Robert Richter
22. Dezember 2022

Digital mit Brechstange | Best-of IT für Vertrieb und Service – Dezember 2022

Kann man Digitalisierung mit Gewalt erzwingen? Oberflächlich vielleicht, aber wer es versäumt, eine passende Strategie aufzusetzen, der muss mit kuriosen Rückschlägen rechnen. So auch im Fall der BAföG-Anträge, die seit September 2021 in allen Bundesländern online gestellt werden können.

Druck-Personal gesucht

Aktuell kämpfen Studierende darum, ihr BAföG genehmigt zu bekommen. Sie müssen teilweise monatelang auf die erste Zahlung warten. Wenn man hinter die Kulissen guckt, so kämpfen die Studierenden und auch die Behörden mit einem Bürokratiemonster. Indiz dafür ist die sagenhafte Quote von 99 % unvollständig eingereichter Anträge.

Doch wirklich kurios ist, dass die Anträge zwar online gestellt werden können, in der Behörde dann aber wegen fehlender Digitalisierung zur weiteren Bearbeitung ausgedruckt werden müssen. Und das in solchen Mengen, dass dafür extra Personal eingestellt werden musste.

Ein Projektplan ist keine Strategie

Wie kommt es in der Praxis zu solchen nicht durchgezogenen Digitalisierungsbemühungen? In meiner Erfahrung liegt das oft daran, dass nicht ausreichend über das strategische Ziel – das „Was wollen wir erreichen?“ und „Warum?“ – kommuniziert wird. Dann wird ein Plan erstellt, hoch-motiviert losgelegt, und auch ein Ergebnis erzielt. Nur das Ergebnis entspricht überhaupt nicht dem, was man sich eigentlich auf oberster Führungsebene vorgestellt hat.

Der intuitive Reflex im Management: Da klappt etwas nicht, wir brauchen mehr Informationen, wir müssen da ins Detail gehen. Das führt dann dazu, dass alle Ebenen mitbestimmen wollen über das „Wie?“ der Umsetzung. Denn scheinbar ist das das Problem. Wie genau soll digitalisiert werden? Welche Aufgabe zuerst? In welcher Priorisierung? Mit dem Effekt, dass plötzlich alles und jedes abgesprochen und genehmigt werden muss. Und am Ende Entscheidungen von oben getroffen werden, die von den Prozess-Experten aus dem täglichen Business gleich als Schnapsidee enttarnt und verhindert worden wären. So kommt es dann zu digitalen Antragsseiten, die mit einem Laser-Drucker verbunden sind.

Delegation nach oben verhindern

Die Konsequenz aus einem erneuten Fehlschlag ist dann sehr wahrscheinlich wiederum der Wunsch nach noch mehr Informationen und Detail. Und so wird die Umsetzung erst immer langsamer und kommt dann ganz zum Stillstand. Dabei wären in meiner Beobachtung die internen Projektteams sehr oft in der Lage gewesen, ganz ohne Mikromanagement von oben ein gutes Ergebnis zu erzielen. Wenn man nur mehr über das „Was wollen wir erreichen“ und „Warum?“ gesprochen hätte. Das hätte erlaubt, im Falle von Hürden und Widerstand im Sinne der eigentlichen Zielsetzung durch die Mitarbeitenden eine passende Lösung und dafür notwendige Entscheidungen zu treffen. Ganz ohne lange Genehmigungsverfahren.

Es bleibt: Wer die Strategie nicht ausreichend erklärt, muss die Arbeit hinterher selbst machen.

Viele Grüße
Robert Richter

PS: Das Ende des Jahres ist auch immer Gelegenheit, um innezuhalten. Deshalb bedanke ich mich herzlich bei Ihnen für Ihr Interesse und das viele Feedback, das wir von Ihnen bekommen. Im Namen des ganzen Teams wünsche ich Ihnen und Ihren Lieben frohe Festtage und einen guten Start ins neue Jahr!

Unsere Webinare

Eine Übersicht der gesamten Webinare finden Sie unter folgendem Link: mindforce Webinare

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Robert Richter

Robert Richter

Mein Name ist Robert Richter, ich berate Kunden beim Thema Vertrieb- und Service mit dem Schwerpunkt Salesforce.

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