger Prozess, der nicht nur IT-seitig „integriert“ ist, sondern im Alltag tatsächlich funktioniert.
Kostenlose Websession
Wenn Sie IT-Unterstützung bei der Optimierung Ihrer Vertriebsprozesse benötigen, dann kontaktieren Sie uns gerne. Wir haben das entsprechende Prozessknowhow und die Erfahrung in unterschiedlichsten Branchen. In einer kostenlosen Websession können wir über Ihre Herausforderungen und Anforderungen sprechen.
FAQ
Wann bringt eine CRM–S/4HANA-Integration echten Mehrwert?
Eine Integration lohnt sich, wenn sie Arbeitswege verkürzt und Entscheidungen unterstützt. Vertrieb, Service und Backoffice greifen dann auf konsistente Daten zu und müssen Informationen nicht mehr manuell nachziehen. Reiner Datentransfer ohne Prozessbezug schafft keinen Nutzen.
Welche Integrationsbereiche sind in der Praxis besonders kritisch?
Stammdaten, Angebote und Statusrückmeldungen verursachen die meisten Probleme. Unklare Führungslogiken führen zu Dubletten und falschen Informationen. Regeln wie Preisfindung oder Verfügbarkeit müssen dort ausgeführt werden, wo sie fachlich korrekt abgebildet sind.
Wie sollte eine stabile Integrationsarchitektur aufgebaut sein?
Eine direkte Punkt-zu-Punkt-Kopplung ist selten nachhaltig. Ein Integrationslayer entkoppelt Systeme, bündelt APIs und macht Änderungen beherrschbar. Für statuslastige Prozesse bewährt sich ein event-getriebener Ansatz mit klarer Fehler- und Betriebsstrategie.
