SAP-Salesforce-Integration – ein Praxisbeispiel
Mit Blick auf CRM-Lösungen für SAP-Anwenderunternehmen sind besonders SAP C/HANA und Salesforce zwei bewährte Produkte auf dem internationalen Markt. Neben den funktionalen Anforderungen ist besonders die Integration von Prozessen und SAP ein wichtiges Entscheidungskriterium. Im folgenden Beitrag zeigen wir Ihnen anhand eines Praxisbeispiels, wie die Integration von SAP und Salesforce gelingen kann.
Größerer Fokus auf die digitale Transformation
Salesforce genießt als System für das Customer Relationship Management (CRM) international einen hohen Stellenwert. Sowohl mittelständische Betriebe als auch Großunternehmen profitieren von den umfangreichen Funktionen des Systems. Seit der Akquisition der Integrationsplattform MuleSoft, hat Salesforce den Fokus stärker auf das Thema „Integration“ gesetzt. Dabei sollen besonders Betriebe, die ein ERP-System wie SAP verwenden, von den neuen Integrationsmöglichkeiten profitieren. Denn beide Systeme – sowohl Salesforce als auch ERP-Systeme – verfügen über Informationen, die regelmäßig gepflegt werden müssen. Dabei leistet Salesforce mit Hilfe von MuleSoft eine große Unterstützung. Technisch gesprochen erfolgt die SAP-Salesforce-Integration über den Austausch von Stamm- und Transaktionsdaten zwischen dem Salesforce-CRM und dem ERP-Modul von SAP.
Durch diese Art der Integration ist es Ihnen möglich, sämtliche Informationen aus unterschiedlichen Geräten und Applikationen in Ihrem Unternehmen miteinander zu verknüpfen. Der Vorteil: Sie vermeiden doppelte manuelle Eingaben und Verwaltungen.
Konnektivität erzeugen
Um die gewünschte Konnektivität zwischen Ihrem Salesforce- und SAP-System zu erhalten, müssen Sie zunächst eine Prozess- und Datenintegration der Cloud-Anwendung mit der bereits bestehenden SAP-Systemlandschaft durchführen. Dies erfolgt unter anderem in Form einer bidirektionalen Synchronisation (= die aktualisierten Dateien werden in beide Richtungen kopiert, um beide Speicherorte identisch zu halten) von Adressaten, Ansprechpartnern, Kontodaten, Transaktionsdaten von Auftragseingängen, Angeboten, Produkt- und Preislisten, Aufträgen, Rechnungen und Lieferantendaten.
Wie funktioniert die SAP-Salesforce-Integration aus technischer Sicht?
Mit Blick auf die technische Vorgehensweise der Integration gibt es einige Tools, die bei der Umsetzung Unterstützung leisten. Aus diesem Grund dürfte die SAP-Salesforce-Integration für Sie keine große Herausforderung darstellen. Um an dieser Stelle einige Beispiele zu nennen: Talend und Lobster sind kleine Anbieter für die Unterstützung bei der Integration. Der Vorteil: Beide Lösungen sind relational betrachtet günstig. Der Nachteil: Beide Lösungen verfügen über wenig Online-Ressourcen (was den vorteilhaften Preis erklärt).
Unabhängig davon, welches Tool Sie bei der Integration benutzen: Sie müssen vor allem darauf achten, dass die Korrelation zwischen Ihrer ERP- und CRM-Lösung stimmt. Denn nur so stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Daten richtig übertragen und transformieren. Besonders aufgrund der teilweise unterschiedlichen Datenstruktur der Objekte in Salesforce kann die richtige Abstimmung der Daten eine Herausforderung darstellen. Als Beispiel: Wenn in SAP unter einem Kunden eine Unterstruktur gebildet wird, könnte Salesforce dafür ein eigenes Business-Objekt einfordern. Darüber hinaus wird die Integration auch durch die Salesforce-ID im Schlüsselfeld des Objekts erschwert: Während Salesforce im Standard eine 15/18-stellige ID für die Identifizierung eines Kunden erstellt, erfolgt das in ERP-Systemen manuell.
Welche Arten der Integration gibt es?
Es gibt drei Arten, auf die die Integration von Daten erfolgen kann: Über die Daten-, Oberflächen- oder Prozessintegration. Salesforce unterstützt jede dieser drei Möglichkeiten.
- Datenintegration: Wichtige Stammdaten wie Transaktionsdaten oder Kundenadressen werden zwischen Systemen ausgetauscht und bedarfsweise synchronisiert.
- Oberflächenintegration: Eine Oberfläche wird von System A in System B integriert. Der Nutzer bekommt dabei den Eindruck vermittelt, nur auf einem System zu arbeiten.
- Prozessintegration: Unterschiedliche Prozesse in verschiedenen Systemen werden mit weiteren Prozessschritten und Antworten ausgelöst. Als praktisches Beispiel können wir uns hier die Angebotsverbuchung anschauen: Sobald Sie in Salesforce ein Angebot annehmen, können Sie dieses an SAP übermitteln und dort verbuchen. Außerdem können Sie Aufträge automatisch erstellen und dann wieder an Salesforce zurückmelden.
Praxisbeispiel: So gelingt die SAP-Salesforce-Integration
Anhand des folgenden Praxisbeispiels zeigen wir Ihnen, wie die Salesforce-SAP-Integration gelingen kann. Das Unternehmen, um das es in dem folgenden Praxisbeispiel geht, stammt aus der Branche der Warenherstellung und zählt dabei zu den Spitzenreitern. Großen Wert legt das Unternehmen dabei auf die Optimierung der unternehmerischen Vertriebsstrukturen mit Hilfe der Salesforce Sales Cloud kombiniert mit der SAP-Integration. Die Herausforderung bei diesem Unternehmen bestand in der enorm großen Microsoft Excel-Tabelle, über die es das Vertriebscontrolling bis zu dem Zeitpunkt organisiert hat.
Der Nachteil dabei bestand in einem Mangel an aktuellen Informationen über die Verkäufe. Mitarbeiter hatten nur dann einen aktuellen Überblick über alle Informationen, sofern ihnen der neuste Stand der Excel-Tabelle zugesendet wurde. Das Unternehmen verfügte somit über eine fehlerhafte Kommunikation und ein mangelndes Reporting der eigenen Vertriebserfolge. Darüber hinaus hatte das Unternehmen auch ausbleibende Verkäufe häufig nicht bemerkt. Das führte wiederum zu ausbleibenden Gewinnen, da Unternehmen besonders in dieser Branche durch regelmäßige Käufe von Kunden profitieren.
Automatisierte statt manuelle Prozesse
Besonders wichtig war den Mitarbeitern aus diesem Unternehmen, dass die Möglichkeiten der bisher verwendeten Excel-Lösung weiterhin beibehalten werden. Vor diesem Hintergrund war es von großer Bedeutung, die Feinheiten des SAP-Systems zu berücksichtigen und die Schnittstellen genau abzustimmen. Mit der Middleware Lobster ist es uns jedoch gelungen, beide Welten mit Hilfe einer SAP-Salesforce-Integration zu vereinen.
Das sind unsere Erfahrungen und Empfehlungen
Aus dem Praxisbeispiel können wir die Erkenntnis festhalten, dass ein ständiger Austausch zwischen dem IT-Team des Unternehmens und dem für die Umsetzung der Integration beauftragten Dienstleisters sehr wichtig ist. Besonders hilfreich sind an dieser Stelle Berater, die sich mit beiden Systemen auskennen und so als perfekte Vermittler fungieren. Abgesehen davon ist auch die Durchführung einer umfangreichen Testphase unter Einsatzbedingungen ein wichtiger Teil der Integration, den Sie daher nicht vernachlässigen sollten.
Keep on going: Kontinuierlich weiterentwickeln
Heute ist es dem Unternehmen dank der SAP-Salesforce-Integration möglich, alle relevanten Daten sowie alle Angebots- und Auftragsdaten nachzuvollziehen. Einer der vielen Vorteile besteht in der Mobilität – auf Messen und Events nutzen Mitarbeiter dieses Unternehmens nun mehrheitlich den Einsatz von Salesforce über Tablets. Darüber hinaus entwickelt das Unternehmen das System fortlaufend weiter und hat bereits angekündigt, Salesforce auch europaweit einzusetzen.
Gut zu wissen: Unsere Fachmail-Serie
In unserer Mail-Serie geben unsere Experten Tipps, wie Sie einen manuellen, langsamen und fehleranfälligen Austausch von Daten vermeiden. So müssen die Fachabteilungen nicht mehr auf veralteten Daten reporten. Einmal in der Woche wird sie Ihnen zugesendet und Sie können sich jederzeit auch wieder austragen.
Fazit: Was sollten Sie sich über die SAP-Salesforce-Integration merken?
Salesforce genießt mit seinen umfangreichen Tools einen hohen Stellenwert auf dem internationalen Markt. Dennoch gibt es Mitstreiter, die in einigen Bereichen besser aufgestellt sind. Aus diesem Grund ist Salesforce offen für Integrationen, um in Kombination einen effizienten Mehrwert zu ermöglichen. Der Trick besteht dann darin, die Integration richtig umzusetzen. Denn nur so lässt sich das volle Potenzial aus den kombinierten Systemen schöpfen.
Wenn Sie weitere Fragen haben oder Unterstützung bei der Salesforce-Integration benötigen, helfen wir Ihnen gerne weiter.
Automatischer Datenaustausch zwischen SAP und Salesforce
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