Agiles Projektmanagement
Inhalt
- Das Wichtigste in Kürze
- Definition: Agiles Projektmanagement
- Wie funktioniert agiles Projektmanagement?
- Phasen
- Vorteile
- Nachteile
- Wann ist agiles Projektmanagement sinnvoll?
- Agiles Projektmanagement vs. Wasserfallmodell
- Einführung agiler Methoden
- Hilfreiche Tools für die Umsetzung des agilen Projektmanagements
- Fazit
- FAQ
Das Wichtigste in Kürze
Definition: Agiles Projektmanagement
Bei einem agilen Projektmanagement erfolgt eine Aufteilung größerer Projekte in kleinere Aufgaben, die interdisziplinäre Teams iterativ angehen sollen. Dieser Ansatz stellt eine Reaktion auf eine sich verändernde Arbeitswelt mit höherer Komplexität und Dynamik dar. Agiles Projektmanagement soll es den verantwortlichen Teams ermöglichen, flexibler auf sich wandelnde Herausforderungen reagieren zu können.
Die agile Arbeitsweise unterscheidet sich grundlegend von der traditionellen Herangehensweise an Projekte, bei der eine schrittweise Abarbeitung stattfindet, die einem festgelegten Plan folgt. Ein solcher Plan fehlt beim agilen Projektmanagement. Jedes Team arbeitet seine Teilaufgabe eigenständig ab und trägt auf diese Weise zum Gesamtprojekterfolg bei. Daraus soll eine höhere Flexibilität resultieren.
Agiles Projektmanagement hat seinen Ursprung in der Softwareentwicklung der 1990er Jahre. Im Jahr 2001 veröffentlichten eine Gruppe von Entwicklern das Agile Manifest, welches zwölf Prinzipien für die agile Softwareentwicklung definiert. Dieses Manifest bildet bis heute die Basis für agiles Projektmanagement.
Die 12 Grundprinzipien
Die folgenden 12 Prinzipien bilden das Fundament des agilen Projektmanagements und dienen als Leitlinien für flexible, kundenorientierte und effiziente Projekte:
- Kundenzufriedenheit hat höchste Priorität durch frühzeitige und kontinuierliche Auslieferung von Ergebnissen.
- Änderungen sind jederzeit möglich, um dem Kunden Wettbewerbsvorteile zu verschaffen.
- Ergebnisse werden regelmäßig in kurzen Zeitabständen bereitgestellt.
- Tägliche Zusammenarbeit zwischen Fachexperten und Entwicklern im Projekt.
- Mitarbeitende werden durch ein unterstützendes Umfeld motiviert.
- Face-to-Face-Kommunikation ist die effektivste Informationsübermittlung.
- Funktionierende Ergebnisse sind das wichtigste Maß für Fortschritt.
- Nachhaltige Entwicklung mit gleichmäßigem Arbeitstempo.
- Fokus auf technische Exzellenz und gutes Design.
- Einfachheit ist essenziell, um unnötige Arbeit zu vermeiden.
- Selbstorganisierte Teams entwickeln die besten Lösungen.
- Regelmäßige Reflexionen zur Verbesserung der Effektivität.
Methoden
In der Praxis sind zahlreiche Methoden gebräuchlich, um eine agile Arbeitsweise erfolgreich umsetzen zu können.
- Scrum gehört dabei zu den wichtigsten. Bei dieser Methode dreht sich alles darum, das Team auf ein gemeinsames Ziel einzuschwören. Wesentliches Merkmal ist die Unterteilung der Aufgaben in sogenannte Sprints, die sich schnell abarbeiten lassen.
- Mit Kanban steht eine weitere wichtige Methode zur Verfügung, die sich auf eine Visualisierung des Arbeitsflusses konzentriert. Typisch ist hier der Einsatz von Boards, auf denen die Projektverantwortlichen veranschaulichen können, welche Aufgaben das Team anzugehen hat. Zudem ist ersichtlich, wie weit das Projekt bereits vorangeschritten ist bzw. wie viele Teilaufgaben noch vor einem liegen.
Wie funktioniert agiles Projektmanagement?
Die agile Methode zeichnet sich durch eine nicht-lineare Arbeitsweise aus und unterscheidet sich damit vom klassischen linearen Ansatz im Projektmanagement. Statt die Abläufe festzulegen, definieren die Verantwortlichen nur das Ergebnis und überlassen es den Teams, wie sie dieses erreichen möchten.
Die Methode leitet sich vom AGIL-Schema ab, das bereits in den 1950-Jahren entwickelt wurde. Dieses rückt die folgenden vier Funktionen in den Vordergrund, die jedes System für das Projektmanagement erfüllen sollte:
- Adaption (Anpassung): Es sollte eine Anpassung an sich verändernde Umweltbedingungen möglich sein, die das Projekt beeinflussen.
- Goal Attainment (Zielerreichung): Alle am Projekt beteiligten Parteien sollten ein gemeinsames Ziel verfolgen.
- Integration (Eingliederung): Im Rahmen der Projektumsetzung sollten die Beteiligten eine Gemeinschaft bilden.
- Latent Pattern Maintenance (Aufrechterhaltung von Mustern): Es sollte möglich sein, während der Projektumsetzung bestimmte Wertvorstellung aufrechtzuerhalten. Hier gilt es, die Handlung der beteiligten Akteure an Normen und Werten auszurichten, die für die Organisation wichtig sind.
Es erfolgt eine Unterteilung des Projekts in Teilaufgaben, die jedes Team für sich genommen abarbeiten kann. Es ist daher wichtig, dass sich jeder Teilschritt unabhängig von den anderen umsetzen lässt.
Phasen
Jedes Unternehmen setzt die agile Arbeitsweise anders um und nimmt eine andere Unterteilung in Phasen vor. Die hier beschriebenen Phasen sind in der Praxis vielfach anzutreffen:
Planungsphase
In dieser Phase skizzieren Sie das Projekt, legen die Anforderungen fest und setzen Prioritäten. Sie verschaffen sich einen Überblick darüber, was für die erfolgreiche Umsetzung erforderlich ist. Es ist wichtig, dass Sie in dieser Phase Klarheit über die Bedürfnisse des Kunden gewinnen. Sie müssen bereits zu diesem Zeitpunkt eine Entscheidung treffen, wer am Projekt beteiligt sein soll.
Konzeptionsphase
In dieser Phase gewinnen Sie eine konkrete Vorstellung vom Endprodukt und legen ein Produkt-Backlog an, das alle gewünschten Funktionen enthält. Sie legen die Meilensteine für das Projekt fest und sorgen dafür, dass bereits in dieser Phase alle Teammitglieder zusammenarbeiten. In dieser Phase nehmen Sie auch eine Unterteilung der Aufgaben vor (Sprintplanung).
Erforschungsphase
In dieser Phase erfolgt die eigentliche Umsetzung des Projekts. Dazu gehören die verschiedenen Sprints, die Sie in der Konzeptionsphase festgelegt haben. Das ist die intensive Arbeitsphase, in der jedes Team sich dafür einsetzt, seinen Beitrag zum Erfolg des Projekts zu leisten und die ihm gestellten Aufgaben zu erfüllen. Die Arbeit an den Meilensteinen erfolgt iterativ.
Testphase
In dieser Phase erfolgt die Überprüfung der erreichten Ergebnisse. Wichtig ist insbesondere das Feedback des Kunden. Dieses können Sie berücksichtigen, um noch Änderungen am Produkt vorzunehmen. Korrekturen sind also noch möglich.
Abschluss und Review-Phase
Sie bringen das Projekt zu einem Abschluss und steigen in die Diskussion ein, an welcher Stelle der Prozess noch Optimierungspotenzial bietet. Sie ziehen jetzt wichtige Lehren für zukünftige Projekte.
Vorteile
Im Vordergrund steht bei einer agilen Arbeitsweise die hohe Flexibilität, die bei klassischen Methoden nicht in gleichem Maße gegeben ist. Dank der iterativen Umsetzung sind schnellere Anpassungen möglich. Sie profitieren bei jedem Projektschritt von einer höheren Transparenz und können die einzelnen Aufgaben schrittweise abarbeiten lassen. Fehler lassen sich frühzeitig erkennen und rechtzeitig beseitigen.
Der Fokus ist auf die Interessen des Kunden gerichtet, Abteilungen und Personen rücken in den Hintergrund. Dank der eigenverantwortlichen Arbeitsweise sind die beteiligten Mitarbeiter motivierter und fühlen sich stärker für das Ergebnis verantwortlich. Das führt zu einer höheren Qualität.
Nachteile
Mit der höheren Flexibilität einer agilen Arbeitsweise geht ein Verlust an Planbarkeit einher. Diese fällt beim klassischen Projektmanagement höher aus. Zudem lässt sich die Fortschrittskontrolle nicht so einfach vornehmen, weil das Projekt aus vielen Teilaufgaben besteht.
Führt ein Unternehmen diesen Ansatz erstmals bei sich ein, gilt es zudem, den Mitarbeitern ein neues Rollenverständnis zu vermitteln, weil sie nun eigenverantwortlicher arbeiten. Das kann eventuell Zeit kosten und eine gründliche Vorbereitung erfordern. Besonders gut funktioniert die Methode in Umgebungen mit hohem Digitalisierungsgrad. Das bedeutet aber auch, dass sich der Ansatz nicht für alle Projekte gleichermaßen eignet. Zudem sind eine intensive Kommunikation und ein gutes Zeitmanagement erforderlich.
Wann ist agiles Projektmanagement sinnvoll?
Eine agile Herangehensweise an das Projektmanagement bietet sich an, wenn bestimmte Voraussetzungen gegeben sind. Dazu gehört, dass Sie es mit einem Kunden zu tun haben, der mit variablen Anforderungen zu Ihnen kommt. Wenn Sie häufige und schnelle Anpassungen in Ihrem Projekt vornehmen müssen, profitieren Sie von einer agilen Arbeitsweise. Das gilt auch, wenn es zu den Anforderungen gehört, dass Sie Ihre Kunden möglichst eng in den Prozess einbeziehen möchten.
Sie sind mit einer hohen Projektunsicherheit sowie einer sich schnell ändernden Umgebung konfrontiert? In diesem Fall kann ein agil durchgeführtes Projektmanagement seine Stärken voll ausspielen.
Anwendungsbereiche
Agiles Projektmanagement hat sich über die Grenzen der Software-Entwicklung hinaus etabliert und bietet für eine Vielzahl von Branchen bedeutende Vorteile. Besonders in dynamischen Arbeitsumfeldern zeigt sich die Flexibilität dieser Methode als besonders wertvoll.
- In der Marketingbranche ermöglichen agile Ansätze eine schnelle Anpassung an Markttrends und Kundenfeedback. Teams können so kreativ arbeiten und ihre Strategien kontinuierlich optimieren, um die Bedürfnisse der Zielgruppe effektiv zu erfüllen.
- Im Bauwesen hingegen profitieren Projekte von agilen Methoden, wenn unvorhergesehene Herausforderungen auftreten. Hier ist es wichtig, flexibel auf Veränderungen zu reagieren und zeitnah Lösungen zu entwickeln, um den Fortschritt nicht zu gefährden.
- Auch in Kundenservice-Teams und Bereichen mit direktem Kundenkontakt ist agiles Projektmanagement von großem Nutzen. Die enge Einbindung von Kunden in den Entwicklungsprozess ermöglicht eine rasche Reaktion auf deren Wünsche und Bedürfnisse, was die Kundenzufriedenheit steigern kann.
- In traditionelleren Bereichen wie der Buchhaltung oder dem Controlling hingegen sind die Anforderungen oft klar definiert, weshalb klassische Projektmanagement-Methoden hier effektiver sein können.
Darüber hinaus können hybride Ansätze, die agile und traditionelle Methoden kombinieren, eine geeignete Lösung darstellen, um die Vorteile beider Welten zu nutzen und maßgeschneiderte Ergebnisse zu erzielen.
Agiles Projektmanagement vs. Wasserfallmodell
Beim Wasserfallmodell findet im Projektmanagement keine Überlagerung der verschiedenen Projektphasen statt. Anders als beim agilen Ansatz handelt es sich hierbei um ein lineares und sequenzielles Design. Das Wasserfallmodell kommt vor allem dann zum Einsatz, wenn die Anforderungen an das Projekt sich mit hoher Sicherheit nicht mehr verändern und sich klar definieren lassen.
Das Modell zeichnet sich durch lange Abstimmungsprozesse aus und lässt wenig Raum für Flexibilität, die beim agilen Ansatz an erster Stelle steht. Das Wasserfallmodell ist eine beliebte Wahl im Projektmanagement, wenn Sie der Planungssicherheit eine hohe Priorität einräumen. Anders als beim agilen Modell sind Start- und Endzeitpunkt fest markiert.
Hybrides Projektmanagement
Hybrides Projektmanagement beruht auf der Überzeugung, dass auch agile Projekte einen klaren Rahmen benötigen. Diese Methode kombiniert Elemente aus klassischem und agilem Projektmanagement.
Während die Prozesse nach agilen Prinzipien und Werten ablaufen, sind sie in eine strukturierte organisatorische Umgebung eingebettet. Die Ziele des hybriden Ansatzes ähneln denen des agilen Managements: Veränderungen sollten schnell und effizient umgesetzt werden, um den Wert des Endprodukts kontinuierlich zu steigern.
Das Hauptziel besteht darin, die Schwächen sowohl agiler als auch klassischer Methoden zu überwinden, indem die Stärken beider Ansätze genutzt werden. Da der Erfolg stets vom jeweiligen Projekt abhängt, gibt es nicht den einen richtigen Weg für hybrides Projektmanagement.
Einführung agiler Methoden
Die schrittweise Implementierung agiler Methoden ist entscheidend für den Erfolg. Hier sind einige Schritte, die Unternehmen beachten sollten:
- Vorteile kommunizieren: Erklären Sie Ihren Mitarbeiter, weshalb die Umstellung auf agile Arbeitsweisen notwendig ist und welche Vorteile diese neuen Methoden und Prozesse bieten. Ein klares Verständnis der Ziele und Nutzen fördert die Akzeptanz.
- Ängste adressieren: Veränderungen können Unsicherheiten hervorrufen. Seien Sie daher jederzeit für Ihre Teammitglieder
ansprechbar und hören Sie ihre Bedenken. Häufige Ängste beziehen sich auf den Verlust von Status durch flachere Hierarchien oder die Frage, ob man die neuen Methoden bewältigen kann. - Schulungen anbieten: Um sicherzustellen, dass Ihr Team die neuen Methoden schnell verinnerlicht und sich auf die eigentliche Projektarbeit konzentrieren kann, sind gezielte Schulungen unerlässlich. Idealerweise sollten diese Trainings auf die spezifischen Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten sein, damit das Erlernte direkt in der Praxis angewendet werden kann.
- Gleichheit der Voraussetzungen schaffen: Ein einheitliches Verständnis von agilem Arbeiten sollte idealerweise abteilungsübergreifend – und bestenfalls unternehmensweit – gefördert werden. Dazu gehört die Anwendung identischer Methoden, um ein einheitliches Vorgehen zu gewährleisten und Wildwuchs zu vermeiden. Auch der Einsatz derselben Projektmanagement-Tools wie Asana, Trello oder Jira ist entscheidend.
- Führung vorleben: Die Unternehmensführung sollte Agilität und flache Hierarchien aktiv vorleben, indem sie gemeinsame Vorgehensweisen abstimmt und nicht einfach nur anordnet. Eine transparente und offene Kommunikation mit allen Teammitgliedern ist ebenfalls wichtig, um Vertrauen zu schaffen und das Engagement zu fördern.
Hilfreiche Tools für die Umsetzung des agilen Projektmanagements
In den Unternehmen kommen folgende Tools häufig zum Einsatz, um eine agile Arbeitsweise zu unterstützen:
- Basecamp: Vereint Funktionen für Teamchats, Kalender oder To-do-Listen und versteht sich als Komplettlösung für den Projektmanager.
- Microsoft Project: Tool für die Berichterstattung, das Ressourcenmanagement und die Planung, das auch über die Cloud verfügbar ist.
- Asana: Bietet vielfältige Planungs- und Kollaborationsfunktionen und verfügt über Boards und To-do-Listen. Damit sollen sich Fristen besser einhalten lassen.
- Trello: Basiert auf Kanban. Das visuelle Werkzeug hilft mit Karten und Boards bei der Organisation der anstehenden Aufgaben.
Fazit
Ein agile durchgeführtes Projektmanagement rückt die Kundenbedürfnisse in den Mittelpunkt und zeichnet sich durch einen hohen Grad an Selbstorganisation aus. Es handelt sich um einen iterativen Ansatz, der sich durch seine Flexibilität und Dynamik auszeichnet. Hervorragend geeignet ist die Methode gerade in komplexen Umgebungen mit hoher Projektunsicherheit, weil Sie hier besser auf Änderungen reagieren können. Typisch ist auch der Einsatz in Unternehmen mit hohem Digitalisierungsgrad. Bei dieser Methode überlassen Sie es Ihren Teams, die Teilaufgaben anzugehen und diese in Eigenregie umzusetzen. Das kann in bestimmten Fällen zu besseren Ergebnissen führen, als es im Rahmen des klassischen und linearen Projektmanagements möglich wäre.
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FAQ
Was ist agiles Projektmanagement?
Bei einem agilen Projektmanagement erfolgt eine Aufteilung größerer Projekte in kleinere Aufgaben, die interdisziplinäre Teams iterativ angehen sollen. Agiles Projektmanagement soll es den verantwortlichen Teams ermöglichen, flexibler auf sich wandelnde Herausforderungen reagieren zu können und unterscheidet sich grundlegend von der traditionellen Herangehensweise an Projekte, bei der eine schrittweise Abarbeitung stattfindet, die einem festgelegten Plan folgt.
Welche Methoden des agilen Projektmanagement gibt es?
Es gibt verschiedene Methoden, die ein erfolgreiches agiles Projektmanagement ermöglichen. Die zwei bekanntesten sind SCRUM und Kanban. Bei der SCRUM-Methode dreht sich alles darum, das Team auf ein gemeinsames Ziel einzuschwören und die Unterteilung der Aufgaben erfolgt in sogenannten Sprints, die sich schnell abarbeiten lassen. Die Kanban-Methode setzt den Fokus auf die Visualisierung des Arbeitsflusses womit die Projektverantwortlichen veranschaulichen können, welche Aufgabe das Team anzugehen hat.
Welche Vorteile und Nachteile bietet agiles Projektmanagement?
Der größte Vorteil des agilen Projektmanagements ist die Flexibilität, die bei klassischem Projektmanagement nicht gegeben ist. Unternehmen können schneller Anpassungen vornehmen und Fehler lassen sich schneller erkennen und beheben. Allerdings ist die Planbarkeit durch die erhöhte Flexibilität geringer, im Vergleich zum klassischen Projektmanagement. Durch die vielen Unterteilungen der Aufgaben ist es außerdem schwerer einen genauen Überblick über den Fortschritt zu behalten.
