Wie Sie Besuchsberichte mit KI und Salesforce automatisch und zeitsparend erzeugen lassen können
Ob im Außendienst, im Vertrieb oder im technischen Service – Besuchsberichte sind ein wichtiger Bestandteil im Unternehmensalltag. Nichtsdestotrotz können sie sehr zeitaufwendig sein – vor allem, wenn sie manuell erstellt werden. In diesem Beitrag erfahren Sie anhand eines Kundenbeispiels, wie Sie mithilfe von KI Besuchsberichte automatisiert und in Echtzeit erzeugen lassen können.
Besuchsberichte als Dokumentation im Vertrieb
Bei einem Besuchsbericht handelt es sich grundsätzlich um ein Dokument, in dem Sie Informationen aus einem Verkaufsgespräch oder Geschäftsbesuch sammeln können. Dies beinhaltet beispielsweise das Datum des Besuchs, den Namen des Kunden/der Kundin, eine Übersicht des Gesprächs sowie auch die thematisierten Produkte oder Dienstleistungen. Bei der Erfassung von Berichten haben Sie zunächst einmal mehrere verschiedene Möglichkeiten. So können Vertriebsmitarbeitende ler zum Beispiel Berichte über Aufgaben in Salesforce dokumentieren und dort für alle anderen transparent machen. Es besteht jedoch auch die Option, eigene Objekte mit einer strukturierten Erfassungsmöglichkeit zu nutzen.
Zusammengefasst lässt sich aber erst einmal Folgendes festhalten: Die Kernaufgabe von Besuchsberichten ist es, die Arbeit des Außendienstes zu dokumentieren. Dies bringt allerdings viele Herausforderungen mit sich. Demnach werden Berichte oftmals gar nicht erfasst oder zumindest nicht so, dass es mehrwertstiftend für andere wäre. Darüber hinaus kommt es vor, dass mehrere Vertriebsmitarbeitende mangels interner Abstimmung dieselbe Kundin/denselben Kunden gleichzeitig ansprechen.
Best Practice
Nachdem Sie nun einen kleinen Überblick über Besuchsberichte im Allgemeinen und ihren potenziellen Herausforderungen erhalten haben, möchte ich Ihnen im nächsten Schritt erklären, wie eine Automatisierung von Besuchsberichten in der Praxis aussehen kann. Dafür habe ich ein Kundenbeispiel für Sie:
Kundenbeispiel: Effiziente Besuchsberichterstattung mit Salesforce und KI
Das Beispiel bezieht sich auf ein mittelständisches Unternehmen aus der Privatwirtschaft. Es handelt sich bei dem Kunden um einen Hersteller für Industriefilter (Manufacturing Kunde). Das Unternehmen weist ca. 600 Mitarbeitende und einen Umsatz von ungefähr 150 Millionen Euro auf. Eine wesentliche Herausforderung des Unternehmens stellte die Besuchsberichterstattung des Außendienstes dar. Diese war nur unzureichend, sodass es für andere sehr aufwendig war, die relevanten Informationen herauszufiltern. Eine mögliche Lösung, die wir hierfür gefunden haben, ist das KI Chat Fenster Salesforce System Agentforce. Dieses ist in Salesforce direkt verfügbar, sodass keine zusätzliche Navigation notwendig ist.
Wie können Sie Salesforce System Agentforce nutzen?
Zunächst einmal gilt es ein Kommando zu geben (Bsp. Bitte füge diesen Besuchsbericht hinzu). In dem Beispielbericht finden Sie diverse Informationen, wie z. B. die Teilnehmerinformationen, Abschnitt mit To-Dos/Aktionen und anderen Themen, die angesprochen werden. Das System erkennt schließlich die Teilnehmerinnen und Teilnehmer, die in Salesforce als Kontakt existieren und verknüpft den Besuchsbericht mit diesem Kontakt. Als nächstes wird alles nach einem bestimmten Schema aufbereitet, das man vorher aufgibt. Hierbei werden die Informationen automatisch strukturiert, sodass diese für Kolleginnen und Kollegen leichter zugänglich sind.
Das Projekt, welches wir bei unserem Kunden durchgeführt haben, umfasste insgesamt eine KI-Potenzialanalyse zur Identifizierung der Use-Cases, d. h. es wurde zuerst geschaut, bei welchem der Use-Cases in den Bereichen Vertrieb und Service es sinnvoll wäre, KI anzuwenden. Zudem wurde hier mit einem Shadowing mit dem Kundenadministrator gearbeitet, d. h. die gesamte Umsetzung erfolgte in Kooperation mit dem Kundenadministrator, der die zentralen Einstellungen eigenständig vorgenommen hat. Das hat den Vorteil, dass er einen Ausbildungsfaktor hat und danach selbst dazu in der Lage ist, Anpassungen vorzunehmen. Am Ende des Projekts konnte dem Kunden ein Use-Case-Katalog mit vier gewinnbringenden Use-Cases in Priorität A bereitgestellt werden. Gleichzeitig profitiert der Außendienst nun von verbesserten und leichter verfügbaren Besuchsberichten.
Maßnahmen, die sich in der Praxis bewährt haben
Schlussendlich ergeben sich drei Maßnahmen, die sich in der Praxis bewährt haben:
- Nutzen verbessern, d. h. stellen Sie einfache Zusammenfassungen bereit, sodass Mitarbeitende den Mehrwert der Daten erhalten
- Eingabe vereinfachen, d. h. mobile Nutzung und Eingabe per Sprache, Foto oder Copy & Paste aus dem Notizprogramm ermöglichen
- Führung anpassen, d. h. Führungskräfte anhalten KPIs zu Nutzen und Berichte zu kontrollieren
Ausblick
Der Einsatz von Künstlicher Intelligenz bei der Erstellung von Besuchsberichten bietet Ihnen viele Vorteile: Automatisierte Texterstellung, Spracherkennung und intelligente Vorlagen helfen Ihnen dabei, Zeit zu sparen und die Qualität Ihrer Berichte zu optimieren. Die damit einhergehende Entlastung Ihrer Mitarbeitenden, sorgt außerdem dafür, dass sich diese zum Beispiel mehr auf die inhaltliche Kundenbetreuung fokussieren können. Mein Tipp an Sie: Gehen Sie diesen Schritt nicht allein. Nutzen Sie die Chancen der KI gezielt, um sich einen nachhaltigen Wettbewerbsvorteil zu sichern.
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