Was Sie bei der Wahl einer Kundenservice-Software beachten sollten
Falls Sie sich dafür entschieden haben, eine Software für Ihren Kundenservice zu nutzen, haben Sie bereits einen Schritt in die richtige Richtung gesetzt. Allein damit ist es jedoch noch nicht getan. Denn neben der Entscheidung für eine Kundenservice-Software, gibt es noch einige Aspekte, die Sie vor der Einführung beachten sollten. Um Ihnen dabei zu helfen, haben wir Ihnen häufig gestellte Fragen im Entscheidungsprozess für eine Kundenservice-Software im folgenden Beitrag bereitgestellt.
Welches Tool passt zu Ihrem Unternehmen?
Das Problem bei der Wahl des richtigen Tools für Ihr Unternehmen liegt vor allem darin, dass es eine nahezu unüberschaubare Auswahl an Angeboten gibt. Grob können Sie sich dabei an einigen Faktoren orientieren, die Ihnen die Wahl etwas leichter machen. Dazu gehört beispielsweise Ihre Unternehmensgröße. Wenn Sie ein Großunternehmen mit vielen verschiedenen Prozessen führen, lohnt sich eine umfangreichere Kundenservice-Software. Wenn Sie jedoch ein etwas kleineres Unternehmen führen, benötigen Sie keine besonders funktionsreiche Software.
Neben Ihrer Unternehmensgröße spielt auch die Zahl Ihrer Mitarbeiter eine erhebliche Rolle für die Wahl Ihrer passenden Kundenservice-Software. Es macht zum Beispiel einen Unterschied, ob Sie zu wenig Mitarbeiter für den Andrang an Kundenanfragen haben oder ob die Menge Ihrer Mitarbeiter den Kundenanfragen gerecht wird.
Last but not least: Ihr Budget. Preistechnisch unterscheiden sich die Kundenservice-Softwares gewaltig, weshalb Sie die Auswahl durch Ihr Budget erheblich einschränken können. Beliebte Kundenservice-Softwares sind beispielsweise die Salesforce Service Cloud, SAP Service Cloud, Microsoft Dynamics 365 oder Service Hub von HubSpot. Letztendlich kommt es also darauf an, Ihr gewünschtes Preis-Leistungsverhältnis zu ermitteln.
Muss es wirklich ein neues System sein oder reicht Excel?
Die Anschaffung einer Kundenservice-Software bedeutet nicht automatisch, dass alle Prozesse in Ihrem Kundenservice durch diese abgebildet werden müssen. Aus dem Grund ist es sehr sinnvoll, im Voraus zu überlegen, an welchen Stellen eine Unterstützung durch die Software überhaupt sinnvoll bzw. erforderlich ist. Falls Sie beispielsweise bisher gut mit Excel gefahren sind, können Sie entsprechende Prozesse auch weiterhin mit Excel durchführen. Verschaffen Sie sich daher einen umfassenden Eindruck darüber, an welchen Stellen es mit Ihrer bisherigen Fahrweise wirklich zu Problemen kommt.
Erfolg hängt letztlich davon ab, wie gut Mitarbeiter mit dem neuen System umgehen können
Bei der Wahl der richtigen Kundenservice-Software spielt neben Preis, Funktionsumfang und Unternehmensgröße auch die Bedienbarkeit eine große Rolle. Wenn Sie für Ihre Kundenservice-Software wiederum ein eigenes Support-Team benötigen, erfüllt die Software nicht ihren Zweck. Achten Sie deshalb darauf, dass die Bedienbarkeit nicht zu komplex ist. Außerdem wäre es sicherlich nützlich, vorab zu überlegen, über welche technischen Fähigkeiten Ihre Mitarbeiter verfügen. Wenn Ihre Mitarbeiter in eine neue Software eingeführt werden, die sie nicht bedienen können, führt das wiederum zu mehr Aufwand in Form von Schulungen.
Keiner im Entscheidungsprozess möchte eine falsche Entscheidung treffen
Ja, die Wahl einer geeigneten Kundenservice-Software ist eine verantwortungsvolle Aufgabe. Aus diesem Grund haben wir nicht selten gemerkt, dass den Kunden die Entscheidung schwerfiel. Letztlich möchte niemand die Person sein, die sich für eine falsche Kundenservice-Software entscheidet.
Aber keine Panik! Um solche Situationen zu vermeiden, haben wir Ihnen einige Anreize gegeben, die Sie bei der Wahl einer für Sie geeigneten Kundenservice-Software berücksichtigen können. Wenn Sie diese Punkte im Voraus durchdenken, sind Sie für den Entscheidungsprozess gut ausgerüstet.
Fazit: Was sollten Sie vor der Wahl einer Kundenservice-Software beachten?
In diesem Beitrag haben wir Ihnen gezeigt, was Sie bei der Wahl einer Kundenservice-Software berücksichtigen sollten. Einerseits betrifft das Merkmale Ihres Unternehmens – wie zum Beispiel die Größe, Mitarbeiterzahl oder das Budget. Andererseits spielt auch die Menge an Prozessen, die Sie mit der Software abdecken wollen, bei der Entscheidung eine relevante Rolle. Außerdem sollten Sie nicht vergessen, die Bedienbarkeit einer Software mit den Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter zu vergleichen.
Kostenlose Websession
Falls Sie noch weitere Fragen dazu haben, was Sie bei der Wahl einer Kundenservice-Software beachten sollten, kontaktieren Sie uns gerne persönlich.
FAQ
Welche Faktoren sollten bei der Auswahl einer Kundenservice-Software beachtet werden?
Bevor entschieden wird welche Kundenservice-Software eingesetzt werden soll, sollten mehrere Faktoren betrachtet werden: Unternehmensgröße, Zahl der Mitarbeiter, sowie das Budget.
Kundenservice-Software trotz Excel?
Falls Sie bisher gut mit Excel gefahren sind, können Sie entsprechende Prozesse auch weiterhin mit Excel durchführen. Verschaffen Sie sich einen umfassenden Eindruck darüber, an welchen Stellen Prozesse vielleicht optimiert werden können und wo Ihnen die Software helfen kann.
