Mit nur 3 Klicks zum übersichtlichen Salesforce Report
Mithilfe von Salesforce können Unternehmen große Datenmengen zielgerichtet verarbeiten, um wirtschaftlich erfolgreicher zu sein. Das Reporting stellt dabei eine wichtige Funktion dar, mit der Sie in kurzer Zeit relevante Details zu unternehmerischen Geschäftsprozessen analysieren können. Zur Erstellung eines Salesforce Reports sind lediglich drei Klicks notwendig. Welche das sind, können Sie in diesem Beitrag nachlesen.
Was sind Reports?
In Salesforce repräsentieren Reports Listen an Datensätzen, die festgelegte Kriterien erfüllen. Diese Datensätze können beispielsweise Kundendaten oder Account-Daten sein. Auf dieser Grundlage können Sie mit Hilfe von selbst festgelegten Kriterien wichtige Details zum Geschäftsverlauf eines Unternehmens innerhalb kurzer Zeit betrachten und analysieren.
Wie werden Reports in Salesforce gebaut?
Zum Bau eines Reports wird ein sogenannter Report-Builder verwendet. Folglich ergibt sich die Frage, wie Sie mithilfe des Report-Builders die gewünschten Informationen aus den vorliegenden Listen generieren können.
Hierzu ein Beispiel: Wie können Sie herausfinden, welcher Mitarbeiter aktuell nicht ausgelastet ist?
Um diese Frage zu beantworten, sollten Sie zunächst die Mitarbeiterebene betrachten. Auf dieser Ebene wird ermittelt, wer sich aktuell um wie viele Accounts kümmert. Weiterhin sollten Sie auch die unterschiedlichen Account-Typen (z. B. Kunden und Partner) berücksichtigen.
Schritt 1 – Group row
Auf der linken Seite im Bereich des Reports befindet sich eine Liste mit verschiedenen Feldern, die Sie zur Gruppierung nutzen können. Durch das Ziehen des Account-Typs „Kunde“ in die obige Gruppe „Group rows“, wandert dieser Account-Typ nach vorne und sammelt dahinter alle Einträge, die zu diesem Typ gehören. Den gleichen Schritt können Sie für den Account-Typ „Partner“ ausführen. Es liegt nun eine Gruppierung nach Reihen vor.
Abbildung 1: Group Rows in Salesforce Reports
Schritt 2 – Group columns
Um auf der Mitarbeitereben die Anzahl der Accounts pro Mitarbeiter zu ermitteln, wird der „Account Owner“ in die obige Gruppe „Group columns“ eingefügt, sodass eine Gruppierung nach Spalten vorliegt.
Das Ziel besteht somit in dem Bau einer Matrix. Auf der linken Seite stehen nun die Account-Typen und oben die Account-Owner.
Abbildung 2: Group Columns in Salesforce Reports
Matrix Ansicht
Durch das Klicken auf eine Zelle der Matrix, erscheint unterhalb eine kleine Detailansicht, in der Details aus dem zuvor betrachteten Gesamtbericht ersichtlich werden. Durch die Detailansicht ist beispielsweise eine leichtere Umverteilung der Account-Typen möglich.
Abbildung 3: Matrix-Ansicht von Salesforce Reports
Schritt 3 – Interaktive Grafiken
Liegen eine Vielzahl an Account-Owner vor, so wird die generierte Matrix schnell unübersichtlich. Jedoch ist es in Salesforce möglich, jeden Bericht mit Berichtdiagrammen anzureichern. Mit einem Klick auf den kleinen Knopf oben rechts können Sie beispielsweise Balken- und Kuchendiagramme erzeugen, die die Ergebnisse der Matrix visuell zusammenfassen. Auf diesem Weg können Ausreißer-Werte leichter und schneller ermittelt werden. Durch einen Klick in die Grafik werden Details sichtbar, die ständig aktualisiert werden und ein Springen in die entsprechenden Datensätze ermöglich.
Auf diesem Wege ist es mit nur drei Klicks möglich, von einer Excel-ähnlichen Tabelle zu einer interaktiven Grafik zu gelangen, die auf einem Blick die gewünschten Informationen anzeigt!
Abbildung 4: Interaktive Grafiken in Salesforce
Vorteile
Innerhalb von Salesforce müssen Sie Reports nur einmalig angelegen. Weiterhin sind die Daten in den Reports live. Das bedeutet, dass keine festen Intervalle nötig sind, um die Daten zu überprüfen. Gleichzeitig befinden sich alle Informationen in einem System und sind folglich jederzeit verfügbar, sodass direkt mit dem CM-System weitergearbeitet werden kann.
Persönlicher Tipp: Report abonnieren
Um das proaktive Aufrufen von Daten zu vermeiden, hat jeder Bericht rechts oben ein kleines Dropdown. Dort können Sie den Bericht abonnieren. Durch das Klicken auf „Abonnieren“ erscheint eine Übersicht, wo Sie Zeitpunkte (Häufigkeit, Tag, Uhrzeit) definieren können, zu denen der Report per E-Mail versendet wird. Da nicht jeder mit Salesforce arbeitet, besteht ebenfalls die Möglichkeit, den Bericht als Excel-Datei anzuhängen. Darüber hinaus können Sie beim Abonnieren des Berichtes auch Bedingungen definieren. Sind die Bedingungen erfüllt, so wird der Report direkt per E-Mail versendet. Landet der Bericht im E-Mail-Postfach, verweisen die darin enthaltenen Links wieder zu Salesforce.
In kurzer Zeit ein übersichtlicher Report
Reports in Salesforce sind einfach zugänglich und können schnell angepasst werden. Fehlt ein Feld in der Auswertung, so können Sie dieses schnell hinzufügen, ohne dass Sie von vorne beginnen müssen. Des Weiteren informieren automatische Benachrichtigungen über die Ausführung von Berichten. Gleichzeitig ist die Sichtbarkeit der Daten an den Berechtigungskonzepten orientiert, sodass Daten im gesamten Unternehmen transparent und sicher sind, ohne dass jemand zu viel sieht. Nutzen Kunden oder Mitarbeiter kein Salesforce, so lassen sich die Reports auch als Excel- oder CSV-Dokument exportieren.
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